贸易公司财务管理制度

总  则 

 1、 依据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》制定本制度》。    

2、 为规范公司日常财务行为，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，便于公司各部门及员工对公司财务部工作进行有效地监督，同时进一步完善公司财务管理制度，维护公司及员工相关的合法权益，制定本制度。     

财务管理细则 

一、财务工作岗位职责     

（一）会计职责  

   1、 按照国家会计制度的规定记账、复帐、报账，做到手续齐备、数字准确、账目清楚、处理及时。 

   2、 开具和审核，各项业务款项发生、回收的监督，业务报表的整理、审核、汇总，业务合同执行情况的监督、保管及统计报表的填报。 

   3、 会计业务的核算，财务制度的监督，会计档案的保存和管理工作。     

4、 完成部门主管或相关领导交办的其他工作。  

    （二）出纳职责  

   1、建立健全现金出纳各种账册，严格审核现金收付凭证。     

2、严格执行现金管理制度，不得坐支现金，不得白条抵库。

   3、对每天发生的银行和现金收支业务作到日清月结，及时核对，保证帐实相符。  

二、现金管理制度  

   1、 所有现金收支由公司出纳负责。 

   2、 建立和健全《现金日记帐》簿，出纳应根据审批无误的《现金支出证明单》、《现金收入证明单》逐笔顺序登记现金流水收支帐目，并每天结出余额核对库存。作到日清月结，帐实相符。  

   3、 出纳收取现金时，须立即开具一式三联的《现金收入证明单》，由缴款人在右下角签名后，交缴款人、出纳、会计各留存一联。  

   4、 任何现金支出必须按相关程序报批（详见支出审批制度）。因出差或其他原因必须预支现金的，须填写借款单，经总经理签字批准，方可支出现金。    

5、 收支单据办理完毕后出纳须在审核无误的收支凭单上签章，并在原始单据上加盖现金收、付讫章，防止重复报销。  

三、支票管理  

   1、 支票的购买、填写和保存由出纳负责。  

   2、 建立和健全《银行存款日记帐》簿，出纳应根据审批无误的银行单据，逐笔顺序登记银行流水收支帐目，并每天结出余额。  

   3、 出纳收取支票时，须立即开具一式三联的《支票收取登记表》，由缴款人在右下角签名后，交缴款人、出纳、会计各留存一联。  

   4、 支票的使用必须填写《支票领用单》 ，由经办人、主管会计、总经理签字后出纳方可开出。  

   5、 所开出支票必须封填收款单位名称。  

   6、 出纳依据支票领取单，序时登记在支票领取簿上，加强支票管理。  

四、印鉴的保管  

   1、银行印鉴必须分人保管。 

   2、印章包括企业公章、合同专用章、财务专用章、专用章、法人私章。     

3、财务专用章和法人私章分别由会计和出纳负责保管。     

4、公章使用应在《公章使用登记簿》登记。 

五、现金、银行存款的盘查  

   1、 出纳人员在每周完成出纳工作后，应将库存现金、银行存款的上存、收入、支出、结存情况，编制“出纳报告表”，并对由出纳保管的库存现金，由会计或总经理指定人员于每月终了进行定期对帐盘查，其他时间进行抽查。     

2、 出纳应根据银行存款日记帐的帐面余额与开户银行转来的对帐单的余额进行核对，对未达帐项应由会计编制“银行存款余额调节表”进行检查核对。     

3、 其它依据相关会计制度及法规执行。  

六、支出审批制度 

（一）目的  

1、为简化支出审批手续，提高工作效率。     

2、防止因私占用公司财产。

（二）审批程序 

（三）计划审批内容  

   1、 购买日常办公用品、计算机的外设配件和耗材支出计划，由行政负责人填制办公用品请购单，报公司总经理审批。原则上由办公室负责人统一购买并库存，各部门登记领用，领用时，需在办公用品领用单上签名。每月底由行政负责人向财务提供有关方面的明细表。  

   2、 固定资产与办公家具：其购买由各部门报申请计划，经部门负责人签字，公司总经理批准。    

    3、  工资、奖金的支出： 

（1）考勤专员负责每月员工考评及员工动态资料的编制。     

（2）出纳员负责员工工资计算和《工资发放表》的编制。     

（3）主管会计负责《工资发放表》的审核。     

（4）总经理负责《工资发放表》的审批。

4、提取备用金： 

（1）提取备用金，由出纳或者备用金申请人填写《备用金提取申请表》，报主管会计审核签字，总经理审批签字，方可提取。   

5、借款审批 ： 

（1）员工因工作需要领取现金及支票时，应填写“借款单”经公司领导审批后，到出纳处领取。 

（2）凡属于出差借款的，在填写“借款单”之前，还应填写“出差申请表”，总经理审批。 

（3）若发生支票遗失，应立即通知财务人员办理支票挂失手续。 

（四）报销手续  

1、应酬费的报销： 

（1）商业聚会及宴请客户，应在合理的食物和饮料之内。并应在业务招待费用明细表上清晰，详细地注明宴请的对象，时间，地点及目的。

2、市内交通费报销: 

（1）无论是出差还是在工作所在地，市区内的外出公干，应尽量利用公共交通工具（巴士，公共汽车，地铁，轻轨等）。在综合考虑时间，效率，便捷（如需多次转车），方便（如携带行李，工具等）等因素的情况下，可乘坐出租车，报销时需在上注明乘车事由，及起止地点,出租车费每张限额为50元，超出部分由个人承担。

 3、电话费用报销： 

（1）销售人员每月限额300元，后勤人员每月限额100元，凭实报实销（使用公司手机者除外）

 4、私车公用费用报销： 

如员工用私车处理公务而产生的有关费用，根据以下规定由公司报销： 

（1）1.2元/公里 过路费停车费实报实销。所有用车记录必须填写行车记录表，报销时附带记录表复印件。 

（2）用车费用报销每月一次，单独填写递交。 

（3）周五用车结束后，请将车停回公司停车场，钥匙交由公司行政人员保管。如有特殊情况需要周末用车，报告公司后方可使用。 

5、差旅费报销管理规定：  

  为保证公司差旅费的合理使用，规范差旅费的开支标准，特制定此规定，具体如下：  

（1）费用标准： 

a.差旅个人工作用餐补贴： 

每人每餐标准30元，不包含早餐，不需要，审批后直接领取。 

b.宴请客户用餐标准： 

实报实销，所有参与者平均每人不得超过200元，如有超标现象，须总经理特批。

c.交通费： 

私车公用：根据出车表记录，按照1.2元/公里进行补贴（包含油费，停车费），过路桥费实报实销。 

公共交通：本着快捷/安全/节约的原则，实报实销。城市内提倡坐地铁/公交车，每天的士费用不得超过100元，如有超标现象，须总经理特批

d.住宿费： 

住宿费用每天不得超过280元，实报实销，报销时须提供及账单。出差人员是指经公司总经理批准离开本市一天以上进行各项公务活动的员工。 

 （2）出差人员出差需持有公司总经理签字的《出差申请表》。申请表中需注明称、出差人姓名、出差时间、出差地点、出差事由、 出差来回乘坐交通工具、预计差旅费金额，报总经理审批，凭申请单和费用报销单办理借款和报销手续后将申请单交财务部存档。 

5、费用报销单注意事项： 

（1）原始票据由右至左呈“鱼鳞状”错叠粘贴。不要超过规定的粘贴纸。原始凭据较多的按同类分类贴报销单原始凭据附后，写上报销人等内容，领导只在报销单上签字。 

（2）按规定分类标准粘贴，同类费用粘在一张报销单上，不要将各类费用混杂一起，以便财务人员分类归集成本。  

（3）费用报销单上部门、日期、附件页数、用途等填写完整；不得涂改；大小写金额一致。 

（4）填写完整，抬头正确，定额填写客户名称；报销人在上签字，经办人应查询真伪。 

（5）票据粘贴单要填写单据张数与金额。 

（6）差旅费报销需附出差申请单。 

（7）购买办公用品需附、入库单，保证入库金额与报销金额一致。 

（8）购买低值易耗品和固定资产需附、低值易耗品或资产购置请购单、入库单等及出库单。

（9）快递费由行政人员统一报销。

 6、各类报销费用明细 

（1）办公用品-办公用品、文具。（500元以上须附清单） 

（2）培训费-员工培训费、购书。

（3）印刷费-复印、印刷、资料制作费。 

（4）快递费-邮费、快寄费等。 

（5）电话费-座机费、手机费、网络电话费。 

（6）交通费-车费、出租车费、小车过路费、汽油费、租车费。 

（7）维修费-办公设备维修、建筑物及公共设施维修 。 

（8）宣传费-订报、广告、标牌、宣传等。 

（9）招待费-餐费、食品、饮料、礼品。 

（10）其他-上述未列入的费用但用于公司合理的费用项目。 

七、往来帐务管理制度 

（一）应收帐款及销售管理  

   1、 公司业务人员在公司为其客户提供了相应的商品或服务后，应及时把收货认定单交由客户确认，并及时催收款项。  

   2、 "现款现货、款到发货"的原则，所以原则上不允许赊销，对确需赊销的，应先总经理提出书面报告，报告中必须要说明出现应收账款单位的资信状况（包括其经营资格、资信状况及经营能力等），报告经总经理审批，且该应收账款的期限不能超过一个月。对应收账款超过一个月的单位，业务人员必须及时书面报告财务部并采取措施，并指定专人负责解决。 

     3、   每月末应编报"应收账款对账明细表"客户对账，并获得客户签字、盖章的确认书。  

八、管理制度 

（一）对外销售开具的规定 

1、根据税法等有关规定，会计专人办理的领购、开具和保管业务。 

2、申请开具需提供销售合同，开具申请单。申请单上要填写客户详细的名称；客户为自然人的，要如实填写姓名。 

3、所有对外出具的，均得经办人在登记簿上签字登记。签收单位需在签收到上签名并扫描或传真回传。 

4、对于赊销的，除经特殊审批外，欠款未收回前，不能将出具给客户。

5、专用的开具对象仅限于具有一般纳税人资格的公司，对一般纳税人以外的任何单位和个人不得开具专用。 

6、需要开具专用的新客户，须提供该单位的一般纳税人资格认证，税务登记证副本复印件，并在复印件上加盖单位公章，同时提供在税务机关备案的单位电话号码，开户银行名称和银行账号。 

7、公司经办业务员依据出纳开具的收款收据，或对方的收货单据，按税务登记证上的单位名称，编制开票申请单（开票申请单附后），要做到字迹清楚，项目齐全，计算准确，交主管会计开票。开票申请单和记账联一同作为记账凭证附件。 

8、对于上的记载事项有变动的，客户要及时提供变更证明，以利业务结算；变更证明要即及时作附件入账或归档管理。 

9、退货的处理：对于批准的退货，将已开具给客户的联及抵扣联（购货方未作账务处理或原未交给客户的联及抵扣联）或购货方主管税务机关出具的《销售退回及折让证明单》（购货方已作账务处理），粘附在红字存根联后，作为开具红字的依据，并按照退回单据开具相应的红字（附红字记账联外，其他联次均不得撕下），编制通用记账凭证，并在红字存根联注明原蓝字及红字的记账联存放地点。 

（二）进项的规定 

1、接受要严格按照国家关于《违反管理的处罚》的条款进行审核。 

2、接受的要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰，手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。 

3、交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供的单位名称相一致；如果名称等记载事项发生变更，对方一定要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。 

4、对于接受的专用除参照以上规定审核外，应先到税务机关及时办理认证手续，然后再办理业务结算手续； 

5、接受要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的，以降低成本、费用；对无法提供具有抵扣作用的或无资格提供该类的单位，可以让其提供无抵扣作用的，但要以扣除税额后的金额结算。 

6、业务人员取得符合抵扣条件的后，应及时办理实物入库、票据入账手续，不得拖延，暂时无法完成货物品质鉴定的，可先办理入库、入账手续，但须通知财务部门暂不作为付款依据。 

（三）运输的规定 

1、运输。列运费必须取得"公路、内河运输业统一"，货物代理业的和定额不予抵扣。合规的运输，按照结算金额的7%的抵扣率计算进项税额（或根据税务局要求进行调整），随同运费支付的装卸费、保险费等杂费不得计算扣除进项税额。  

（四） 应付帐款管理  

1、付款申请单流程 

（1）经办部门经办人员提出付款申请，填写付款申请单。 

（2）财务部审核申请金额及付款进度与合同约定是否一致，签字确认，或驳回 

（3）总经理审核申请金额及付款进度与合同约定是否一致，签字确认，或驳回。 

（4）签批后的付款申请单交出纳付款。付款申请单必须填写完整，不得涂改，且大小写一致，付款后出纳连同银行水单交财务做账

 2、 流程图：

九、存货管理制度  

（一）采购管理 

一、国内产品采购基本流程：由采购员编制采购订单，上报总经理审批，经审批后由采购人员组织采购。经确认的采购订单及采购合同复印件交主管会计入账。 

二、进口产品采购基本流程： 

三、采购人员应与供货商签订采购合同。合同签订严格按照合同管理制度规定的流程和要求执行。 

四、所有采购物质必须办理验收入库手续，填制验收入库单，一式两联，一联交主管会计入账。 

五、退货由采购人员上报总经理后与供货商统一协调，经协调办理退货，应填制退货单，一式两联，一联交主管会计入账。

（二）销售发货管理 

一、发货统一使用发货单。 

二。、发货应当以有效的书面证明为依据，严禁凭电话通知等形式发货。有效的书面证明指传真，领导审批，客户签字盖章，销售经办人签字等，有效的书面证明应上报主管会计备案。 

三、发货单随货开出，并随货寄出，发货后，销售经办人和主管会计应当及时跟踪管理，落实客户是否安全收到商品。 

四、客户收到商品应当在发货验收联上签署验收回执，并加盖公章。 五、客户验收回执应当规范管理，定期装订成册，客户验收回执由主管会计保管。 

六、销售退货应该严格控制，当月销售尚未开具而退货的，经总经理审批退货证明单，可办理退货手续；当月已开具，下月出现退货的，需要税务局开具的红字申请单并报总经理审批，方可办理退货。 

  （三）库存管理 

业务人员需合理使用财务软件，及时登记采购入库，销售出库，保证库存与账面一致。柠檬云进销存管理即将上线，敬请期待~