活动前期准备

1.2.1.活动宣传

活动宣传对于一个活动的意义不用多说，如果宣传部到位，再好的活动都难以引起同学的关注。活动宣传一般包括两个大的块：一是媒体宣传，二是现场宣传，具体举办活动时应根据活动的具体内容、活动对象、以及活动规模对活动的宣传策略做详细的规划，并在策划上计划、指定详细的工作时间、合理安排人员，实际进行时还应按时完成进度，以达到预期的效果。以下将对两个大块的宣传方式做介绍。

1.2.1.1.媒体宣传

媒体宣传主要指的是通过某种媒介达到宣传的目的，主要方式包括张贴海报、分发传单、通过辅导员通知、或者直接联系各班班长等。

1.2.1.1.1.小海报

小海报主要指的是学院印制的规格为（？）的海报，海报印有机电学院的标志。小海报的绘制一般情况下由活动承办部门自行负责完成。小海报的存放在机电学院学生会办公室中（机械楼1023室），负责海报这一块的同学事先联系办公室取得学生会办公室的钥匙，取得海报后应及时返还办公室钥匙。

关于小海报的绘制：

小海报的具体内容首先应存入一篇的word档，并放入策划的附录之中留档保存。

小海报的内容基本应该包括活动的名称以及最后的落款：机电工程学院学生会宣，而而其他内容如活动的时间、地点、活动的安排、报名方式、活动详情的查询或者咨询方式（如相关活动负责人的手机号、邮箱、QQ等）可以按照实际的设计需要选择，再进行排版。海报应该突出活动最吸引人的部分，并且在海报上可以让人清晰地了解到活动的所有信息或者了解活动信息的所有渠道。

关于小海报的张贴：

一区：一般情况下，院级的活动小海报应该准备6张，五张张贴在男生2公寓，一张张贴在女生的15公寓。男生公寓贴海报无需申请，一张张贴在公寓前楼正门的公告栏处，另外4张分别张贴在2、3楼的电视厅以及自习室外墙上（？？栏上）。而女生公寓？？？

二区：二区的海报张贴除了食堂外、体育场外意外的公寓、阳光大厅都需要申请，申请的具体方式？？？

1.2.1.1.2.手绘海报

手绘海报主要

1.2.1.1.3.传单

传单主要指的是通过打印、复印等方式制作出来的16开纸制宣传材料。

与小海报一样，传单应该事先用word设计好，（也可用Photo Shop制作，但是介于打印的效果并不太理想，并不推荐）存入策划的附录之中。

传单的具体内容与小海报类似，但是相比小海报传单能够承载更多的信息，因此相对来说传单应该包含更详细的活动内容。同样传单应该包括最基本的活动的名称、以及最后的落款，着重突出活动最吸引人的地方、说明活

动对参与者的意义。而其他活动的具体信息则根据实际需要进行设计编排。

传单的印制：（主要调查一下哪家复印社比较便宜以及纸质哪家比较好?）

传单的分发：首先了解一下学院有多少个寝室（别忘了女生寝！），然后安排人员进行分发，分发的时间尽量选在晚上9点以后，那个时候同学一般在寝室休息。另外分发传单的时候应该有礼貌，“你好”、“不好意思打扰一下”、“麻烦您看一下”、“谢谢”等文明用语都是必须的。

1.2.1.1.4.院刊宣传

院刊的宣传指的是通过占用院刊一定的版面来对活动进行宣传。（建议开学前应该先了解院刊本学期的出版计划）

具体做法是：首先联系宣传部本期院刊的主要负责人（越早越好，这样子一方面能给自己争取尽量多的版面，另一方面也为院刊编写的主要负责同学带来方便），确定能够给的版面大小，然后相关同学按照版面的大小编写宣传材料。如果联系及时的话，院刊可以承载最为详细的活动资料，宣传材料同样要以“机电学院学生会宣”落款。在发给相关负责人之前务必谨慎再谨慎，对宣传材料要仔细审查，以防对读者造成误解。

1.2.1.1.5.联系各班班长

有时候活动还需要通过各班班长来协助宣传，在联系各班班长时一方面应该考虑时间，最好选在晚上9：30以后，不要选在中午，以免有些人有午睡的习惯；另外一方面应该考虑沟通的方式，其中以当面沟通效果最好。与班长沟通时应该充分考虑到班长的难处，同时保持自信、让班长们觉得这个活动的确能给班级带来好处，切忌以请求的方式，这样会给班长留下活动不好只能硬拉人参加的印象，给班长的思想上带来阻力。详细说明活动的意义之所在、活动能够解决班级里面的那些具体的问题、给班级带来什么样的荣誉、活动能给同学带来的好处等等，同时还应该向班长说明活动的简单流程，让班长觉得这个活动的确值得参加，也值得去帮忙宣传。

1.2.1.1.6.联系辅导员

联系辅导员是一种比较被动的宣传方式，能够引起同学相对较高的关注度，起到较好的宣传作用。但是如果要通过辅导员对班长施加压力或者强制要求参加活动的话就必须谨慎再谨慎，首先，通过辅导员宣传给人留下一种宣传不力的印象，另外强制要求容易引起同学的反感，对同学参加活动的积极性造成打击，同时，相应地也为各班班长的工作带来难度，毕竟学生会的活动很多还得靠班长帮忙，如果一再给班长“制造麻烦”容易引起班长本身对活动的抵制情绪。另外如果不得不选择这样的方式，强烈建议联系各班班长，疏解其心理障碍，首先让他认同这个活动，这

样有时能达到事半功倍的效果。

1.2.1.2.现场宣传

（？？？）

1.2.2.活动准备

活动准备包括两个大块，一是报名，二是活动现场的准备。

1.2.2.1.报名

报名方式根据活动的不同会有不同的方式。可以是上传电子版、也可以是上交手写版或

短信报名、电话联系或者直接找相关负责同学报名。但不论是电子版或者手写版的报名表都应该存档放入策划的附录之中保存。

1.2.2.2.活动现场准备

时间确定：

时间的确定包括两个方面。

一是大块的几个活动的时间段确定，对于活动时间的确定应该建立在充分的考察研究上。一方面要考虑各专业考试安排，另外一方面要考虑是否与其他活动安排冲突，最好能避开法定节假日，如果有嘉宾的话也要考虑嘉宾的时间安排，如果活动的持续时间较长或者参与活动者需要对活动做相应的准备，则应该考虑各专业课程安排。这些都应该在写策划之前咨询相关的老师、同学已获得全面的资讯。最后再进一步精确活动的时间。

精确活动时间，

场地相关：

在确定好时间以后则要开始联系活动的场地，其中最经常的就是借教室了。

借教室的方式如下：首先到找辅导员开借教室的单，待辅导员签名后带着借教室单到行政楼308室交给相关的工作人员（进去以后坐在右边的帅哥就管借教室）。他会给你开出另一张单子，签好名，写上自己的联系电话以后，带着他给你的那一半借教室单交给相关的单位（正心楼小教室借用是在201室，大的教室如11、12则在？？？诚意是？？格物楼是？？？）。然后再活动当天直接到交单的地方找相应教室的钥匙，开好多媒体后立即把钥匙送还。

借篮球场，网球场方法如下：

对于场地的布置，各个部门不同的活动对于场地的布置有不同的要求，详见各部门活动建议。

物资准备：

物资准备主要包括以下几项：嘉宾的礼品、水、活动所需的道具、条幅以及参赛者的奖品。具体根据活动的不同会有区别。详细见各部门活动活动建议。

人员相关：

人员安排主要包括三个方面：一是活动参与者、二是活动组织者、三是活动嘉宾。

对参与活动的同学应该根据具体需要事先（尽量在活动前一周）通知其活动的时间、地点以及其他的安排以方便参与活动的同学能够提前安排时间、并对活动作出相应的准备。

对活动组织者而言，应该尽量考虑到部门内不同同学的实际情况做出相应的安排，一般来说，都是所有的同学一起参与，在活动总负责人的分工下一同完成活动，另外活动的负责人还应该根据现场的情况做出相应的调整变化。

邀请活动嘉宾时同样建议提前一周以上通知，并询问当

时活动所确定的一段时间内嘉宾是否有时间，多问几个时间以防万一。

1.2.2.3.资金预算