致远互联协同oa系统计划任务管理解决方案

整体解决方案

之业务篇_计划任务管理

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北京致远互联软件股份有限公司

2024年6月22日

1计划任务管理

1.1概述与分析

1.1.1计划任务管理概述

计划任务管理作为企业经营活动的基础性工作之一，其关键性、重要性正逐渐引起企业高层及各级员工的高度关注，这必将带来企业经营效益和效率的极大提升，为企业的可持续发展奠定良好的基础。

企业的经营和发展离不开企业目标的制定和达成，所以企业目标制定完成后，需要通过具体的计划任务方案进行管理实现。计划类似于行动线路图，是指挥和协调组织活动的工作文件，需要清楚地通知员工做什么，何时做，由谁做，何处做以及如何做等问题，任务是对计划的落地与执行。企业不同的组织维度，在时间上，对计划任务的经营与执行有不同的关注度，如何合理的利用计划任务系统有效合理地调度配置公司资源，进一步落实目标责任制，提高工作效率，提高管理决策的科学性甚为重要。

1.1.2计划任务管理难点

但是，在企业实际的管理过程中，企业目标计划的完成，是基于对目标计划的一步步拆分，最终落实到每一个团队和每一个人，如何管控整个计划制定、计划的执行、计划的督促及计划的优化调整，并按照一定周期进行执行，实际上是一个比较难的管理问题：

 计划问题：计划是否有有了计划，是否合理

 执行问题：计划做的很好，执行起来却非常困难，任务执行到中途，没有结果

 过程与结果问题：结果不理想，过程中哪个环节出了问题

 有效传达问题：你的下属是否理解你的意图

 计划的变更随意；

 计划的责任主体不清晰，一出问题就职责、推诿；

 部门及团队间的协作性差，各顾各导致工作衔接与配合不好；

 执行者与决策者、执行者之间信息沟通反馈不足；

 很难进行全盘的检查与督导；

 ……。

为此企业需要一款合适的计划任务管理系统，解决其计划任务管理过程中的众多难题。

1.1.3计划任务管理需求分析

根据前期的沟通和梳理，企业计划任务管理需求大致归类如下：

 计划制定过程：能够支持各种内容计划的制定，能够按照部门，按照时间维度进行制定，支持计划的导入、计划审批与计划多级分解。 

 计划执行过程：计划执行者能够对计划进行反馈，计划跟踪者能够对执行者的的计划跟踪并进行意见回复。计划能够在执行过程根据实际情况进行调整，计划执行完毕能够进行计划的汇总。汇总的计划能够生成计划进度，便于相关人员了解相关节点与完成情况。

 计划督促：能够进行计划相关进度、完成情况数据查询与统计。

 计划与绩效的管理：能够根据相关计划及完成情况进行相关的考核，作为企业绩效管理KPI指标的评分的一部分。

 移动端的应用需求。

1.2整体建设思路与框架

根据客户的实际需求，致远结合多年来的客户计划任务管理建设经验，形成致远特有的计划任务管理建设思路与应用框架，符合企业计划任务管理特点。具体的建设思路与框架如下：

全面考虑企业决策者、管理者、执行者针对不同层级目标、计划与任务的管理需求，每一个阶段遵循闭环的PDCA管理过程，并实现各个管理层级之间的计划管理联动。

1.2.1应用建设思路

计划任务管理系统规划建议在已有的全员使用的致远协同办公平台上构建计划任务管理业务应用，最大程度的利用已有的组织人员结构和相关资源的，快速实现计划任务管理。

具体的优势如下：

1.不需增购冗余的管理软件，不需掌握不同软件的操作方法。

2.一站式操作处理，工作集中，不再分散到不同的系统中。

3.各种信息数据与资源集中且共享，不需手工传导与汇总。

4.软件功能完全适应企业发展的需要，且能随时更新与进化。

5.业务管理系统集中，维护更加容易，费用自然降低。

在满足企业计划任务管理基础工作应用的前提下，利用致远业务整合技术实现与企业的内部业务应用和外部上下游伙伴业务交叉联动。

 基于企业内部业务应用整合，例如项目管理系统与绩效管理系统。

 基于协同办公平台业务应用的整合。

 基于企业第三方业务应用的整合。

 基于外部上下游伙伴相关业务计划的整合。

1.2.2应用架构图

计划任务管理遵循闭环的PDCA过程，通过几个环节和步骤实现完整的计划过程管理，基本应用分为四大块：

 计划编制与审核

 计划发起与执行

 计划检查与绩效

 计划调整与优化

应用框架如下图所示：

1.2.3应用特点

 计划任务管理业务应用适应性强、功能更全面、操作更简单，数据统计更完善。

1.灵活的计划制定与分解方式：支持自上而下、自下而上、混合式的计划分解与汇总，支持多级分解与汇总。

2.多种时间维度计划的分解，包含长期计划和短期计划，时间可定义。

3.针对不同部门、不同的计划进行分类，提供不同维度计划模板，支持各类计划内容相结合。

4.计划按照一定的条件自动生成，未完成计划下周/月自动带入计划编制，无需重复录入和校验。计划的批量导入， 

5.计划管理全过程记录。从计划制定到计划审批，各类计划任务从开始制定到全部完成，其间的任何调整、落实执行等信息都完整地记录在案，且数据链、审批情况都非常清晰。

6.完善的计划绩效，领导按计划配比权重，计划得分根据权重系数，自动运算，不需人工干预，按月自动算出。

7.切实有力的分析与展现形式。通过查询统计相关管理数据，形成各类计划完成情况进度图及统计报表，使计划任务的实际执行情况能得到切实有效的分析。

 移动端计划任务业务应用操作全面支持。

移动端计划发起、审核、处理、进度查询与统计，工作更高效。计划可以转日程，便于手机端进行日程提醒。

 计划任务与企业其他业务应用能够整合联动。

1.计划与项目管理系统的整合：能够提取项目管理相关计划任务数据到计划管理系统，项目执行情况可以实时反馈到项目管理系统。

2.计划与绩效的管理整合：能够根据相关计划及完成情况进行相关的考核，作为企业绩效管理KPI指标的评分的一部分。

3.与上下游伙伴计划的整合：能够采集上下游伙伴相关计划信息，供相关部门进行计划参考。

1.3功能与模块

1.3.1计划编制与审核

计划编制适合企业级、部门级、项目/团队级长期计划。编制完毕后需要审批完成才能保证计划的可实行性。

1.3.1.1业务逻辑

1.3.1.2功能介绍

 计划任务分类

 企业级计划：企业整体年度经营计划，来源于企业级经营目标及各个部门级项目年度计划的汇总。

 部门级计划：各个部门长期计划，来源于企业年度计划的拆分。

 项目/团队计划：各个项目/团队计划，来源于企业年度计划的拆分。

 计划任务格式模板

计划格式模板的目的在于统一下属员工/部门填写的计划格式，方便员工填报计划时直接调用。计划模板可以按照客户实际要求和维度进行定义设计。

计划任务模板的整体设计，应该包含：

a)计划基本属性：计划人、所属部门、计划日期段。

b)计划内容属性：计划一级维度、二级维度、事项描述、权重、责任部门、责任人、协作人、检查人、开始时间、结束时间。

c)计划执行属性：交付物、计划完成情况（完成、进展中、延迟、取消）、情况备注。

d)计划调整情况记录：调整原因、调整内容、申请部门、审批情况等。

不同的员工/部门，计划模板不一样，针对不同的模板可以设计不同的计划流程。

 计划任务导入

系统支持计划任务直接导入（Excel 文件），支持批量导入同时也支持计划任务模板下载（Excel 文件）。

 计划任务审批

计划的信息全部编制后，计划进入审批环节，审批完成后，每个计划任务都生成其执行计划的开始、完成日期与工期，同时各个部门所承担的项目计划任务也同步生成，相关责任人将收到告知消息。

 计划任务汇总与拆分

支持计划按照一定维度例如时间、计划内容分类自动汇总成总计划。计划也可以按照一定条件进行手动、自动拆分。

1.3.2计划发起与执行

计划发起适合个人/部门周、月计划。用于对长期计划任务的重要事项、日常事项、临时事项的落地执行。

1.3.2.1业务逻辑

1.3.2.2功能介绍

 计划内容

计划任务按照其内容进行分类，可划分未完成计划、固定计划及临时性计划。

1、未完成计划：

2、固定计划：固定计划包含项目类、日常要事类、部门配合类。

a)其中项目类是将项目执行的过程按日期时间进行拆解、细分，运用综合平衡和集成的方法，建立一个协调一致的执行计划方案，用以指导项目执行和项目控制。项目计划任务统筹解决工期、人力资源等的安排问题，使不同的团队之间清楚各自工作的前置与后续关系，方便相互之间的协作。此类内容来源于项目管理系统。

b)日常要事类是将日常例行重要的、重复性的工作事务按日期时间进行分解落实到每天的计划中。

c)部门配合类是指需要部门间相互配合完成的计划，统筹各个部门的资源，使部门成员明晰各自的责任，从而方便成员之间的相互协作。此类内容来源于部门联络单。

3、临时性计划：针对固定性的计划，对于临时安排，例如临时会议，协同安排的事项。临时性计划可以在计划执行过程中进行增加和修改。

 计划发起

计划发起人发起计划时可调用相关人员预先设置好的计划格式模板，计划发起人只用填写相关的字段项即可。

    计划发起提供以下功能。

1.关联部门/项目

发起计划时，如果计划涉及多个部门，可以选择关联部门，将多个部门通过计划为单位进行横向组织，从而确保整体计划的顺利实施。

而如果是针对于特定项目的分项计划，则可以选择关联项目将不同的计划以项目为单位进行组织。最终通过项目为入口查询其整体计划与分工。

2.附件上传

填报计划除了支持调用计划格式，正文输入，亦可支持工作计划作为附件上传，或关联平台中的其它文件。

3.计划复制

为了方便进行计划编辑，发起者可复制已提交工作计划，在其基础上进行修改即可。

4.计划提取（拆分/ 汇总）

部门级计划按照一定维度例如时间、计划内容分类自动汇总成总计划。计划也可以按照一定条件进行手动、自动拆分。

 计划转日程

对于计划中趋向于指定日期的、临时性/周期性的短时间要完成的，可以转日程，并同步到手机，通过手机日历系统进行实时提醒。

 计划提醒与预警

针对计划内容，系统除了转日程提醒外，还支持应用协同办公平台的消息提醒功能进行提醒。提醒包含PC消息提醒，APP消息提醒、微信提醒。支持对周期性计划设置预警值，计划的执行情况进行预警提醒。

 计划修改与陈述

提交发起后，由管理部门或部门分管领导审阅（视操作设置与审批流程的情况）完成后开始执行。执行过程中可以针对计划内容进行添加及修改，不能进行删除。

开始执行后，当周过程中，可以对计划工作陈述（陈述可以单次或多次，通过流程来设置）。陈述时，发起人说明当前进展的情况，对于已开始或已完成的工作，可在此填写开始日 期或完成日期。之后提交，反馈相关人员及有关领导。

1.3.3计划检查与绩效

1.3.3.1业务逻辑

1.3.3.2功能介绍

 计划检查与跟踪

计划完成情况 这里可以按不同的计划及不同分类维度的计划统计计划的完成情况。同时可以根据相应的权限进行分配督导。

 计划总结

计划在设定的周期内自动发起计划总结提醒，提醒计划发起者对计划进行处理，对本周各类计划进行工作总结，目标达成及完成情况。

 计划绩效

月工作计划可以同绩效进行了结合，若只使用周工作计划，则可以每月根据周工作计划的执行情况进行绩效的评核（系统可自动发起流程）。

对于项目计划任务，当其完成时系统可以自动根据其实际进行情况计算相关绩效并发送给相关人员。

 考评确认

针对每月的计划绩效，被考评者可以对绩效考核的内容进行确认无误后，计划绩效数据作为员工月绩效考核的一部分流转到绩效考核人员。

1.3.4计划调整与优化

1.3.4.1业务逻辑

1.3.4.2功能介绍

 计划调整

计划不能赶不上实际变化，当实际情况发生改变时，计划就要进行相应地调整。项目类计划与日常要事类可能会取消、暂停、延期等情况，调整后计划的执行也相应调整，取消、暂停的任务将不再可选。所以计划执行过程中，运营管理部门、各业务管理部门均可以根据实际情况，提出对计划的开始、结束日期、执行人等进行调整。

计划的调整主要针对项目类计划及日常要事类。对于计划的调整需要填写相应的《计划调整审批单》，选择需要调整的计划，相关信息将自动读取并显示，此时申请部门只需填写“调整原因”和“调整要求”即可。管理部门收到后，对调整申请做出建议（包括不调整、只调整开始日期、只调整完成日和调整开始及完成日期）。调整完成后，同时系统会向计划的责任人、执行人发出调整消息，提示其关注并及时查阅。

计划调整审批完成以后，会在计划信息表中的计划调整记录中记录计划调整的情况，便于后续查询与追溯。

 计划修改

针对临时计划提供计划执行过程中对计划的增加修改。对计划的修改信息会以消息形式发送到相关责任人与检查人。

1.3.5计划转任务

计划是有明确目的的，需要一定时间完成的指令性的任务，作为考核的一部分。任务是短时间需要做的事情，是根据计划转过来的可以落地执行的。

致远的计划任务系统支持计划直接转成任务。

系统支持对与自己相关的任务进行全面管理，与自己无关的任务无查看权限。支持对某一条任务进行修改或分解，任务分解过程类似于新建任务。

支持与任务相关的人员进行任务内部沟通，任务回复、任务汇报。

在任务查看页面、任务搜索结果中，系统可以直接呈现任务状态、人员分工、任务沟通日志与统计结果。

如需查看该任务的归属，或者进行进一步的任务分解，则选择【任务树】栏目。选中当前任务即可进行进一步的任务分解，任务分解过程类似于新建任务，而在任务查看页面、任务搜索结果中，平台直接呈现任务状态、人员分工的统计结果。

1.3.6移动计划管理

致远计划任务管理支持手机端、Pad端操作。包含计划发起、计划总结、计划审批、计划查询、计划统计等功能。

1.3.7计划数据报表

计划管理过程中，计划的数据报表能够更好的帮助企业管理者了解企业计划的落地情况。对计划执行过程的数据，致远提供数据报表功能，展现方式包含空间整体展现，计划完成看板、查询与统计。

1.3.7.1计划任务管理空间

在计划任务管理的空间中，相关的管理信息数据、统计图表在一个页面中展现，管理者可方便地随时查看相关内容，并且不同的管理者关注点不同所看到的内容也不同。

1.3.7.2计划数据看板

计划数据看板，能够更好的帮助管理者了解到个人、部门、项目等计划执行与完成情况，计划看板数据实时刷新。

1.3.7.3计划查询

提供计划查询功能，相关授权的用户可以在自己的权限范围内按照各个维度查询计划任务情况。支持手机端计划的查询统计。

1.3.7.4计划统计

提供计划统计功能，相关授权的用户可以在自己的权限范围按照相关条件进行统计分析，计划延迟率，计划完成率等等，支持条件筛选。

1.4方案价值

  计划管理能够为企业经营管理活动提供明确的工作内容和目标

计划管理可以管理者掌握企业活动的准确依据，也是其衡量经营管理效果的工作标准。领导和管理者以计划和目标为依据进行指挥和控制，出现问题也是对照计划目标进行检查和调整。

 计划管理可以减少企业经营风险

计划上报与下达使工作智能化与精细化，计划在执行的过程中通过周期性的检查和调整，及时防止工作失误和造成的潜在损失，计划的灵活调整与扩展满足企业动态化的管理。绩效管理的全融入，绩效情况自动及时地反馈给人力等相关部门，全面保障计划任务的落实情况。减少企业经营风险。

 计划管理可以充分利用资源、提高经济效益

  计划管理通过企业资源综合平衡在“空间和时间”上的合理安排，使经营资源得到充分利用、减少浪费，提高了企业的经济效益。

 计划管理可使各部门之间更好地协调配合、统筹协同

计划管理可充分挖掘及合理利用企业的一切人力、物力、财力，人与人、人与部门之间的协同，从而取得最佳的经营管理效果。

1.5客户案例

1.5.1西安沣东现代都市农业发展有限公司

1.5.1.1客户简介

西安沣东现代都市农业发展有限公司是由西咸新区沣东新理委员会、西安沣东发展集团有限公司运营管理，于2012年4月组建的全资子公司，致力于将以农业科技为先导建立起来的集种植业、养殖业、特色农业、精品农业、旅游农业、观光农业、加工业、服务业于一体的综合农业发展公司。规划面积约5000亩，是目前距离西安城区最近的大型现代都市农业项目。

2014年采购致远协同办公平台，逐步实现协同基础应用，业务应用如合同管理、计划管理、绩效管理等。

1.5.1.2应用亮点

根据客户的实际需求，利用致远协同办公平台实现沣东农业计划管理需求与绩效考核需求，实现计划与绩效的简单整合。

 应用框架

 应用特点

1、实现员工/部门按照一定周期（月/周）计划编制与审批，计划期间计划管理员可调整计划。

2、上级领导针对编制的计划可以配比权重，计划得分根据权重系数，进行自动运算。

3、部门计划可以由员工重点工作自动汇总生成，部门间配合工作可以自动带入计划内。

4、未完成计划下周/月自动带入计划编制，无需重复录入和校验。

5、计划滚动执行，未完成计划可以置顶显示。

6、绩效得分不需人工干预，每月按照一定的公式自动算出。

 应用展示

1、员工月工作计划及考核表

2、部门月工作计划及考核表

 与绩效的对接

绩效得分=个人计划得分*X+综合得分*X +部门计划得分*X  (主要应用于员工、部门经理、高管)。

1.5.2四川金海鼎盛集团

1.5.2.1客户简介

四川金海鼎盛集团的前身成都金海置业有限公司成立于2000年1月，专业从事房地产开发已达十余年。2014年公司完成改组成立了集团，下辖成都金海置业、攀枝花金海实业、成都金海锐意营销、四川衡易物业、四川金海锐鑫装饰、四川锐信工程管理、成都金海锐通商贸、成都金海科技等十余家公司。

金海从2009年起就开始使用致远协同管理软件，一直随着致远互联的发展和更新，不断地深化着自己的应用。

其中房地产开发的计划任务管理非常关键，因周期较长，执行不是一蹴而就的，必须分部门、分期（如按月）来实施。因此需要把计划任务进行必要的分解来加以落实，同时辅以绩效考核等手段加以推动。

1.5.2.2应用亮点

 应用逻辑

 应用亮点

1、过程记录

项目计划任务由运营中心编制后填入数据表中，以此进行报批。批准后的内容在审批完成即记录，实际发生的情况都由运营中心检查核实后记录。历次的调整包括审批的表单都完整罗列出来，方便查阅。

2、任务分发

运营中心将拟制的任务初始计划提请审批。审批完成后，各个任务的执行计划生成，同时计划任务按部门进行分发，生成了各部门所负责的计划任务列表。

3、任务落实

各部门在填写月度计划时，须将《部门项目计划任务表》中当月在进行须落实的计划任务填写到月度计划中，做好月度工作目标的安排，切实推进项目计划任务。

4、任务调整

项目计划任务的执行有可能因客观原因需要调整，如此才能真正落实。责任部门可在计划任务开始、完成之前申请，经公司批准才能按调整后的执行计划来落实。

文档来源：北京致远互联软件股份有限公司]