12.行政费用管理规定

一、目的

1.为深入贯彻全面预算管理、精细化管理的要求、提升绿城电子商务有限公司经营管理水平，规范费用报销程序，本着合理、节约的原则，结合实际情况特制定本细则。

2.本规定适用于绿城电子商务有限公司及其专业公司（以下均简称公司）。

3. 本制度由公司综合管理部拟写并归口管理。

二、范围

     行政费用主要包括包括：车辆费、业务招待费、办公费、低值易耗品、差旅费、会务费、邮电通讯费、水电费、租赁费、维修费等。

三、职责

1．综合管理部为费用管理控制部门，负责制定费用管理标准及日常行政费用报销审批。

2．财务管理部为费用监管部门，负责费用预算、控制及报销的归口管理部门。 

四、费用管理原则

（一）预算控制

1. 全面预算管理原则，公司各类费用开支须本着“即各项费用控制在预算范围内，严格预算外费用支出。

2. 授权审批原则，费用报销应严格按照规定的权限进行审核、报销。

3.在费用预算执行过程中,对达到或已超过年度90%预算的部门,财务管理部对该中心进行预警并抄送综合管理部；对超过年度100%预算费用的中心，财务管理部直接停止支付或报销。

（二）供应商管理

会议、业务招待、固定资产采购、车辆、行政办公、邮电通讯等行政类供应商，由综合管理部实施合格供方管理。

（三）报销规定

行政管理费用报销的流程和单据要求应遵循《员工费用报销管理规定》、《员工出差管理制度》

1.费用报销的一般流程为：报销人提交电子流程并同时提供凭据→报销人所在部门负责人或部门分管领导审核→综合管理部专员审核→财务管理部审核→公司副总经理审批→财务管理部出纳支付。

2.报销事由必须描述清楚：票据如有遗失，用于抵充的票据续作单独说明，并由中心负责人签字。

五、费用管理类型

1.车辆费用

1）车辆费用指发生的汽油费、路桥费、租赁费等费用支出。

2）车辆费用参照《车辆管理制度》执行，综管部为车辆管理的归口部门。

3）发起人将、清单等作为附件填写《费用报销申请单》，按一般流程进行审批。

4）私车公用、上下班交通补贴等按照公司相关制度执行。

2.招待费

1）招待费是为公司顺利开展工作发生的招待性质支出，各部门应根据工作需要，本着讲究实效、节约开支的原则合理安排招待费支出。招待费支出需提前填写《业务招待申请表》，并需要招待费明细单，且注明费用发生原因。

2）尽量减少内部招待费用支出，私人的招待费用支出公司不予报销。

3）过节走访、团拜发生的支出列入招待费范畴。 

4）发起人将招待发生的、《业务招待申请表》、招待费明细等作为附件填写《费用报销申请单》，按一般流程进行审批。

5）对于与协议单位签单挂账的招待费用，由综管部专员根据有签单签字确认后的账单办理相关报销手续。

3.行政办公费用

1）行政办公费用范围包括办公物品、文印、印刷、办公环境等其他费用。

2）办公所需笔、墨、纸、电脑配件、耗材、复印、打印、报刊书籍等各种费用支出列入办公费用，综管部为公司办公用品的归口管理部门。

综管部经办人将办公用品采购清单、等作为附件填写《费用报销申请单》， 按一般流程进行审批。

3）低值易耗品

低值易耗品指使用年限在1年以上，单位价值在2000元以下的物品，包括饮水机、桌椅、办公家具等物品。低值易耗品的归口管理部门为综管部。

综管部统一采购、登记台账后，经办人将《采购申请单》、、采购清单等作为附件填报《费用报销申请单》，按一般流程进行审批。

4）各中心严格控制文印耗材的使用，提高纸张利用率，尽量双面黑白打印、复印，不得打印、复印与工作无关的资料。

5）各类印刷品要实行“统一管理、统一印刷、数量费用总控”原则。宣传类印刷品由企宣部或市场部统一印制，并根据合同情况办理支付申请；日常办公类印刷品（如笔记本、信笺等）由综合管理部负责设计稿、印刷数量的确定。

6）快递费:各中心严控快递费的支付，尤其是大宗物品的寄送，原则上均使用普通快递。

4.差旅费

1）差旅费是员工为出差办理业务发生的交通费、住宿费、伙食费等费用，差旅费报销标准参照《员工出差管理制度》。

2）员工出差应填写《出差申请单》，经部门负责人、本体建设部批准后报综管部备案，未经批准发生的差旅费不予报销。

3）差旅费用必须凭《出差申请单》、正式（乘坐的交通工具、住宿费用、餐费等）报销。出差期间如所在地安排就餐、住宿则不予以报销相应补助费用。

4）员工办理差旅费报销必须填写专门的《出差报销单》,按一般流程进行审批。

5）出差期间的宴请费用，纳入招待费预算管理，按照招待费报销规定办理。

5.会务费

1）会务费主要指组织召开各类会议发生的费用支出，包括场租费、设备、鲜花、住宿、餐饮、车辆、礼品、饮用水等费用。

2）会务费报销时经办人将费用单据作为附件填写《费用报销申请单》或《对公支付申请单》，按一般流程进行审批，财务部根据手续齐全的单据予以支付。

6.通讯网络费用

1）通讯网络费范围包括网络、固定电话、无线网卡、短信平台等费用，综管部为公司通讯网络费用的归口管理部门。

2）公司对固定电话费支出以及公司传真费支出实行银行账号统一托收方式予以支付。

3）员工配置的直线电话，由综管部根据人员配置情况及时办理，员工原则上按2人1号并线处理。

    4）通讯网络费用由公司行政管理线统一办理并申请费用办理支付；无线网卡配置标准为中心总经理及以上，各中心如有需要须申请。

7.租赁费

1）租赁费是指因经营管理需要而支付的各类租赁费用，包括办公场地及办公设备的租赁、花木租摆的租赁、车辆租赁费等。

2）经办人将相关的协议、等作为附件填写《对公支付申请单》，按一般流程进行审批。

 8.书报杂志费用

1）报纸、杂志期刊的年度订阅由综管部负责统计，经分管领导审批后统一办理订阅、费用申请和支付手续。

2）日常图书、杂志购置由各中心发起，经所在中心负责人审批后方可购置，购置费用纳入个中心年度费用预算，并按一般流程进行审批。

六、费用报销规定

1.费用报销各方职责

1)报销人对所报销项目的真实性、准确性负责,及附件应合法、完整，并按照要求粘贴整齐。

2)部门、中心负责人职责：审核费用是否属于预算范围内，并对费用的真实性、合理性负责, 原则上要求对业务的内部控制程序进行审核。

3）综合管理部专员职责：审核费用额度的真实性、合理性，原则上要求对手续的完备性、合理性进行审核。

4）财务管理部职责：审核费用是否属于预算范围内，对数据的准确性、票据的合法性等进行审核。

5）副总经理职责：对所审核费用的合理性负责。

2.如有以下情况之一，公司财务管理部不予报销：

1）有涂改现象或直接在联上填写。

2）未加盖财务专用章或专用章、专用章不清晰、无法辨认。

3）报销单与金额不符，费用种类与种类不符。

4）填写不完整。

5）公务中因个人原因违章的罚款单据。

6）其他不符合财务管理规定的情况。

七、罚款

1）报销人弄虚作假的,公司财务管理部一经查出，对已经报销的,除报销人须退回违规报销金额外,同时对报销人予以违规报销金额20%--50%，但不低于100元的罚款。

2）借款人因业务发生备用金借款，但不按时间要求报销及归还借款,且未办理延期借款手续的，从借款次月起财务管理部将书面通知本体建设部，从其工资中逐月扣回。