加强制度建设 推进公司规范化管理

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来源：《活力》2014年第01期

        [关键词]公司规范化管理；方法；制度建设

        一、加强领导，健全机构，高度重视，强化管理

        制度建设是公司规范化管理的一个极其重要的部分，各项工作的规范化管理水平则直接体现在制度的建设上。制度建设的基本流程为制度的编制、制度的执行、制度的修订完善，三个环节工作的规范性与系统性对是否能逐步形成适应公司自身发展需求的规范制度体系有着决定性的作用，也是能否进一步提高公司规范化管理水平的关键所在。为确保制度建设工作扎实有效开展，公司成立制度建设工作领导小组，由董事长任组长，切实加强领导，落实领导和工作责任，做到上下联动、齐抓共建。切实增强制度的科学性、系统性、针对性和实效性，既注重激励性制度和实体性制度，又注重程序性制度，更注重制度的落实。

        二、公司制度的编制

        （一）制度编制的基本原则

        公司制度应具有可操作性、系统性、合法性、平等性——四大基本原则。我们在编制制度时严格遵守这四大基本原则。制度的可操作性是指，在编制制度时从业务实际需求和管理规律出发、以现有体系和制度为基础逐步进行优化和完善，特别要注意的是，编制的制度不能脱离当前管理体系、人员素质、文化习惯的前提来实施彻底式的变革，否则这样的制度不但很难具有可操作性。还有可能带来较大的管理风险；制度的系统性则是指在编制制度时坚持全面、统一的原则，从全局的角度出发，避免发生相互矛盾的情况，保证制度体系整体的协调顺畅：制度的合法性是指制度不能与法律法规发生冲突，否则就会缺少法律效力。（这一点我们的作法一是制度建设工作领导小组成员加强法律法规的学习，二是公年聘请一位律师为法律顾问，在制度编制方面请法律顾问指导把关。）制度的平等性指编制的制度对各级管理层都应该一视同仁，不能因职位等方面的高低而有所区别。坚持责任、权限、利益相一致的原则，不平等的制度必将引起内部的矛盾与冲突，影响企业正常工作的开展。

        （二）制度编制的基本做法

        1.全员参与。制度制订是一个“自上而下”和“自下而上”的过程，各项制度制订都要经过全方位的论证，都要充分考虑和吸收各方面的建议和意见，以形成大家能共同接受、共同遵守的合理制度，大家遵守合理的制度。编制制度时仅仅单靠一个或几个人的苦思冥想是很难达到理想效果的。全员参与，多沟通、多论证是制度编制必须要做好的一个环节。在编制和修订制度时。涉及部门岗位责任制的我们请各部门先起草初稿，然后领导小组审订把关；由领导小组编写的管理制度也印发到名部门广泛征求意见。制度草案审订后，要召开职工代表大会讨论，提出修改意见，再上报董事会批准。

        2.借鉴引进。每个企业都有自己优秀的管理思想和经验，而这些优秀的管理思想和经验的结晶往往都体现在制度或管理模式上。所以在制度编制时可以将其他企业好的管理制度借鉴到自己的企业中，与自己的管理文化和管理体系有机结合，形成企业自己的特色，为自己的企业服务。借鉴引进同时也是搞好企业制度建设的一项捷径。我们组建齐齐哈尔市第七粮库有限公司时，粮库的制度我们一片空白。在领导的支持下，我们找来储备粮齐齐哈尔直属库和齐齐哈尔市第一粮库有限公司的制度，根据我们公司现在的规模、设备设施，制定了共5部分86项制度。

        3.调查研究。就是要运用正确的观点、合理有效的方法，抱着谦虚、学习的态度，深入企业实际了解情况，掌握第一手材料，进行综合分析+制订出切合实际、规范有效的制度，调查研究是编制制度极其有效的一种科学方法。调查的方式一般可采用普遍调查、典型调查、会议调查、访问调查、收集书面材料等，编制时可根据制度类型的需要选取一种或几种调查方式。只有经过调查研究制订的制度才会更科学、更具有可操作性。我们最常用的是会议调查，通过召开部门负责人会议，讲清我们编制制度调查研究的意义，涉及每位职工的切身利益。请大家珍惜参与制定制度的机会。有什么意见和建议请提出。让部门负责人把大家的意见带上来，在编制制度时领导小组充分吸收合理化建议。

        4.事无巨细制度化。实际上是关于制度有效覆盖面的问题，是制度相对企业管理需要的充分性问题。企业每一个重要的管理、工作和技术事项都应该用制度加以合理规范，使各项工作规范有序进行，以提高工作效率。减少管理成本。

        另外，在编制制度时，制度内容的文字表述也是一个不可忽视的方面。应做到语言准确、概念清楚、文字简练、通俗易懂。

        据统计，我公司除前文提到的第七粮库管理制度外，已编制《企业管理制度汇编》，其中，岗位职责包括总经理岗位职责、副总经理岗位职责等54项制度：管理制度包括职工代表大会实施细则、审计工作管理制度、职工奖惩规定等35项制度；安全工作管理规定共112条。《财务管理制度》包括会计岗位责任制、财务管理制度、会计电算化管理制度、预算管理制度、会计核算、费用管理规定等6部分19项制度。《分公司管理制度》，其中，岗位职责包括负责人岗位职责、稽查队长岗位职责等7项；管理制度包括社会服务承诺制度、服务质量管理制度、调入销售管理制度等26项。《培训中心管理制度》，其中，管理制度包括卫生管理制度、处理投诉制度、消防安全管理制度等20项；岗位职责包括主任岗位职责、总带班岗位职责等42项。《客户服务中心管理制度》包括营销员工作责任制度、送货管理制度、质量事故管理办法、客户管理办法等30项管理制度。《盐政执法工作制度》包括盐政执法培训制度、盐政执法责任制实施办法、重大盐业行政处罚备案审查制度等30项制度。

        三、狠抓各项制度的落实

        （一）加强制度的宣传与学习

        在企业内部，因年龄、文化、生活实践等方面的不同，每个人的规范化管理意识、制度执行意识也存在着较大的差异，必然有一部分人在意识上有所落后，而这些人也是企业管理的重点对象。面对他们，首先要做到的是通过宣传、组织学习来提高他们的规范化管理意识。因此，宣传制度、组织学习制度、提高制度执行意识是一个企业提高制度执行力和执行效率的基础工作，基础工作做好了，才会创造一个良好的制度执行环境。2007年7月初，在齐齐哈尔开全省盐业现场会，我公司在年初就组织人力修订公司管理制度，经过编制、讨论、审订等系列过程最终到印制下发后，公司下发通知。要求各部门用5月份整整一个月时间来宣传、学习、贯彻公司制度，本部门制度要精学，达到熟知。其他部门的制度也要基本了解。再一次掀起宣传、学习制度的高潮是2010年2月，全市一体化管理外县全部上收完毕后，我们增补了分公司管理制度部分，为强化管理，也是用了一个月时间抓制度的学习与执行。这对贯彻执行公司制度是大有裨益的。

        （二）加强日常的监督、检查

        日常的监督、检查是及时了解制度执行情况的重要手段，也是企业控制和提高制度执行力必须做好的前期工作。我公司的监督检查是通过平时的暗察暗访、半年和年底的监督检查来实现的，由公司纪检牵头，结合开展齐齐哈尔市纠风办搞的“关注民生、服务发展”群众满意单位评议活动进行检查，检查之前是部门先自查。我公司从2008年起对各分公司、配送中心、培训中心进行工作目标管理，包括食盐经营、政执法、安全生产、优质服务等4个方面，每个方面进行百分制考核，每个方面又分日常工作、现场检查、暗察暗访和访问客户等方式进行考核打分，进行综合评比。

        （三）将考核处理与教育激励相结合

        规范化管理应与人性化管理有机结合，对受到处理的干部员工，要通过引导、教育、沟通，让干部员工被处理后有好的表现。让部门管理工作有新的提高。这个方面工作往往容易被忽视，其实制度的目的不是处理人，而是用以规范人的行为、提高人的素质，因此对违反制度的干部员工，做好他们的思想教育工作，提高他们的思想水平和思想素质，是提高企业整度执行力的一个不可忽视的环节。2010年，我们针对行政不作为问题对讷河市盐务管理局给予黄牌警告处分，对2名稽查大队长给予行政警告处分。处理后，分管稽查工作的副及时与他们沟通，做他们的思想工作，要放下包袱，振作起来，使当事人正视缺点和错误，变压力为动力，提高了责任感和事业心。年末考核，他们都得到了领导和同志的认可。

        四、制度的修订完善

        （一）制度的修订完善应具有时效性

        对制度的有效性、适宜性、充分性进行不断的评审与更新，是企业不可忽视的工作，这项工作也是一项需要花费较大精力的、有较大难度的工作。要想较好的保证制度的时效性，企业内部的每一个组织机构都应该抽出一定的人员和花费一定精力来致力于制度建设这个工作。

        （二）制度的修订完善应坚持“边制订、边执行、边完善、边上报备案”的四边原则

        在工作过程中，随时可能碰到一些不确定的管理事项，甚至一些管理漏洞，这就需要我们通过完善制度来规范工作。但制度的修订完善和正式发布是需要一段时间的，为弥补缺少明文规定的制度可能给管理工作带来的不良影响，及时避免和减少不规范的行为或做法，这时候我们就需要采取“边制订、边执行、边完善、边上报备案”的方法来解决这个问题。在日常管理工作中，只要有好的想法、好的管理思想就要先遵照执行，而不是等到正式制度文件下发后才执行。同时，按“四边”的要求来开展制度工作这也是较好保证制度时效性的一个有效方法。在公司不断发展、业务领域进一步拓宽的时刻，我们的制度建设与时俱进，及时修订、补充、完善。按制度办事，以制度管人，注重用制度规范行为。把一些原则要求制度化、具体化，制定明确的、便于操作执行的准则或规定，不断提高管理工作的科学化、民主化和规范化水平。比如齐齐哈尔市盐务管理局（公司）食盐市场供应应急预案，我们是2003年抗击非典时制定的，在2007年全面修订企业管理制度时重新修订，2011年3月平息食盐抢购风波后我们根据新形势、新特点、新经验，又对该预案进行了全面修订，并报市粮食局和市应急办办案。

        总之，制度建设是一项长期的、艰巨的、根本的任务。任何制度都要经历一个从建立到不断完善的过程，任何制度的内容和形式都需要根据企业经营的变化而不断废止和更新。企业应充分认识到一制度建设的重要性，不断思考、不断总结，不断推进制度建设，努力建立健全并保持一个适应企业自身需要的规范制度体系，为提高企业的规范化管理水平提供一个强有力的制度保证。

        （编辑/穆杨）