采购部工作管理制度(细则)

一、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作效率，制定本制度。所有采购部人员及相关人员应均以本制度为依据开展工作。

采购部应该根据各部门的采购请求、库存原辅材料的种类、数量，考虑物料供求形式、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价，确保物料的及时供应，保证公司经营能够连续进行及采购的最佳经济效益。

二、目的作用

1. 作为采购部开展工作的规范依据。

2. 作为公司考核采购部工作业绩的衡量依据。

3. 作为采购部人员及相关部门人员工作中相互监督与协作配合的依据。

三、 采购部人员职责及管理制度

1. 廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。 

2. 及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以提升物料品质及降低采购成本。

3. 积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，早知道，早处理。

4. 负责公司所需材料的采购，询价、比价、议价以及合同的签订工作。

5. 负责供应商的开发、管理及维护工作。

6. 负责新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。

7. 物料订购及交期控制，积极追踪未完成采购物料，及时处理各种异常情况，确保采购计划能按期、保质、保量的完成。

8. 每月与供应商对账，按财务要求催开；协助财务部核对应付账款以及安排对供应商进行付款。

9. 来料的验收、入库、发放、物料的消耗统计分析、及协助质量部做好进货报验事宜。

10.积极参与紧急的、临时的采购工作。

四、 采购流程

（一）采购工作划分

1. 零星采购：使用部门按要求填写《采购申请单》，并写清用途，申请人签字，部门负责人审批；采购申请单需提交至采购处，经采购签字，由采购内勤登记后采购员方可实施采购。

2. 原辅物料采购：保管员每日11：00之前上报原辅材料库存，库存告急时做“涂红”提醒，采购根据现有库存量做采购计划并实施采购。

3. 常规低耗物料采购：保管员需掌握常规低耗物料使用情况，并根据库存做备库提采计划，列出明细后经采购签字，采购员方可实施采购。

4. 设备部所需设备及特殊物料采购：按要求填写《采购申请单》，并写清用途，设备签字后经常务副总/总工审批，提交至采购处，采购签字，由采购内勤登记后采购员方可实施采购。

5. 外协件采购：需要委外加工的部门按要求详细填写《委外加工申请单》，附图纸，由申请部门负责人签字后经常务副总/总工审批，图纸和《委外加工申请单》一并提交至采购签字，由采购内勤登记后方可实施采购。

（二）入库与出库

1. 原辅材料入库：保管员收到物料后，首先要对数量、型号、外包进行验收。按货物名称、到货日期、数量、型号等信息录入电脑台账，填写入库单，现场立《物料标识卡》便于物料先进先出的管理。保管员当日填写《送检通知单》送往质量部进行报检，一式两联。质量部应及时检验并将验收结果第一时间以书面形式反馈给采购内勤，采购内勤将每批次报检结果按种类录入台账做日后备查。

2. 配件及低耗小料入库：采购员按采购申请单采买到位后，须将采购申请单、物料供货单一并转交给保管员。保管员办理入库时按采购申请单复核物料是否按要求购买，并按供货单上的信息进行登记入账。物料入库保证定置定位，做到账物卡相符。当日将两份单据上交至采购部，采购内勤根据申请部门进行统计，同时复核采购员是否采买及时，准确，为采购员的绩效工作做基础数据。

3. 外协件入库：外协加工件入库时，供应商需提供出库单/送货单，并写清外协件名称、型号、数量和工时费等。送货时交与保管员，保管员根据供方的送货单进行验收，办理入库手续，将数据录入外协加工台账。如供方未提供送货单/出库单，库房拒收。保管员收到外协件后当日填写《送检通知单》送往质量部进行报检，一式两联。质量部应及时检验并将验收结果第一时间以书面形式反馈给采购内勤，采购内勤将每批次报检结果按种类录入台账做日后备查。

4. 新材料（原辅材料）：（1）开发或更换新材料均需供方提供材料样品试验，并提供质检报告。样品统一为采购经手签收，收到样品后，保管员办理入库并在当日进行报检，《送检通知单》上需标清供方名称、材料名称、型号等信息，还要标明“样品”二字，以便于质量部对物料及信息及时掌握。质量部验收合格后将结果及时反馈给采购部及工艺部负责人。

（2）材料接收后，采购内勤填写《新材料试验流程卡》转交至工艺部负责人，工艺部试验后，将试验结果和改进建议填写在《新材料试验流程卡》上，相关部门负责人签字后将此单据返回至采购部。采购内勤进行分类登记、存档。

5. 原材料发放：保管员每日按熔炼记录统计熔炼材料消耗，根据生产计划和前期材料消耗发放物料。物料发放数量以《领料单》形式一式两份，生产一份留作备查，保管一份作为记账凭证。

6. 辅助材料发放：经领用部门按要求填写《领料单》经领用车间或部门负责人签字后，保管员按其填写的信息发料，物料发放后保管员应按工序、车间统计领用明细，及时登记入账。

7. 低耗物料（配件、外协件、五金劳保等）发放：经领用部门按要求填写《领料单》，须写明用途，经领用车间或部门负责人签字后，保管员按单发放物料。每周一统一发放劳动保护，车间/部门负责人填写领用人数，并签字，其他员工不可私自领用。如劳动保护领用增加或减少，需求部门需经常务副总/总工审批后递交给库房，保管员按审批数量进行发放。物料发放后保管员应按工序、车间统计领用明细，及时登记入账。

8. 清理打磨物料发放：清理打磨物料领用需由打磨车间负责人填写《领料单》后签字，保管员按领用明细发放物料，领用日期、领用明细、领用人等需记录明确，合金旋转锉领用数量要精确到人。物料发放后及时登记入账。

注：所有物料领用都需保留领料单，保存期限为三年，作为日后复核凭证，每月25日封存，按年返回采购部。

（三）对账

当月发生的采购往来需要在当月28日前完成对账，对账无误后开具。

1. 采购员负责配件、外协件和低耗小料的对账。

2. 采购内勤负责原辅材料的对账，以及所有供应商往来账务的核对、催开、登记、票据交接等工作。

3. 统一接收人为采购，收到后，经手人签字、库房保管员验收签字填写入库单、采购确认签字，上报总经理，待总经理签字批阅。采购内勤按开票日期和厂家登记、挂账后上交财务部，财务部在《票据交接单》上签字并接收。

4. 为了避免长时间的货物资金往来导致账务混乱，采购内勤每月与供应商、财务部对账至少1次，及时对应付账款更新调整。

（四）付款

1. 所有采购部经手的供方，付款须由采购内勤填写付款通知单，付款申请人签字后经采购或采购总监签字批准，才可递交至财务部。如财务部未接到采购部负责人审批的单据就付款的，采购部对此项账务出现的任何问题概不负责。

2. 便于采购部能及时将付款信息通知到供应商让其接收货款，财务部按付款通知单上的金额完成付款后，应及时通知采购。

3. 采购内勤将当日完成付款的金额登记在应付账款台账，并标清付款时间和付款方式，每天将应付账款更新后及时上报给采购。

（五）合同管理

1. 所采购负责与客户签订采购合同，督促合同的正常履行。

2. 合同主要体现产品明细及价格、主要技术参数、运输方式、到货时间、付款方式、质保期等几个大的方面。如大型设备必须扣留质保金。

3. 采购合同一式叁份，供方一份，采购部一份，财务部一份。采购内勤将按具体项目、类别、名称、序号等内容划分登记台账。

（六）采购时效管理

所有的采购计划根据具体项目情况，确定哪些材料先到位，哪些材料订货周期长，力争做到材料不耽误生产运营的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划、在供应商供货期没有变更的情况下、按采购计划规定时间完成任务，做到及时采购、及时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况及材料使用情况。

（七）协助其他部门的工作

1. 设备维修：跟生产有关的所有设备、车辆、检测仪器等，出现故障后设备部应及时抢修，如我司没有能力完成该设备维修，需要供应商帮助时，设备部应主动第一时间与设备供应商售后服务人员联系，设备部沟通遇到障碍或未能得到解决办法时，可到采购内勤处报备，由采购员或采购协助设备部与供应商联系。

2. 原辅材料：因现有供应商所提供的的物料不能满足我司工艺和质量要求时，可开发新供方或更换新材料。由技术部/工艺部明确材料标准或技术/工艺部与供应商沟通确定材料参数后，以《采购申请单》的形式提交至采购部，采购部按技术/工艺部要求负责与供应商进行物料确认和跟踪。

3. 其他部门：如打印机、电脑等办公设备出现故障需要检修时，相关部门需要到采购内勤处报备，由采购内勤联系外部供应商进行检修。

五、采购部人员业务绩效

1. 采购员：（1）私自接收未按流程审批的《采购申请单》或未填写采购申请单直接采购的，该采购款项由采购员自行承担，且出现一次罚款50元。

（2）材料采购价格有浮动变化未及时上报的，该采购款项由采购员自行承担，且出现一次罚款30元。

（3）未经采购审批自行签订合同、更换供应商或安排付款的一次罚款30元。

（4）采购到货不及时，影响需求部门正常工作运行的，需求部门投诉一次扣款20元。

（5）采购的物料与采购申请单不符，出现一次罚款20元。

（6）未按规定要求时间对账催开的，影响财务入账，财务投诉一次扣款20元。

（7）其他部门需要供应商协助或其部门与供应商联系未果需要采购支持工作的，未及时与供应商沟通，耽误请求部门正常工作运转的，被投诉一次罚款20元。

（8）不服从领导安排的予以调岗或辞退。

2. 采购内勤：（1）未按规定时间对账、催收的，出现一次罚款20元。

（2）应付账款未及时更新或更新错误，出现一次罚款20元。

（3）付款通知单未经部门负责人签字审批后直接上交财务安排付款的，出现一次罚款20元。

（4）数据统计不及时或未统计的出现一次罚款20元。

（5）合同、供应商资料未按时更新整理归档或合同付款记录缺失有遗漏的，出现一次罚款20元。

（6）不服从领导安排的予以调岗或辞退。

3. 原材料保管员：（1）物料发放不及时或发放错误导致生产不能正常运行，被投诉一次罚款50元。

（2）库房维护清整不到位，物料和标识不符且物料未按定置定位摆放，出现一次罚款20元。

（3）台账与物料库存数量不符，出现严重盘亏盘盈解释不清楚且拿不出相关证据的，出现一次罚款20元。

（4）未按规定时间上报当日库存，且库存数量与实际不符时，出现一次罚款20元。

（5）物料发放记录不全或不清晰的发现一次罚款20元。如备查时发现有遗漏或缺项的，则在发现的当月按缺少的单据数扣款。

（6）不服从领导安排的予以调岗或辞退。

4. 配件保管员：（1）物料发放不及时或发放错误导致生产不能正常运行，被投诉一次罚款50元。

（2）未按领料要求发放物料的，出现一次罚款20元。

（3）未按要求及时做好常规用料备库计划导致采购出现紧急特采，出现一次罚款20元。

（4）台账与物料库存数量不符，出现严重盘亏盘盈解释不清楚且拿不出相关证据的，出现一次罚款20元。

（5）库房维护清整不到位，物料和标识不符且物料未按定置定位摆放，出现一次罚款20元。

（6）物料发放记录不全或不清晰的发现一次罚款20元。如备查时发现有遗漏或缺项的，则在发现的当月按缺少的单据数扣款。

（7）不服从领导安排的予以调岗或辞退。

六、现场跟踪与信息反馈

1. 采购部所有人员应紧密跟控现场物料使用情况，发现或接收到其他车间/部门，应及时上报采购，以便于采购部的管理工作更加完善。

2. 如采购部任意成员发现重大浪费现象，且情况属实，减少公司损失，可按其重要程度给予奖励。

3. 树立公司形象，不断学习，不断进步，体现自我价值，为公司创造更多效益。