会展管理概论复习要点

✓I  Incentive Tour

✓C  Convention Conference

✓E  Exhibition、Exposition、Event

   会展业是集商务活动、会议展示、观光旅游、对外宣传“四位一体”的新兴产业，正在以２０％的年均增长速度向前发展（资料来源：商务部中国会展经济研究所沈丹阳博士）。

   北京目前拥有具一定规模会展场馆13座，展览面积约25万平方米，会议室面积2.3万平方米。2009年北京举办的各类展览会多达1598个，同比增长11.9%；展览收入增长21.41%；展馆面积增长4.26% 

    MICE： 会议、展览、奖励旅游、节事活动

    狭义的会展即展览，指组展者吸引参展商在一个特定的时间里到某地将其产品或服务对观众进行充分展示，并促其购买的有组织的活动。 

什么样的展览会可称为国际展？

国际展览局：有2个以上国家的企业参加的展览会可称为国际展览会。 

国际展览业协会（UFI）：20%以上的参展商来自国外；20%以上的观众来自国外；20%以上的广告宣传费使用在国外。

    会展的本质：通过交流传播信息。通过服务谋求利益。通过产业创造效益。通过激励促使进步。

    会展的特点：宣传的全感官和全方位。信息的高度集中。企业联络面广泛。 多种营销方式的完美结合。 

    会展行业人才需求结构分析：A会展策划及执行工作  执行人员 Facilitator、技术人员 Technician 、专业规划人员 Professional

会展策划及执行工作内容

议程流程规划 、营销推广工作、预算规划拟定 、场地寻找及视察 \合同谈判及协商 、 旅游项目安排 、演讲者、嘉宾、贵宾联系  、 餐饮及访问安排 、 展览规划管理 、 报名、报到及接待 、视听器材准备、公共媒体广告 、印刷设计安排 、现场管理协调 

会展策划及执行所需要的能力

协调能力、语言能力\分析能力、服务意识、执行能力、时间管理、基本技术能力

B会展场馆运营管理工作   

主要工作内容：运营国际组织工作、 场地及设施服务管理、 机电、水力及后勤管理、餐饮提供及服务、电脑、网络及通讯服务、预定系统管理、接待及报到管理、营销作用及管理、安全管理及监控设施、  安全管理及监控设施、现场展架搭建服务、会议秘书服务、邮寄、通关及报关服务、人力资源管理及服务、 

C会展配套工作

平面、媒体及网络设计人才、电脑及视听技术人才、 宾馆、导游等服务人才、同声翻译及笔译人才、演艺、礼仪、接待人员、 会展教育培训讲师

    会展人才培育的三个阶段：基层工作人员 、中层经理人员 、高级领导决策人才

    会展工作的基本要求：整体合作的机制、以服务为目的、具备高度协调性、完全市场化的运作、听+看+做，做是最重要的！

8.会展对宏观经济的作用：会展对内外贸易的促进作用、会展对经济结构调整的作用、会展对经济发展的促进作用、会展能反映经济发展的趋势 、会展能促进城市旅游业的发展

                第二章 会展的产生与发展 

1. 从14年德国莱比锡样品博览会到今天的国际性展览活动，现代会展业已经经历了100多年的发展历程。根据产生时期、举办形式、活动目的和组织方式的不同，会展发展历史大致可分为四个阶段。

原始社会：

物物交换是展览的原始形式。

集市、庙会是物物交换的进一步发展。

古代集市：

中国古代集市的发展。

欧洲古代集市的发展。

近代展览活动：

1798年法国工业产品大众展。

1851年英国伦敦万国工业大展览会在海德公园的水晶宫举行。

现代会展业：

14年德国莱比锡样品博览会

综合性贸易展览会、专业展览会

1925年国际会展联盟（UFI）意大利米兰成立。

1、 国际会展组织

国际会议协会International Congress and Convention Association(ICCA)

国际协会联盟 the Union of International Association （UIA）

会议联络委员会Convention Industry Council

CMP（Certified Meeting Professional Program）注册会议专业认证

国际展览会联盟 Union Des Fires Internationals

国际展览管理协会 （IAEM）the International Association for Exhibition management

奖励旅游管理协会 the Society of Incentive and Travel Executives （Site）

世界场馆管理委员会  the World Council for Venue Management （WCVM）

 2.现代会展业经历了100多年的发展历程，形成了以欧洲和美国为龙头、以亚太地区为强大新生力量的全球化产业，拥有了全球性的行业组织---国际展览局BIE和国际会展联盟。

德国

1.每年举办近140个顶级的国际、国内会展，占全球展会总数的2/3,国外参展商平均比例达48%，专业观众平均比例达25%。

2.国内所有重要城市都有自己的会展中心，拥有全球20%的展览面积。最大的汉诺威展览中心展馆面积达47万平方米。

3.世界10大展览公司中，德国企业占6位，汉诺威展览有限公司、慕尼黑国际展览公司、法兰克福展览集团、柏林展览公司、科隆国际展览集团、杜塞尔多夫展览集团。

4.展览业从业人员10万人，会展业年平均营业额25亿欧元，经济带动比例1：9.5，并提供25万个工作岗位。

法国

1.每年举办近140个展览会和100个博览会。拥有160万平方米的展馆，分布于80个城市。

2.巴黎是世界第一大国际会议中心，也是国际展览之都，展馆面积80万平方米。

3.法国国际专业展促进会

4.爱博展览集团、巴黎展览委员会、博闻集团等。

意大利

1.每年举办近40个国际交易会和近700个全国和地方的交易会。

2.意大利工业展览委员会（CFI）、意大利展览协会、意大利展览公司

  联合会。

3.主要展览城市米兰、波罗尼亚、巴里和维罗纳。

4.主要展览中心米兰国际展览中心、波罗尼亚展览中心、东方展览中心和维罗纳展览中心。

北美

1.会展业的发展水平仅次于欧洲，美国和加拿大每年举办的

  会展、论坛近万个。

2.最著名的会展城市有多伦多、拉斯维加斯、芝加哥、纽约

  奥兰多、亚特兰大和波士顿等。

亚太

1.亚太地区是指东亚和太平洋地区，是世界旅游组织划分的世界六大

  区域旅游市场之一，也是会展业发展最快的地区之一。

2.中国、日本、新加坡和中国是主要的展览地区。日本的东

  京、韩国的首尔以及中东的迪拜是主要的竞争者。

3.中国国家旅游局（CNTA）新加坡贸易发展委员会（TDB）,日本国家旅游机构--国际观光振兴会（JNTO）

中国

1.中国会展业以年均20%的速度增长并在20年中发展成一个新兴产业，北京、上海、广州、大连、厦门、成都是主要的会展城市。

2. 北京目前拥有单体展览场所13个，主要有中国国际展览中心、北京展览馆、全国农业展览馆、北京国际会议中心等。我国获UFI认证的13个展会中，有5个在北京，即机床展、冶金展、印刷展纺机展和制冷展。

3. 上海目前拥有大型展馆7家，有上海展览中心、上海国际展览中心、上海世贸商城、上海国际会议中心等。

第三章   展会的组织过程

组展工作包括大大小小一千余项相关的工作。一次成功的组展至少要80%以上的参展商实现其参展目标，70%以上的观众实现其参观目标。展会的组织过程大致分成四个阶段。

成都世纪城新国际会展中心

世纪城占地1504亩，分为国际会议区、展馆区、酒店及文化设施区、商务办公区、商业住宅区五大部分，总建筑面积约180万平方米，其建设规模、配套设施都处于国际一流水平。

天府博览中心

展馆总建筑面积近8万平方米，展厅共4层，面积达1.7余万平米，可设置标准展位700余个；成都市春/秋房地产交易会为天府博览中心承办运作的大型房地产品牌展会，至今已成功举办了27届，汇聚十二个西部城市，200多家参展公司、300多个特装展位，为西部乃至全国的房地产专业盛会。

沙湾会议展览中心

成都市的重点项目，由美国加州集团成都市共同投资14亿元（RMB）建成，占地150亩，总建筑面积达23万平方米，是集展览、会议、酒店、餐饮、娱乐、休闲、购物为一体的多功能展览世界，拥有两个大型展馆，室内外面积达到5万平方米；风格迥异、功能齐备的会议中心；以及大型购物中心、娱乐中心、美食中心等服务场所。其中二号展馆（主馆）面积为20000平方米，一层12000平方米，层内净高8米；二层8000平方米，层内净高6米，可容纳1000个国际标准展位。

    成都花博国际会展中心

    隶属成都市温江区会展业发展办公室，是依托第六届中国花卉博览会的场地、设施成立的专业会展企业。会展中心由英国卢纬司规划设计，占地1000多亩，包括主展馆与中国花卉博览园两大部分，是集展览和景观于一体的大型综合性展览场所。

展会的组织过程

1、展前策划

1.展览项目的论证

             —对行业态势进行分析 

             —办展资源是否充分

             —对项目竞争环境进行分析

             —项目可行性论证

2.组展方案的制定

             —各阶段的时间安排 

             —展会预算

             —人员安排

             —场地的预定与确定

             —展位营销

             —观众营销

             —标准展位的设计与搭建

             —参展商参展流程管理

            —关联单位的谈判与签约

             —广告与公共关系策划

             —开幕式策划

             —现场控制

             —调查问卷的设计与实施

             —突发事件的应急预案

             —撤展管理

             —闭幕式策划

             —组展效果评估

             —后续展会的预定

2、展前准备

1.主承办单位的确定、支持和合作单位的选择

2.展览项目名称、主题、申办

基本部分、限定部分和附属部分

3.展览场馆的选定

中国目前有150多家展览场馆，总面积达110万平方米，主要分布在北、上、广等沿海大城市。

场馆的经营管理模式分为经营、与民间合营、民间经营。

选择展览场馆需要考虑的因素:面积\空间及设施\费用\软件条件\交通

4.参展流程和观众接待

5.展会营销

组展者与参展商的关系、参展名录的建立 、发掘潜在的参展企业    

6. 面向观众的营销

目标观众资料库

7. 运输、交通及人员的组织

8. 会刊及相关印刷品的准备

9. 媒体宣传安排，提供新闻稿、图片、举办记者招待会

10. 布展

布展时间安排

对施工单位的管理

消防和用电安全

3、展中管理

1. 理

贵宾证、嘉宾证、参展证、参观证、记者证、保卫证、布/撤展证、

车辆通行证

2.开幕式

3.现场控制（人员进出、展位管理、展品管理、宣传品管理、成交统计、境外参展商、秘书服务、知识产权保护。）

4. 参展商和观众调查

5. 展览安全和突发事件处理 

6. 撤展

   4、展后阶段   展会效果评估和展后追踪

1. 组展总结

2. 效果评估（专业观众人数、参展商数量及代表性、意向成交额、观众满意度及投入产出比等）

第四章 会议策划与营销

会议业是会展业重要的组成部分。所谓会议通常指有一定数量的人参加，围绕特定的目的、在某个地点定期或不定期进行的持续一段时间的思想、观点和信息交流活动。

第1节    会议策划

1、会议策划的概况

（一）会议的类型

     1.国际性会议、全国性会议、区域性会议、单位性会议

      2.决策性会议、公正性会议、研讨性会议、显示性会议、商贸性会议

      3.现场会、观摩会、座谈会、招待会、电视电话会

      4协会会议、公司会议

（2）会议工作流程

  1、会前 

（1）与会议主办方洽谈 

（2）提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书 

（3）派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 

（4）确定方案，签订合同，预付定金。 

 2、会中 

（1）会议接待

（2）会前准备

（3）会议场所

（4）会议住宿

（5）会议餐饮

（6）会议旅游

（7）会议娱乐

（8）会议服务

 3、 会后 

（1）结帐

（2）资料收集

会议策划的要素:

5W(WHO WHAT WHEN WHERE WHY HOW)

1、 WHO :谁来参加会议？会议规模、预期参加会议的人数，是否邀请与会代表的陪同人员？是否有特殊的贵宾？是否有媒体的代表？是否有海外代表？

2、WHAT: 会议是什么类型的会议？  

3、WHEN 

组织会议的有效时间：会议的准备时间，与会人员的日常工作时间与其行业的特点，会议拟邀请嘉宾的工作时间、会议时间前后相关活动是否会影响参会人数等

(考虑:财政年度/节假日和其他冲突时间)等因素

4、 WHERE:会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。

会议选址，考虑交通、食宿、旅游资源、地点与会议主题的关系等　　

5、WHY: 举办会议的目的

6、HOW: 具体的会议形式(包括:会议空间、设备、餐饮、娱乐等)

会议筹办的时间周期

筹办的时间周期

小型专项研讨会---几个月

中型新产品发布会----半年

大型培训班---1年

国际协会举办的大型会议---2-3年

●会议策划的基本流程

二、会议的前期准备工作

●（一）确定会议目标和主题

 1、确定会议目标

 会议目标是会议各项工作的指挥棒，是会议日程安排和内容的基础。

 会议目标必须是“应实现什么”，而非“应做什么”

2、确定会议的主题

会议主题与会议目标的关系：会议主题服从目标

案例：  日本爱知世博会目标：呼吁保护环境、实现人与自然共存的21世纪   

主题---“自然的智慧”

2010年上海世博会主题“城市---让生活变得更美好”

副主题：经济发展、可持续发展、城乡相互作用、高技术发展、城市与多元文化发展

●（二）确定会议议题

   议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。会议议题一般是对某一件事或某一种活动开展一次有针对性的会议，围绕这件事进行讨论研究。 

   议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。

 议题制定的原则：

1、服从目标

2、主题立意要高

3、处理好主题与议题的关系

主题是议题的集中体现，表达上更概括；

主题统帅议题，主题通过议题具体化。

●（三）会议参加对象

会议参加人员根据会议的目的、性质、议题、议事规则等确定。

1、法定会议，根据组织章程或议事规则确定；

2、会谈、谈判、国际多边会议等，由发起者、主办者和成员之间根据议题协商代表人选；

3、协会和学术会议，由协会会员和学术界有关人士自己做出是否出席会议。

4、纵向会议和部分横向性会议由会议组织者或领导决定。

●（四）会议发言

会议发言类型

传达式/讲课式

汇报式

审议式

讨论交流式

●（五）会议规模的确定

1、会议的规模

会议规模由会议的组织者根据实际情况掌握，以严格控制规模为原则。正式代表、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量。

2、会议规模的相关要素

会议的效率

会议场地情况

会议举办的成本

●（七）会议场所的选择

1、策划人员必须在初选的前提下对现场进行考察

   选择带有会议设施的饭店场所的标准

●位置

●区位—市区、乡村、海滨、山区

●环境优美

●交通便利

●是否容易寻找

2、会议室

●数量与容纳量---是否适合举办会议

●质量---隔音效果、翻译设备、断电应急设备、装潢、清洁度、座椅、通道、视听设备

3、住宿

●客房数量—是否充裕、各种房型都有

●质量—装潢、设施、卫生间大小、赏心悦目的外景、家具、娱乐等

●网络

4、餐饮

●食品质量

●服务速度

●食品种类

●特殊食品的供应，如素食食品、清真食品

●价格内所包含酒水的数量

●活动参与者就餐的餐厅和餐位是否充足

5、饭店相关设施

●活动期间会议主办者在饭店内是否有单独的办公室

●休闲设施，如游泳池、网球场、歌舞厅等

●公共区域的质量

●停车位

●配备电脑、传真、通讯、秘书设备的商务中心

●是否能够满足客人对展览空间的需求

6、人力资源

●管理—是否是负责的、高效的、给予支持的

●是否配有专业视听技术人员

●员工培训的水平

●是否有提供专门活动的联系人

7、价格

●公布的房价

●价格协商的余地

●付款的方式与条件

8、安排专项服务的能力

摄影师、演艺人员、花商等

9、其他

●是否有方便残疾参与者的设施

●是否有同声传译设备

●是否有印刷设备

●是否有存储空间

●是否有免费的定点班车

●（八）会议时间

　 包括三种含义：一是指会议召开的时间；

                 二是指整个会议所需要的时间、天数；

              三是指每次会议的时间限度。

●

    （九）会议的议程

1、什么是会议议程？

   一次会议所讨论的问题及进展程序，如开幕式、大会发言、分组讨论、其他事项、通过报告书、闭幕式等。由会议的领导者和主办者决定，会议中由主持人掌握。

2、确定会议议程的方法

●（十）会议日程

●

（十一）会议预算

预算

✓创造一定程度的利润

✓保持收支平衡

✓即便超支，也必须保持在一定的金额之内

固定成本：不论参加者人数多寡都需要承担的那部分费用。如：发言人的出场费、场地租赁费、市场营销开支、设备租金。

可变成本：根据参加人数的多寡而发生变化的那部分费用。如：餐饮、住宿、打印与邮费等。

收入的来源：会务费、赞助费、与会议相关的展览中租出的展位、会议广告横幅、会议宣传手册中登广告等。

实现最佳资金流动状况：

提早获取收入，如收取订金；

尽可能推迟支付包括场所在内的供应商的费用。

一般会留出10%的应急费用

通常主办者不得不通过削减餐饮费来减少支出，但须注意不能影响活动的整体质量。

文案写作：会议总体方案构成要素

1、会议的名称

2、会议的目标和指导思想、意义

3、会议的主题、议题和日程

4、会议的对象和规模

5、会议的时间

6、会议地点：合适的举办地（什么国家或地区、什么城市）、合适的场馆（会场、宾馆的布置及要求）

7、主办单位、承办单位、协办单位等

8、会议的举行方式、配套活动、辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等

9、会议的接待、后勤保障措施和手段

10、会议的宣传方式（召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等）

11、会议经费的预算以及筹措经费的渠道、方式

12、其他需要说明的事项

第二节、会议营销

（一）会议营销策略

1、会议营销对象

2、会议营销策略

✓会议产品“顾客化”

✓追求品牌的知名度

✓寻求产品生命周期的延续

✓产品差别化销售

（二）广告技巧

1、原则

2、会议广告的方式

信函

媒体宣传

（三）主题活动促销

（四）编制重要的客户计划

（五）会议报价

1、报价种类

会议散价

会议套价

2、报价技巧