办事处资金管理办法

    为了提高办事处资金的运用效率，加强资金运行过程的监督和管理，保证资金安全，规范操作，特制定本规定：

一、资金管理原则

1、按“收支两条线”的原则，对资金进行管理，即全部销货款都必须由经销商通过银行汇往总部，费用开支由办事处申报备用金余额，报销售管理部、销售财务部审批。

2、支票（现金支票、转账支票）汇票或银行存折、收款收据、财务印鉴或存折密码必须注意安全保管；即支票与财务印鉴分别由两人以上保管，银行存折与存折密码分别由分线省区经理和办事处内勤保管。

3、建立空白票据、空白收款收据和其他空白凭证的购买、领取、使用情况登记簿；

4、定期检查和不定期抽查现金库存、各项存款的对帐情况，做到帐帐、帐证、帐实核对一致。

二、费用报账原则

1．设立驻外办事处内勤负责该区域的宣传促销、对外联络以及对代理商分销圣泰产品物流等信息进行统计的工作，办事处费用开支实行报账制；

2．驻外办事处人员的日常开支实行个人垫付、月底报账，办事处内勤应对费用票据按法律法规及总部费用管理制度进行认真审核并签字，最后经分线省区经理批准后由内勤负责填制备用金使用明细表，随票据邮寄到销售管理部，最后经销售管理部、销售会计、销售财务部、分线总监、董事长销售助理、公司财务部和董事长审批后打到个人卡上或支付现金。对会议食宿费用、场地费用；区域经理开会往返交通费用及办事处应对突发事件的处理费用开支实行预借备用金的办法相关规定进行报账。 

三、现金备用金管理：

1、现金的使用范围：

（1）区域经理开会往返驻地与办事处的差旅费；

   （2）会议食宿费用及场地费用；

   （3）零星办公物品限额100元以内的办公费，宣传辅助材料的购置；

   （4）突发事件（质量投诉等）的处理费用；

   （5）经批准的其他开支。

（6）省区经理的手机费、办事处座机电话费、网费、邮寄费、打印机碳粉、货物二次中转费。

（7）每月分线省区经理经理可以在备用金中商务省区经理借支1500元，招商省区经理经理借支1000元，前款不结后款不借。

2、从银行提取现金，必须事先做好预算，防止现金库存过大。超出限额部分应及时送存银行；

3、从银行提取现金或将现金交存银行，金额超出2,000元时，为保证资金安全，应由办事处总经理另派一人陪同前往；

4、对现金的收入、付出做到日清月结。应加强现金的盘点对帐工作，要求每月不定期抽查二次，月终盘点一次，并填写现金盘点情况表。

四、费用支付管理：

1、费用及其他报销单据必须经内勤审核、办事处省区经理批准，超出省区经理权限的呈上级核准，经手人、证明人等手续齐全，最后由经办事处省区经理批准后由内勤负责填制备用金使用明细表，随票据邮寄到销售管理部，最后经销售管理部、销售会计、销售财务部、分线总监、董事长销售助理、公司财务部和董事长审批后打到个人卡上或支付现金。

2、无论何种汇款、转账，内勤都必须审核“用款申请单”及相关附件如广告合同、监播证明、验收证明等，“用款申请单”上的申请人、内勤、最后由经办事处省区经理批准后由内勤负责填制通用费用申请表及备用金审批单，最后经销售管理部、销售会计、销售财务部、分线总监、董事长销售助理、公司财务部和董事长审批后打到个人卡上或支付现金。

3、宣传费支付无论是转账、汇款还是现金支付，都必须由经办人填写“用款申请单”。现金支付广告宣传费还必须有销售管理分线总监的书面授权，最后由经办事处省区经理批准后由内勤负责填制通用费用申请表及备用金审批单，最后经销售管理部、销售会计、销售财务部、分线总监、董事长销售助理、公司财务部和董事长审批后打到个人卡上或支付现金。（通过银行向个人付款视同现金支付）；

4、一般情况下，所有办事处员工均不得发生个人借支，处理突发事件等支付金额较大的费用时，允许相关人员暂时借款，但必须经办事处省区经理批准且报销售财务部和销售管理部董事长指定授权人批准后的方可支付，并及时办理报账手续，月末未使用的借款应及时交回办事处内勤；

5、非本办事处的员工公司人员，不准借款，特殊情况经其主管部门、销售管理部、销售财务部联合批准，方可借款，并向其报酬结算部门划账；

6、对经过审核、批准的费用单据、用款申请单，要逐项逐张复核、计算准确；

7、虽经销售管理部、销售会计、销售财务部、分线总监、董事长销售助理、公司财务部和董事长审批，但在付款时发现单据有明显违反总部制度的可以拒绝付款，通知办事处内勤、分线省区经理应重新审核、报销售管理部及销售财务部批准；

8、根据审核后的单据编制流水号，及时序时登记现金日记账，并在摘要栏载明收款人（报账人）、单据流水号或支票号码；

9、支付款项后，应立即在单据凭证上加盖“现金付讫”、“转账付讫”章。

五、资金核对：

现金日记账与库存现金核对

内勤在每日业务终了，应自行清查账款是否相符。首先要结出现金日记账余额，再盘点库存现金实有数。对来不及登记的收付凭证单据，按下列公式核对：

     库存现金数 + 未记账的付款单据 - 未记账的收款单据 = 日记账余额

七、其他：

1、对经批复的暂时性借支应督促当事人及时报账；

2、对经批准的非本办事处的公司员工的借支，应及时与其报酬结算部门对账转账；

3、转账支付的，催促经办人及时取得，并及时办理差额结算手续，否则从经办人报酬中扣回；

4、严禁私设小金库；

5、严禁挪用。

2007年10月26日