关于重庆区域公司常用函件的管理规范

各部门：

为规范重庆区域内外函件的管理，提高报文质量，加强函件严谨性，现对重庆区域所有对外函件格式和内容要求统一规范，请各部门按以下规定认真执行。

一、函件类型

按照内容，目前暂划分为：追欠公函、    撤柜公函、罚款公函、促销公函、通用公函、委托书、限期整证书、收入证明。

（范本格式详见附件）

二、函件格式要求

1、纸张规格：函件纸张必须使用A4打印纸。不得使用二次纸或其它不符合规格的用纸。

2、文号：凡对外发送的公函，均必须按照以下要求编写文号。

1）以“重庆茂业百货有限公司”名义发函的，编号为：渝茂百外函字[200X年]    号

2）以“重庆迪康百货有限公司”名义发函的，编号为：渝迪百外函字[200X年]    号

3）以“重庆成商百货有限公司”名义发函的，编号为：渝成百外函字[200X年]    号

4）以“重庆茂业地产有限公司”名义发函的，编号为：渝茂地外函字[200X年]    号

5）以“重庆东方时代物业管理处”名义发函的，编号为：渝崇物外函字[200X年]    号

6）以“重庆崇德实业有限公司”名义发函的，编号为：渝崇司外函字[200X年]    号

7）以“重庆富春勋业房地产开发有限公司”名义发函的，编号为：渝富司外函字[200X年]    号

3、字体

文件标题统一选用黑体二号加粗字体，文号选用5号黑体字体，正文及收文单位名称选用宋体小四号字体。

4、正文间距：固定值28磅。

三、函件内容要求

1、函件抬头：应为收件者的法定全称，不得减写或缩写。

2、函件正文：发函部门根据实际情况参照相应的函件类型拟稿（用电脑打印，不得用手写）；内容可根据不同的情况（不同供应商、不同的欠款金额、不同的活动内容、不同的要求与处罚程度）而定，做适当修改与调整，无需对照本公函照搬全用；

3、落款：对供应商发函的函件，落款公司名称须与合同签订时我公司使用的名称保持一致；

4、函件内容中涉及财务数据的（如销售数据或欠款数据等），必须由财务部核实金额；涉及合同条款的必须核实合同原件；

5、日期一律用中文数字，不可用阿拉伯数字；

6、可能涉及到诉讼的必须特别注意措辞，务必经法务室审核。

四、函件的签收

部分函件必须由收件方签收确认（详见各函件范本的使用说明），签收确认的方法：

1）发函人员在秘书处领取盖章函件；

2）在无法正常递送或对方无法亲自签收的情况下，采取特快专递的方式，由档案室向发函人员确认收函人准确名称及地址，及时有效地投递，并在第一时间内收回对方签名回执，并将其与公函一并存档。

3）将盖章函件及时发送给收件方，并清楚告知此函需对方盖章确认，对于必须返回的确认函件，需在5个工作日内予以收回，并返回给公司秘书处存档。

五、函件的签收工作督办

如函件需经对方签收的，必须在一周内将有效证据交秘书处档案室存档，秘书处应按月度统计未及时交回对方签收件的责任人，转人力资源部兑现考核；

此通知自下发之日起，公司审批此类函件将不再接收其他形式的文本！

                                             重庆区域秘书处

二○○七年四月十六日

渝    外函字【2007】   号

公 函

                      ：

截止      年     月    日，贵公司在我公司              店所设专柜，累积拖欠各项费用共计￥          元，连续欠款时间已经超过      个月。

如贵公司对欠款数额有异议，请在收函后     日内与我公司对帐，如无异议，请贵公司于       年      月     日前交清所有拖欠费用，逾期不交清，我公司将采取相关措施维护我公司的合法权益。请贵公司严格履行应尽的义务，否则，将承担合同约定的不利后果。

特此函告！

                                                          公司

                                         二○○   年   月   日  

本函使用说明：

1、此函为我司对外催欠公函，内容必须明确、准确欠款数据及欠款时间；

2、由需求部门自行拟函；

3、由需求部门自行转财务部会计和经理签字确认金额；

4、函件盖章后由秘书处留一份存档；

5、由需求部门送达公函给收函方，并取得有效送达证据交秘书处档案室保存；

6、本函件有效的送达方式为：交对方盖章后收回、交对方授权人员签收后收回、

用特快专递邮寄，并取得签收回执。

渝    外函字【2007】   号

公 函

                      ：

首先感谢贵司对我司的支持与配合。

贵司在我          店所设             专柜进场以来，销售业绩持续低迷，           专柜连续      月的销售额均未能达到双方合同约定的标准。         专柜单位营业面积销售额连续      月均排在同类专柜的末    名之内，令我司十分遗憾，根据贵我双方合同约定及双方长远利益考虑，我公司决定：

暂停与贵公司合作，待时机成熟后再与贵公司继续合作。

请贵司在     月    日前派人前来办理撤柜手续，逾期，我公司将按合同约定处理。

特此函告！

                                                          公司

                                         二○○   年   月   日  

同意贵公司处理意见。

                    公司（盖章）

代表人：                （签名）

本函使用说明：

1、此函为我司通知供应商撤柜公函，内容应尽量阐明要求对方撤柜原因或依据；

2、由需求部门自行拟函；

3、函件盖章后由秘书处留一份存档；

4、由需求部门送达公函给收函方，并取得有效送达证据交秘书处档案室保存；

5、本函件有效的送达方式为：交对方在指定位置盖章后收回或交对方授权人员

在指定位置签收后收回。

渝    外函字【2007】   号

公 函

                      ：

贵公司在我公司        店所设           专柜，      年    月    日发生                                                        。这种严重违约行为不仅损害了我公司的经济利益，也对茂业百货的商誉造成了不利影响。根据贵我双方所签合同的约定，贵公司应向我公司支付违约金￥           元，（大写人民币                      ），此款将从贵公司的货款中予以扣除。

本着友好合作，互利互惠的原则，请贵公司收函后高度重视此事，加强管理、严格履行合同约定，杜绝此类事件的再次发生。

特此函告！

                                                          公司

                                         二○○   年   月   日

同意贵公司处理意见，并同意从我公司货款中扣除违约金。

                    公司（盖章）

代表人：                （签名）

本函使用说明：

1、此函为对供应商进行处罚的公函，内容重要阐述对方的错误事实，我司对其罚款的依据，并明确罚款金的缴纳方式；

2、由需求部门自行拟函；

3、函件盖章后由秘书处留一份存档，因涉及财务结算，由秘书处发文至财务部；

4、由需求部门送达公函给收函方，并取得有效送达证据交秘书处档案室保存；

5、本函件有效的送达方式为：对方在指定位置盖章后收回或交对方授权人员在指定位置签收后收回。

渝    外函字【2007】   号

公 函

致友好供应商：

                  ，为充分利用良好销售时机，全面提升销售业绩，我公司决定举行                活动。从   月   日至   月   日，          推出此活动，在此期间，                             。

鉴于贵方与我公司的合作形式，此次促销活动的促销费用将由贵方全额承担，届时，贵公司所应承担的促销费用将按促销期间销售额的      计算。此款直接中贵公司货款中扣除或由贵公司现金缴纳。此函将作为我公司财务结算的依据。

对此次促销活动我公司将通过报纸、电台等新闻媒体进行广泛宣传，为本次活动推波助澜。希望贵公司积极配合，及时补货上货，保证货源充足，同时做好零售价格、进行折扣的管理与监控等各项工作，共创良好的社会效益和经济效益。

顺颂

商祺！

                                                          公司

                                         二○○   年   月   日

本函使用说明：

1、此函为促销公函范本之一，引言应醒目并有煽动性，注明活动时间、主题、参加门店、明确活动承担方式及供应商对货品人员的支持；

2、由需求部门自行拟函；

3、由需求部门自行转财务部总监确认扣率；

4、函件盖章后原件由秘书处档案室保存；

5、由需求部门送达公函给供应商，应尽量取得对方签收确认原件后交秘书处，秘书处再转一份至财务部留存。

渝    外函字【2007】   号

公 函

致友好供应商：

                  ，为充分利用良好销售时机，全面提升销售业绩，我公司决定举行                活动。从   月   日至   月   日，          推出此活动，在此期间，                             。

按照“利益共享、风险共担”的原则，此次促销活动的促销费用将由贵我双方共同承担，届时，贵公司所应承担的促销费用将按促销期间销售额的    %计算。此款直接中贵公司货款中扣除或由贵公司现金缴纳。此函将作为我公司财务结算的依据。

对此次促销活动我公司将通过报纸、电台等新闻媒体进行广泛宣传，为本次活动推波助澜。希望贵公司积极配合，及时补货上货，保证货源充足，同时做好零售价格、进行折扣的管理与监控等各项工作，共创良好的社会效益和经济效益。

顺颂

商祺！

                                                          公司

                                         二○○   年   月   日

本函使用说明：

1、此函为促销公函范本之一，引言应醒目并有煽动性，注明活动时间、主题、参加门店、明确活动承担方式及供应商对货品人员的支持；

2、由需求部门自行拟函；

3、由需求部门自行转财务部总监确认扣率；

4、函件盖章后原件由秘书处档案室保存；

5、由需求部门送达公函给供应商，应尽量取得对方签收确认原件后交秘书处，

秘书处再转一份至财务部留存。

渝    外函字【2007】   号

公 函（存根）

                      ：

因我公司             需               ，请贵公司                。以便我公司办理                                              。

顺祝

商祺！

                                                          公司

                                         二○○   年   月   日

渝    外函字【2007】   号

公 函

                      ：

因我公司             需               ，请贵公司                。以便我公司办理                                              。

顺祝

商祺！

                                                          公司

二○○   年   月   日

本函使用说明：

1、此函为通用公函，务必准确、简明扼要地阐明事件内容，合理慎重的提出须对方支持配合的工作，措词严谨；

2、由需求部门自行拟函；

3、函件盖章后一联由拟文部门交对方，另一联由秘书处档案室保存；

4、本函件有效的送达方式为：交对方盖章后收回或交对方授权人员签名后收回。

渝    外函字【2007】   号

公 函

                      ：

因经营需要，我公司的结算帐户已经进行了变更，现有的结算帐户详情如下：

户名：

开户行：

帐号：

请贵公司自      年     月     日起将我公司的应收货款按双方约定支付到上述帐户中，贵公司将货款支付到上述帐户后，视为已经向我公司履行了付款义务。因帐户变更产生的一切责任由我公司承担。

特此函告

                                                          公司

二○○   年   月   日

本函使用说明：

1、此函为变更支付帐号的范本；

2、单位名称必须准确，户名、开户行、帐号需填写清楚明白。

授权委托书（存根）

                     ：

因工作需要，我公司委托           负责处理                  事宜。有效期自      年     月     日至      年     月     日。

请协助办理为谢！

委托人：             

二○○   年   月   日

授权委托书

                     ：

因工作需要，我公司委托           负责处理                  事宜。有效期自      年     月     日至      年     月     日。

请协助办理为谢！

委托人：             

二○○   年   月   日

本函使用说明：

1、此函为我司授权某人去相关单位办理事宜的授权委托书范本；

2、单位名称准确无误，委托事情清楚明白，委托权限及时限适当；

3、函件盖章后一联由拟文部门交对方，另一联由秘书处档案室保存；

委托收款申请书

                     ：

因我公司              需要，请贵公司将我公司       月份货款               元支付给                        公司。贵公司将该笔货款支付给该公司后，视为向我公司履行了支付义务，由此产生的一切责任均由我公司承担，我公司无权再就该笔货款向贵公司主张权利。

顺祝

商祺！

                公司

二○○   年   月   日

本函使用说明：

1、此函为供应商申请我公司将货款支付给第三方时的委托书范本；

2、单位名称必须准确，委托事情清楚明白，所开具的货款支票单金额准确无误，委托要限及时限适当，措词严谨。

3、同时供应商就提交相关附件：对方公司营业执照及法人代表人身份证明；

4、此函适用于公司之间的委托收款，如个人委托收款需对申请书进行公证；

整改通知书

                     ：

贵公司在我公司          店所经营的          商品因            而不符合或违反                              ，请于      年     月     日前调整到位，具体情况请咨询         店        部。如因未按期调整到位而引起的一切后果由贵公司承担。

谢谢合作！

                公司

二○○   年   月   日

同意贵公司整改意见。

                    公司（盖章）

代表人：                （签名）

本函使用说明：

1、此函为要求通知供应商整改通知书；

2、公司名称需准确无误，正文阐明对方需整改的内容及要求的到位时间，措词务必征寻律师意见，先以口头沟通为主，如非得已不得自行选用此函；

3、由需求部门自行拟函；

4、函件盖章后由秘书处留一份存档；

5、由需求部门送达公函给收函方，并取得有效送达证据交秘书处档案室保存；

6、本函件有效的送达方式为：交对方在指定位置盖章后收回或交对方授权人员

在指定位置签收后收回。

保证书

                        ：

我公司不慎将下列财务单据遗失：                                  。

致使我公司无法正常与贵公司结算货款。现申请上述单据所涉款项以贵公司财务帐目为准进行结算，请贵公司给予批准。我公司保证结算后不再就上述单据主张任何权利，并承担因结算而引起的一切责任。

                公司

二○○ 年 月 日

本函使用说明：

1、此函为供应商申请按我公司帐面数结算的保证书；

2、必须准确核实财务单据及金额，明确责权关系；

3、原件交财务部留存。

 保 证 书 编号：

由于个人需求，本人欲向银行申请购房（按揭/ 装修/ 购车），现请求公司开具收入证明，此证明仅供向银行提交，所涉信息数据不具有其他证明效力，亦不做其他用途使用。

                                           保证人：

 日  期：

 收入证明 编号：

__           ___：

兹证明        （身份证号码：                 ），为重庆茂业百货有限公司员工，现月收入人民币          元（大写             ）。

特此证明！

                公司

二○○ 年 月 日

本函使用说明：

1、此函为公司自营员工因购房（按揭/ 装修/ 购车），需向按揭银行提供的月收入证明；

2、保证书由需求员工签名并加盖手印，收入证明由人力资源部按实填写；

3、函件用印后上联由秘书处保管，下联交需求员工。