秘书写作指导：行文的基本规则

      正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则: 

一、按机关隶属关系和职责范围行文的规则 

这条规则要明确两点：一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予研究答复。除了这一层关系外，在我们国家现行管理中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。 

二、授权行文的规则 

这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级请示，经本级同意并授权后，向下级行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级分管领导审批。经领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**同意”的字样。这里特别需要说明的是各级（室）的行文都具有授权行文的性质（内部事务除外）。各级（室）以及各部门的办公室是和部门的综合办事机构，对外行文都是代表和部门的，与本级和本部门的公文具有同等效力，下级机关（部门）都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。 

三、联合行文的规则 

这条规则仍属第一条规则的引申。同级与之间，部门与部门之间，上级部门与下级之间可以联合行文；与同级、军事机关之间可以联合行文；部门与同级部门、军事机关部门之间可以联合行文；部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。 

联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。 

四、一般情况下不越级行文的规则 

不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响机关办事效率。所以通常情况下不越级行文。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。 1 2  3