税务管理手册

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安达信

财务分册-V

（税务部分）

安达信（上海）企业咨询有限公司企业咨询部

财务与运营解决方案小组

第一版（译文）

二零零二年四月

  税务管理

最佳实践

概述

现在，领先的公司会采用一种与以往截然不同的方式管理他们的税务问题。因为他们认识到，在当前这种机构不断精简，核心竞争力不断提到的趋势下，传统的、被动的纳税方式已经不能满足公司的需要。这些公司往往聘请税务问题专家对公司的纳税策略进行管理——终极目标是合法避税。

为了达到这个目标，很多公司积极的对税务部门进行了重组，并将税务计划工作提升到了重要位置。当然，这还需要税务问题专家和各个业务部门的经理进行良好的合作。这些经理应该认识到，他们参与税务计划实际上也是在为公司创造利润。

最佳实践

注：安达信对那些税务管理良好的公司进行了仔细研究，并广泛听取了有关专家、顾问和行业领导者的意见，获取了大量税务管理方面的知识。

以下的最佳实践谈到了很多与税务部门组织架构有关的问题，合理的组织架构是高效的公司税务部门的关键。只有公司拥有一个高效的税务部门，才能真正降低公司的税务负担，增加利润。

-制定总体税务计划

-制定操作计划

-建立税务组织

-宣传税务工作

-应用技术手段

-外包某些业务

-资助公共活动

∙将税务计划融入企业的总体战略。

在领先的公司税务部门中，他们将税务计划视为一项最重要的工作。只有进行有效的税务计划，公司才可以实现合理避税。在进行总体税务计划时，必须对公司当前各项业务的税务进行评估。这需要税务部门和各个业务专家进行紧密合作。而在以往，通常这些业务部门只是在年底向公司税务部门递交相关数据，由公司税务部门汇总成公司的总体税单。

公司可以将税务计划纳入公司的总体战略，从而有效的提高税务计划的重要性。公司应当明示每位高层领导：税务计划是他们应尽的职责。这样，各部门的领导会意识到，税务计划员不仅是年终税务文档的编制者，还是部门制定业务决策时的合作伙伴。他们可以向部门领导提出有关各类交易的建议，比如：在销售、采购、合并和收购中如何合理避税。

公司应该根据总体的战略目标制定具体的税务目标。首先必须认识到，公司税务部门的一项重要职责就是：保护公司的现金资产。如果公司的税务专家有机会参与各项业务的决策，他们会提出有价值的税务建议，这些建议往往可以有效地帮助各个部门实现盈利目标。而在以往，由于在业务决策时忽视了税务负担，这些目标实现起来往往具有更高的难度。

∙制定年度税务操作计划，并对其进行监控。

通过对公司税务部门职责的有效管理，管理层可以对总体税务负担进行有效评估并努力减轻这些负担。最终目标是，找到一种有效的方法，在法律允许的范围内，将公司的应纳税总额降至最低。

例如，很多领先的公司建立了税务准备循环，他们采用了税务日历和一套系统化的工作方法处理每张纳税申报单。这个方法大大提高了总体税务流程的管理水平，优化了未来纳税申报单的处理步骤，从而降低了税费和罚款。

有些领先的公司采取了另一种有效的方法——更频繁的对应纳税收入进行确认。例如，某公司以前每季度进行一次这样的确认，现在改成每周进行一次，这样，他们就避免了年底巨额税单的冲击。这种做法还可以使公司不至于因为纳税而出现现金不足的情况。

在谈到税务问题时，大多数公司都知道，只是要求他们按时、足额的缴纳税款。除此之外，他们有足够的自由设法降低自己的税率。尽管这样，很多公司还是不能采取有效的策略，切实减少税务开支。这就是税务计划的重要性所在。有些公司的税务负担很轻，甚至可以避免某些税款，他们就是进行了有效的税务计划。通常这些公司每天都会对应交税款进行调整，努力将其降至最低。有些公司甚至建立的完整的税务信息数据库，这样，每个部门能实时的访问相关信息，帮助他们做出决策。

∙建立一个专业化的，高度集成的税务部门。

如果公司税务部门期望得到其他部门的尊重和大力支持，就必须拥有一些重要人物。在领先的公司，通常会由一位副总裁领导税务工作，而税务部门本身也会被当作一个重要部门。税务部门的经理或主管往往会参与公司各项业务的决策，甚至是公司级别的决策。

现在，越来越多的公司取消了税务部门以往那种层级式的组织结构，取而代之的是项目组式的合作结构。这打破了各个领域之间的界限。以往总是分得很清楚，国家税、联邦税、财产税、以及销售税等等。领先的公司认识到，分散的税务计划和纳税行为会导致大量的重复工作，将大大增加公司的税务工作成本。同时还有可能引起各个专家之间的意见分歧，而导致无法有效合作。

这些领先的公司还认识到，一个综合性的公司税务部门能集中所有人员的智慧。该部门的每个职员或者每个小组可能会为不同的部门提供建议，但他们是整个税务部门的代表。在他们开始各自的工作之前，会参考公司整个税务部门的历史知识和经验。

∙在全公司范围内，广泛传达税务信息。

如果公司税务部门可以和其他部门员工进行经常性的沟通，税务问题将得到广泛的重视，并能推动双方合作制定税务计划。沟通的常用方法有：正式的税务公告，或者时事通讯等等。最有效的沟通方式是让每个员工得到与本职工作密切相关的信息，特别是那些和各单位收入有关的信息。

公司如果期望其他部门的职员能更多的参与税务计划的制定，就必须让各种税务专业信息更便于访问，更便于理解。有些公司指定了专职人员负责回答有关税务的问题，有些甚至设立了“税务热线”。

公司如果想了解他们是否有效的满足了其他部门员工的税务信息查询要求，也许最好的方法就是直接询问。领先的公司税务部门会定期主动收集内部客户——其他部门员工——的反馈意见，并利用这些反馈信息提高自己的工作水平。

∙采用新兴的技术手段，提高税务部门的效率。

当前，人们不断追求更高的效率和更低的成本，于是技术手段成为了一项有价值的工具。新技术可以帮助公司的税务部门有效的改善工作流程并提高工作效率。例如，很多公司的税务部门将自己的电脑和公司的网络相集成，并与其它部门员工共享某些信息。这至少带来了两点好处：避免了数据的重复输入；加快了数据的获取速度。

税务操作软件是一个很重要的工具，最好的程序包含以下几种软件包：多种税率软件包、税务申报准备软件包、以及税务计划软件包等。

很多公司的税务部门建立了集中式的数据库，取代了先前分散在各个部门的单一数据库。如果将信息进行分散维护和处理，会导致很多重复数据。集中式数据库的维护费用相对也低得多，也便于对税务信息进行稽核——这可以提高工作效率。

∙有选择的将某些税务活动外包，以提高效率和专业化程度。

很多公司逐渐意识到，聘请外部税务服务机构会给公司带来很多好处，尤其是在处理一些专业水平要求比较高的短期项目时。外包对季节性的税务活动是很有好处的。公司可以以较低的成本在一年内获取数次专业服务，而且可以将公司本身的税务专家出来，让他们从事更有战略意义的工作。

很多公司认为，在决定是否将税务服务外包时，应该首先对内部税务部门的优势和弱点进行分析评估。这可以帮助公司确定目前的税务职员是否具备足够知识优势，能有效处理公司那些不适合外包的税务工作。

在大多数情况下，内部税务部门是更好的选择，他们比较方便管理，也比较易于和业务运营集成，并能对一些重要的战略活动进行有效控制。不过，公司仍然可以将一些常规工作和季节性工作外包，以充分利用规模效应和外部机构的先进技术，还可以弥补本公司员工的技能不足。

∙对能影响税法制定的公共活动提供资助。

只要一个公司愿意投入足够的金钱和时间，甚至可以影响税法的制定。假如公司还能为此制定一套系统的公共宣传策略，这种行为将更为有效。那些公共宣传行为通常包括一些游说活动、参与专业协会以及建立和的良好关系。

领先的公司甚至会聘请专人全职的从事这项工作，努力使税收向本公司倾斜，宣传本公司在税收上的建议。当然，无论是请公司内部人员做这件事还是请外部人员充当说客，都需要大量的投入。不过这能确保公司的立场得到关注。

另外一种比较经济的方法就是参加行业或者贸易协会。有些重要的协会和有紧密的联系，他们甚至资助一些全职的说客。不过这种方式有一个缺点，协会的建议总是由多数会员主导的，少数会员的意见不会得到重视。

当前一些大型企业的普遍做法是，直接资助政坛的候选人。不过这种做法需要谨慎对待，因为这直接影响公司的公众形象。如果公司一旦决定这么做，那么一定要确保任何捐助都在法律允许的范围内进行。

A.将税务计划融入企业的总体战略。

原理 

▪为什么运用最佳实践

公司可以将税务计划纳入公司的总体战略，从而有效的提高税务计划的重要性。公司应当明示每位高层领导：税务计划是他们应尽的职责。这样，各部门的领导会意识到，税务计划员不仅是年终税务文档的编制者，还是部门制定业务决策时的合作伙伴。他们可以向部门领导提出有关各类交易的建议，比如：在销售、采购、合并和收购中如何合理避税。

忽视税务计划会使公司失去很多利用纳税策略节省开支的机会。这对公司来说是不必要的风险，让公司支付高额的税款，浪费了一些本可以支持业务发展和增长的资源。

▪公司能得到什么

-高级经理更关注税务活动

-提高业务决策的成本效率

-降低税率

-更好的合作氛围

行动步骤

—— 改进公司的流程

1.告诉高级经理税务计划的重要性，并明确他们的职责。

在刚刚引进税务计划这个概念的时候，应该对高级经理们进行简单的介绍，明确公司对他们期望，以及他们作为不同业务单位领导所应当承担的职责。这样，他们可以了解到为什么税务计划是战略规划重要组成部分。

介绍通常应该包括以下几点：

-公司税务部门的目标如何与公司的总体战略目标相一致

-管理层如何支持这项工作

-税务部门的工作将如何影响业务单位

-编制税务计划所需的信息沟通渠道

-与税率相关的绩效评估体系

2.将公司税务部门的目标与公司的总体战略目标相统一。

公司税务部门能有效的保护公司的财务资源。它能帮助管理层实现公司当前和未来的愿景。其主要方法是通过保护利润来为业务增长和新产品开发提供足够的经济支持。税务部在处理业务时把公司看作一个整体，而不是分散的业务单位，这样就能够使这些单位通过良好的合作来减少税款，实现收入和利润的增长。如果税务部能致力于以下几方面能力的提高，将更容易完成任务：

-竞争力

-盈利性

-客户服务能力

-成本控制

-质量

此外，管理层应当明确，公司是采用激进的税务还是保守的税务。采用激进策略的公司通常在市场上采取的是一种进攻姿态，他们积极利用一切减少税款和延期纳税的机会来增加收入和利润。这些公司通常会承担更大的风险，有时甚至会因此受到一定程度的税务罚款或惩罚。

当然，公司有责任在税务申报单中对一切不明事项作适当披露。如果公司预计到税务审计单位会对特定的疑点提出质询，就应该在准备税务申报单的同时准备好这些相关补充材料。

3.让公司税务部门的员工与其他部门的员工合作。

大多数业务决策会影响公司的税率。可是，许多公司直到年底缴税时才想起公司的税务部门，希望他们帮助减少应缴税款。如果让税务部门参与业务决策的制定，公司就可以避免那些引起税务不利的方案。税务专家可以提出有助于公司降低税率的建议。此外，通过明确各项业务的税务责任，公司能保证所有交易的合法化，减少意料之外的罚款和惩罚，有效的保护公司声誉和财务资源。和公司税务部门合作，能对员工进行有关税务问题的教育，提高他们的重视程度。

这种合作关系的成功有赖于公司高层管理者——税务经理和业务单位经理的意愿。一些公司需要对税务专业人员进行公司业务方面的培训；对业务经理进行税务问题培训。然而最大的挑战可能是改变公司文化，也就是传统的将税务部与业务单位相分离的文化。

公司首先可以明确改变工作方法将带来的收益，这些利益能有效的推动合作。安达信发现有的公司税款较低，处罚也较少，他们通常在编制税务计划上花费了大量的时间，而在税务操作、税务报告、汇款上只花费了一小部分时间。研究发现，这类公司通过把税务计划与企业战略相结合，平均节约了74％的成本。

这里有一个来自全球电机工程巨人ABB美国分支的成功案例。1994年，当公司完成了两项重要的兼并后，该公司主管税务和进出口的副总裁Julietta Guarino，引进了“实时税务安排”方案。Guarino的主要困难是同时合并三个税务部门。她认识到需要重新培训其税务专业人员，把他们从“被动的后台服务人员”转变为“积极引导客户的服务团体”。她的“实时税务安排”方案要求税务部门的员工直接与业务部门合作。税务部门的员工作为内部顾问，在交易方案决策前提出所有的税务建议。

Guarino说，“实时税务安排”带来了很多好处。首先，当交易签订时，相关的税务工作就基本完成了。第二个好处是：ABB的税务很易预测，定期预测结果和实际结果总是惊人的一致。公司将所得税的循环周期缩短了50%；将销售和使用税的循环周期缩短了66%。结果部门的年终偏差为零，ABB的税务部门为其他公司的税务部门提供了良好的工作参照标准。

B.制定年度税务操作计划，并对其进行监控。

原理

▪为什么运用最佳实践

通过对公司税务部门职责的有效管理，管理层可以对总体税务负担进行有效评估并努力减轻这些负担。最终目标是，找到一种有效的方法，在法律允许的范围内，将公司的应纳税总额降至最低。

▪公司能得到什么

-更有效的税务管理

-提高税务预测能力

-提高税率控制能力

-更好的安排协调税务操作日程和税务申报日期

行动步骤 

——改进公司的流程

1.建立税务准备循环，并定期检查，以实现不断提高。

通过建立税务准备循环，公司能确保业务最繁忙的时候也不在税务问题上出现纰漏。许多公司使用税务日历、分步式工作计划处理每一张纳税申报单，并因此获益。当税务准备循环建立好之后，他们会不断的进行检查和调整，提高该循环的效率，以便将来获得更大收益。

通过分析前一年的工作，公司可以发现改进的机会，这能降低税率和工作成本。审计员的历史业务记录和公司与税务机关达成的历史协议是非常重要的资料，应该进行仔细分析。最有效的方法是把来自业务单位和行政及法律部门的信息综合起来。

2.在整个财政年度中，阶段性地定期确认全年的应纳税收入。

如果对公司的税务负担进行经常性的估计，而不是每季度进行一次，公司可以避免年末受到巨额税款的冲击。公司要做的第一项工作就是根据对财务状况的影响大小识别并记录所有的财务信息，包括重要事项和或有事项，如营业税和投资收益等。然后和有关人员一起，逐一进行审查，并记录可能出现的纳税申报问题。

Bushman公司对其税务负债进行严格的定期管理，该公司有300万美元的资产，生产造纸机的零部件。公司所有者兼首席执行官Bushman每周对公司的现金和税务状况进行分析——这个惯例起源于公司早年发生的一场灾难。那场事故发生在4月14号，当时公司需要支付15000美元的税款，可是没有足够的现金，也无法通过贷款来解决这个问题。Bushman刚刚付了一笔巨款用来扩充公司的生产设备。他错误的以为公司有很多现金，因此没有注意其税务负债。幸运的是，一位客户在最后缴税期限前下了大量订单，帮助他获得了必要的税金。从此以后，Bushman再也不想受到税单的困扰。因此，他每周用一个两页的表格来跟踪现金和税务状况。这一表格综合了各种数据，使Bushman能及时了解公司的现金流信息。

3.定期评估税务策略，寻求公司更低的税额。

要求公司按时足额缴税。然而，公司可以在法律允许的前提下，把其适用的税率降到最低。法律为公司提供了减轻税务负担的机会。税务计划中，应当安排对公司的税务策略进行阶段性评估，这样公司就能从这些机会中获益。

有些公司的税务负担很轻，甚至可以避免某些税款，通常这些公司每天都会对应交税款进行调整，努力将其降至最低。虽然这听起来是一项十分麻烦的工作，但它仅需建立一套与所有业务决策相关联的税务评估程序。通过建立一个与决策和税务相关联的数据库，公司能很快明确如何避免额外税务，并能从各种税务减免机会中获益。

以下是利用美国联邦税法进行合理避税的例子：

-净营业损失（NOL）。公司的净营业损失可以向前结转三年，或者向后结转15年。如果公司预期下一年会有较高的税级，就可以选择只向后结转，以此来有效利用将来的高税级。这一选择是不能取消的，但它仅适用于出现损失的当年；公司可以在下一个发生净营业损失的年度作出新的选择。

-折旧。每年公司可以注销固定数量的可折旧设备或机器，但是这些扣除额不能引起净营业损失。当公司的设备或机器的成本超过20万美元时，这一规定就不再适用，哪怕不被允许的扣除可能会无的向后结转。从1993年到1996年，设备或机器折旧的允许扣除额为17500美元，1997年增加到18000美元，并会继续加速递增，预计到2003年折旧注销上限将达到25000美元。

此外，公司可以主动承担一些损失，低价出售或报废一些不再使用的设备和机器，并将其成本注销。但要求有必要的文件证明该设备或机器已经十分低效、过时或不再有用。

公司还能通过调整资产购买时间来增加设备或机器的折旧值。许多公司根据自己的会计年度每隔六个月计算一次折旧，不管资产购买在会计期间的何时发生。然而，如果公司采用的不是季度折旧法——需要有关部门的批准，公司不能在最后一季度完成全年40％以上的采购金额。

-股利扣除。只要持有股票45天以上，公司就可以在税前扣除股票红利。

-慈善捐助。公司可以扣除一部分慈善捐助。这通常在公司收入的10％（在扣除净营运损失、股息收入、任何向后结转的资本收入和慈善捐助本身之前）以内。

公司还能扣除他向教育或服务机构捐赠的财产或设备的成本。这类慈善捐赠还有减少多余存货的好处。

-递延收入。公司能把当年发生业务的部分收入推迟到下一个年度，这样可以降低当年的收入水平。这通常需要与客户就延迟商品装运或其它服务进行协商。

-应收帐款。通过减去无法收回的过期帐款，公司能降低利润表余额。

4.使税务惩罚和罚款最小化。

税务处罚和罚款低于平均水平的公司有下列共同管理经验：

-他们把收入纳税申报单准备流程自动化。

-他们维持总帐对税务的敏感度。

-他们定期进行质量保证检查。

-他们与相关的税务机构有密切联系。

-他们在填报纳税申报单时就考虑到了审计需要。

C.建立一个专业化的，高度集成的税务部门。

原理 

▪为什么运用最佳实践

如果公司税务部门期望得到其他部门的尊重和大力支持，就必须拥有一些重要人物。只有管理层的支持才能有效地推动公司税务部门和其他部门之间的沟通和合作，也许委任一位高级主管或者副总裁负责此事是一个好方法。头衔本身并不重要，关键是让员工意识到税务部门在业务决策中的重要性。

▪公司能得到什么

-更专业的税务部门

-税务部门的人才储备更加充足

-更好的合作环境

-税务工作的效率和准确性提到

行动步骤 

——改进公司的流程

1.授予税务部与其他主管部门相等的地位。

公司对税务问题的重视程度通常可以从税务部门的组织架构中得到体现。如果税务部门的责任是在法律允许的范围内尽可能的降低税率，就需要得到管理层的支持，能与公司领导进行有效沟通，并有权作为业务顾问向公司其它员工提供建议。如果可能的话，公司可以在部门内设置一定的级别，并指定一名经理或主管来指导税务工作。他在管理层和主管会议上代表税务部门，并和其它业务部门建立合作关系。

一些公司把税务工作人员分散到各个业务单位中。这会导致税务计划和对税法的运用不一致，或引起重复劳动。这还会导致不必要的地方保护主义和竞争，从而引起税务人员的纠纷，而他们本该作为一个团队来合作并分享他们的知识和经验。为了防止这一点，公司可以建立一个简单的税务部门，负责计划、报告和组织活动，并委派税务员工在必要的时候与业务单位合作。一个简单的部门不仅较节约成本，还更利于开展经验共享来提高部门的专业知识和技能。

2.聘请具有敏锐业务理解力的税务专家。

以往，大多数公司都热衷于雇佣具有专业税务背景的人员，但他们很快发现最好的员工还应具备对公司业务的理解能力。此外，他们还应掌握足够的沟通技巧，能与业务单位建立牢固的工作关系。

一旦明确了为哪个业务部门工作，税务工作人员就应该学习与之相关的业务知识，这样他们才能更好的制定战略性的税务计划。公司可以提供培训课程或进行指导，让业务单位员工向税务员工提供信息，帮助他们理解部门业务和公司业务的目标。在许多最佳实践公司，业务单位和公司税务部门都建立了正式的联系，以便双方定期沟通。

在Texas Instruments Inc.，这种合作关系堪称典范。Bill Blaylock，是这家达拉斯电子巨人的税务主管，他经常和外部税务服务机构一起，根据美国国内税务部的标准，对本公司和其他公司的税务部门进行审查。这种定期审查使公司成功地改善了其税务计划流程，同时也获得了人事方面的收益。Blaylock现在拥有最好的税务专业人才，并能提供最好的服务。目前，德州仪器的税务部门有五名曾为税务部门工作过的专家——三名来自国内税务部，两人来自州税务部。

3.利用团队合作来提高税务部门人员的绩效。

团队合作打破了人员之间的界限，传统上，税务员工都是单独工作的，几乎互相隔离。例如，公司会有一个小组来处理联邦税务问题，另一个小组处理州和地方的税务问题。另外一些公司可能会有一个小组来处理营业税和消费税，一个小组处理所得税，还有一个小组处理财产税。这种隔离式的工作方法成本昂贵，并阻碍了知识分享。

税务小组的构架和目标随具体需求而变化。例如，一些税务小组的工作重心是税务活动的合法性，而无关税务类型（所得税、营业税、财产税）或法律上的管辖权（州、地方、联邦）。其它税务小组直接和业务单位合作，帮助他们认识税务问题以及业务决策如何影响公司的税率。最终结果是，整个税务部门不断成长，具备了多种职能。他们的工作能确保每项税务活动的合法性。这一方案通常会产生额外的收益，因为参与的员工会接受其专业领域外之的培训。

服装制造厂Levi Strauss公司的税务部门有一个横跨各个税务专业的小组，并称之为“自由构建”小组。这种命名是较为准确的，因为该小组能决策，并进行自我管理。税务部门的任何员工都可以提出节约税款的建议，并自愿领导执行。其它对此建议感兴趣的员工会可以组织一个会议，在会上将确定各人的职责并提出实现该建议的项目计划。税务委员会副Vincent Fong说，建立这种小组，能更好的提供服务。他说，员工能更好的合作，把资历差异和个人追求放在一边，集中精力积累知识，以增加他们为公司创造的价值。Fong自己也在由年轻员工领导的团队中工作。两年后，税务部门的专业化程度有了很大提高，服务有了明显改善。

英国Grand Metropolitan PLC 的美国分部试图通过营造一种团队文化来推动流程的转变。Joel Walters，是食品和液体复合物的资深税务副，最近将其属下的35位税务员工组建成6支队伍。每支队伍仅仅处理一项业务：所得税、非所得税、业务支持、质量控制、管理、和人力资源。Walters说他的目标是“清除部门中因循守旧的发展模式，这样就可以根据每个人创造的价值，而不是头衔来给予员工报酬”。他相信，最终这种团队方法能够鼓励员工自觉地改进税务部门的运作方式。

4.对税务部门的职员提供定期的培训计划和职业发展计划。

税率和税务规章会经常变化，因此许多专业税务员工都要求接受持续的教育和培训。对此给予支持的公司将从中受益，因为随着培训的进行，税务专业人员的能力得到了提高，他们能为公司提供更专业、更有价值的建议。

每个公司可以根据自己的需求来确定培训类型。通常，公司会关注以下几方面的问题：

-当前税务发展趋势

-不同税务专业之间的培训

-税务研究方法

-新技术

-谈判和沟通技巧

-管理技能和方法

有些公司把税务工作的重点从合法性审查转变为税务计划编制后，他们发现员工培训是很必要的。没有哪家公司可以保证其员工能接受这种转变，但每个公司都能为员工提供一些帮助，以推动他们接受转变并学会如何解决工作中的新问题。

当林业产品巨人Georgia-Pacific Corp.在进行这种转变时，发现很多人员都不能适应新的要求。这家亚特兰大的公司不得不面对这种痛苦的现实：某些税务专业人员不具备必需的技能；接下来就要确定是否培训会对他们有帮助。在有些情况下，培训也未必有用。

不过在纸品制造商Fort Howard公司，培训发挥了重要作用。该公司目前归Fort James所有，David Stevens是该公司的首席税务官，他为其员工提供了有效的培训，帮助他们从一个注重合法性审查的部门转变为制定税务计划的部门。David Stevens解释说，许多税务专业人员对“为在全国具有影响力的管理者提供顾问服务”感到紧张。为了减轻他们的焦虑情绪并使他们对新的职责有所准备，Stevens安排了培训课程，涉及许多主题，包括演示和说服技巧。

D.在全公司范围内，广泛传达税务信息。

原理 

▪为什么运用最佳实践

在税务部门与非税务部门之间的定期交流能有效的提高税务部门工作的受关注程度和税务计划的正确性。通过让全体员工都了解税务方面的事项，公司能加强各部门员工之间的合作。这些员工是公司制定税务计划的信息来源，也是计划的执行者，所以沟通显的格外重要。

▪公司能得到什么

-提高员工对税务部门的重视

-提高全公司对税务问题的关注程度

-提高税务计划的正确率

-更好的合作环境

行动步骤

——改进公司的流程

1.定期制作和发行有关税务信息的内部刊物。

公司如果期望员工了解业务决策对税务的影响，最好方法就是让他们了解税务问题。定期公告或简报是有效的手段。最好的书面沟通应该简明扼要，向读者提供实用的资料。

所有税务部的员工都能向公告或简报投稿。作为激励，公司应该对优秀稿件的提供者给予奖励。

2.为税务咨询设立一个专门的联系方式或电话专线。

这种做法体现了税务部工作的主动性，它可以由一个或多个员工共同完成——这取决于具体情况。一些公司为各个业务单位设置了税务语音信箱。有些公司设置了热线电话，每天在一定的时间段内提供服务。

还有一种方式，让业务单位的员工直接与税务人员联系。这会加深员工对税务问题的了解，并鼓励他们重视业务决策对税务问题的影响——如果公司准备将其税率在法律允许的前提下降到最低，则必须这样做。

3.明确全体员工都会感兴趣的税务信息的类型。

公司税务部门通常处理两类查询要求：

对标准信息的查询，如填报税单的日期或营业税表格等。

针对某项交易的特定信息查询，如某项资产采购的税务影响。

在明确了信息需求之后，公司税务部门就可以考虑定时发布相关主题的信息。这能减少税务部员工处理重复的电话工作，使他们有更多时间来及时处理更具挑战性的事务。

4.获取内部客户对公司税务部门的反馈意见。

高级管理层和其它业务部门的员工会经常与税务部接触。他们的反馈就是客户满意度，体现了税务部门对业务单位的支持程度。

税务部可以通过与其他部门员工的访谈得到非正式的反馈，也可以发放书面调查问卷获得正式的反馈。有效的反馈信息会帮助税务部门明确自身在以下几个重要方面的表现：

-内部客户的满意程度

-员工是否掌握的应有的专业技能

-回答客户查询的有效性和效率如何

E.采用新兴的技术手段提高税务部门的效率。

原理 

▪为什么运用最佳实践

当前，人们不断追求更高的效率和更低的成本，于是，技术手段成为了一项有价值的工具。税务部是技术手段的主要应用对象，技术不但能提高工作效率，还能改进对数据记录和管理。一些新兴的软件可以通过确保交易数据的完整性来提高数据的综合性。而且，将特制的硬件与税务软件相结合，可以精简人员，在提高公司税务部门工作效果的同时，节省大量成本。

▪公司能得到什么

-更好的税务管理

-对税务信息的更快访问

-提高税务部门的绩效

-有效节省成本

行动步骤 

——改进公司的流程

1.评估税务部门对技术的需求。

新技术能够以前所未有的程度简化公司税务部门的运作，并大大提高效率。例如，很多公司的税务部门将自己的电脑和公司的网络相集成，并与其它部门员工共享某些信息。这至少带来了两点好处：避免了数据的重复输入；加快了数据的获取速度。

外部的技术顾问能向公司推荐最合适的硬件和软件。他们会根据公司的特定需求提出建议，但通常，他们会注重下列目标的实现：

-取消人工作业

-提高部门的效率和组织性

-降低运营成本

-加快文件检索

-为用户提供更精确的信息，并确保信息的一致性

-改善对记录的维护

-推动对内和对外的沟通

外部顾问能帮助公司明确短期需求和长期技术计划。长期计划是实施新技术的一种较为经济的方法，因为公司能分摊成本，不断采用最新的软件程序，并进行相应的硬件升级。

花旗银行的税务部门通过评估其对技术的使用情况获得了很大收益。在20世纪80年代末，公司要求该部门的工作能更迅速、更准确，但不能增加员工，压力很大。税务经理认识到，因为既要遵守税法，又要增加成本有效性，所以他们必须改变工作方法。他们集合了税务和技术方面的专家对本部门进行了评估。专家组首先认识到该部门必须重新定义其使命，成为一个流程导向而不是任务导向的业务部门。为了实现这一点，所有的税务小组都应该使用更先进的技术。经过整整一年的工作，专家组实现了这一目标，他们以局域网代替了税务部的主机系统。这一网络支持着一个精确的税务管理系统，该系统的特色是集中式的数据库和一系列完整的税务模型。例如，联邦税务操作组件通过使用国内税务模型简化了工作，该模型能自动进行时间安排，并自动生成纳税申报单的分析报告。其它税务小组都有各自的模型，但它们都有一个共同点：有助于花旗银行的税务部门提高工作水平，能提高成本效益，并能减少重复劳动。这样，税务专家有可以将更多精力集中在制定税务计划和战略等增值性的活动上。

2.为税务信息建立一个集中式的电子数据库。

一个集中式的电子数据库能有效替代税务部内各种庞杂信息数据库。例如，不同的小组通常维护不同的数据库，可是其中的大部分信息是一样的。一个集中式的数据库更加经济，也更加有效，因为它能消除数据的重复输入，并加快数据检索，使税务专家有更多时间来处理更有意义的工作，如制定税务计划等。另外一项重要收益是，中心知识库的税务信息能方便税务审计工作，从而加快税务工作循环。

澳大利亚的Broken Hill Proprietary有限公司是全球最大的天然资源公司，它在1995年决定将其某些行政工作分散化，让各部门根据提高效率这一目标来进行重组。该公司的税务部门利用这一机会来改善了文件归档和检索系统，结果提高了工作的效率和专业水准。这项计划被称为无纸化办公或POP，初衷仅仅是削减部门80％至90％的纸张消耗量。税务经理希望以电子格式储存所有文件，并让部门员工能通过他们的电脑进行查阅。他们对于电子归档有很多要求：归档、传真、文字处理和文件检索。此外，归档系统还是一种进行内外部信息交换的沟通工具。税务经理所设想的系统需要大量投资，包括新电脑、大型显示器、扫描仪、服务器和软件等方面。不过它使税务部门的工作更有组织性也更加有效。文件检索、检查、传递和归档只需几秒钟。审计工作也得到了改善，而税务部的员工不再被手工操作所拖累，工作变得更加专业化。

3.使用税务操作软件。

税务操作软件有一些很重要的特征，最好的程序包含以下几种软件包：多种税率软件包、税务申报准备软件包、以及税务计划软件包等。无论税务部门购买了何种软件，必须与公司的财务软件集成起来。如果彼此不是很匹配，可能还需要进行客户化。

最好的税务软件通常有以下特征：

-是一种能完整输入准确数据的工具

-能有效备份

-可以恰当的反映信息修改和更新

-能保证数据的完整性和安全性

-以电子表格的形式存储，便于学习和使用，性能可靠且功能多样

-当内存溢出或提供信息不充分时，能发出警告信号

F.有选择的将某些税务活动外包，以提高效率和专业化程度。

原理

▪为什么运用最佳实践

很多公司逐渐意识到，聘请外部税务服务机构会给公司带来很多好处，尤其是在处理一些专业水平要求比较高的短期项目时。外包对季节性的税务活动是很有好处的。公司可以以较低的成本在一年内获取数次专业服务，而且可以将公司本身的税务专家出来，让他们从事更有战略意义的工作。

外包还能防止正常的业务被打断——员工有时会被要求做一些额外的工作，而他们没有受到相关的培训，因此常常要花2倍的时间来完成。由此看来，外包可以帮助公司更好的管理时间，节省了招聘、培训和指导临时工的费用，税务部门的资源能得到更有效的利用。

▪公司能得到什么

-税务业务具有更高的成本效率

-内部税务专业人员得到更有效的利用

-深化了税务专家的知识技能

-以低廉的成本获得特殊的税务服务

行动步骤 

——改进公司的流程

1.对内部税务部门的优势和弱点进行分析评估，并进行时间需求分析。

当公司在决定将某项税务活动外包之前，需要了解内部税务部门的运作模式（如果没有正式的部门，则为内部税务人员）。主要应考虑以下几点：

-税务部门的组织结构如何？它分等级吗？

-税务部门的主要职责是什么？它与其它业务单位的集成性如何？

-税务部有多少员工？他们的常规工作和季节性的工作是什么？

-税务部员工具备了哪些特殊的专业技能？他们还缺乏哪些技能？

-哪些税务活动已经外包了？为什么（如果有）？

-税务部的运作成本如何构成？外包成本如何构成?

通过将现实状况和目标期望进行比较，公司就可以明确，到底是将某项税务活动外包还是内部完成。降低成本是外包的正当理由，这一评估会揭露一些值得公司思考的重要问题，例如内部员工对公司业务的了解有多少，这些知识是否对某些税务活动的成功十分关键。

2.确认外包哪些税务活动。

对很多公司来说，如果某项税务活动需要对公司业务有比较深刻的理解，那么，内部税务部门是明智的选择。反之，公司可以外包一些不需要许多公司业务知识的常规活动，例如税务操作和代扣所得税等。

通常，具有以下特征的活动不适合外包：

-涉及所有权和战略问题

-需要对业务进行进行重大整合

-由于存在固有风险，需要进行有效的控制

通常，外包业务都具有以下特点：

-季节性的、常规性的或一次性的税务活动

-可以充分利用规模经济，能充分利用外界的先进技术和人力资源

-有陡峭的学习曲线

税务操作是许多公司都外包的活动之一。它可预计性强，一般不需要内部专家，是周期性的常规工作。考虑到这些因素，公司将操作活动外包的风险很小，且在进行的过程中能有效降低固定成本。

BP美国分支就采取了这种做法，这家克利夫兰的能源公司早在1993年就将其税务业务外包，并节省了资金。公司常务税务顾问Wayne Tanner认为，BP不仅节约了资金，还获得了很多其他收益。外包机构的专家能对公司的税务工作提供有价值的意见。BP的常规税务工作通过采用最新的税务技术也得到极大改善，这些都是由外包机构实施和维护的，他们使公司税务部门从费时费钱的重复任务中解脱出来。BP现在正扩充其内部税务专家队伍，因为税务经理现在有更多的时间致力于税务战略规划等重要活动。

3.制定选择外部服务供应商的标准。

某些与公司的特定需求相关的标准可能是唯一的，例如外部服务供应商的税务处理权限。另一些标准是普遍适用的，因为仅与外部服务供应商的一般条件相关，例如：

-成本

-经验

-地理因素

-信息系统专业水平

-高科技使用水平

-业务知识

-业务量

-可信度以及信息保密程度

-声誉

4.在合同中注明外部服务供应商的任务，职责以及公司的目标和期望。

在合同谈判时，公司和外部服务供应商应当明确他们在合作关系中的角色，防止外部服务供应商和内部税务部门出现职责重复。通常，合同会涉及以下内容：

-对于各种决策的权限分配

-访问公司信息，特别是敏感信息

-汇报程序

-截止日期

为了防止意外成本，许多合同对服务费用和或有费用进行了明确定义。一些公司在合同中明确规定了奖优罚次的具体方案。例如，如果服务供应商找到了一些方法降低公司的税务负担，公司可能根据所节约的成本，给予一定比例的奖金；相反，如果服务供应商由于工作粗心马虎而增加了公司的税务负担，公司会根据实际情况对其进行处罚或拒绝付款。

无论如何，或有的惩罚或奖励应该在合同中得到体现。最好的合同还应该制定适合双方的毁约条款。这是对公司在商业关系中的一种保护。

G.对能影响税法制定的公共活动提供资助。

原理

▪为什么运用最佳实践

只要一个公司愿意投入足够的金钱和时间，甚至可以影响税法的制定。假如公司还能为此制定一套公共宣传策略，这种行为将更为有效。这些策略通常会包括议会游说和参加一些专业的组织，或者兼而有之。通过这些努力，公司可影响立法机构制定有利于公司的税法。

▪公司能得到什么

-在公共上，更有发言权

-税法对公司更有利

-提高公司受关注程度

-在同行竞争中占据优势

行动步骤 

——改进公司的流程

1.聘用一位处理公共事务的专家，注意税法变更，宣传公司倡导的税务。

根据公司的实际需要和可用资源，可以雇佣一名公共事务专家来处理有关税务立法的活动，也可以以签约方式进行。此人必须花费大量时间来参加听证会和立法会议。该说客还要代表公司与立法者个别会面，讨论所提议案的利弊。

所有提案和游说工作必须与管理层的意见相一致。所以说客必须能直接和高级管理层以及税务经理沟通。如果公司雇佣一名以上的说客，他们必须能保证对外用一种声音说话，以免发生冲突。

2.加入能游说立法机构的行业组织或贸易组织。

许多公司发现，成为某些协会的成员是一种较为经济的游说方法。一些重要协会和有紧密的联系。他们通常雇佣全职的专业说客来关注某些问题并与立法机关和建立牢固的工作关系。许多专业人员和行业协会，如商会等，会对这些协会进行资助，主办各种活动和研讨会，和成员讨论有关业务问题（包括税法）的信息。

不过这种方式有一个缺点，他们支持多数成员主张的观点。如果公司发现自己属于少数派，就无法有效主张自己的观点。为了防止这一情况，许多公司把他们的说客人数加倍。他们所属的专业协会能提供除游说之外的更多利支持，并可以通过合同或支付薪酬来保留自己的专业说客。

3.决定是否直接向政治候选人捐款，以维护公司的最佳利益。

政治捐赠可能由于其潜在的负面影响而成为公众话题，此时，它就成了公司要必须面对的敏感问题。如果公司认为这种捐赠能带来最佳收益，那么一定要确保任何捐助都在法律允许的范围内进行。相关的法律副本通常可以从立法机关信息办公室获得。

许多公司也建立其自己的行为准则，作为所有接触立法和（或）政治事务员工的工作指导。这些准则通常会详细阐述进行政治捐赠的流程——一般要得到高级管理层的批准。

<<<  10.5.3  确保遵守国际性法规

最佳实践

概述

公司的业务遍及全球，每年都会处理上千种税务表格。要妥善完成这些工作，是一件费时费力的事情，因为国际上的税法相当复杂，而且各地的经济情况也在不断变化。此外，公司的不断成长也加重了税务活动的复杂程度。目前，全球有60%的贸易是在公司的内部分支之间进行的。有些国家以往不太关注海外收益部分，现在他们通过不断完善税法，加强了对国家财政收入的管理。

最佳实践公司为了在多变的环境中谋得生存，他们不再把税务操作看作简单的管理需要，而把这项工作视为企业必须面对的挑战。很多公司逐渐缩减了在税务操作方面的技术投资，他们越来越注意从战略的高度进行总体税务规划。他们逐渐学会了利用税务工具来增加公司的收入，也学会了通过优化税务处理流程来减轻公司的国际税务负担，从而获得更多的税后利润。

最佳实践

以下最佳实践阐述了如何组建一个有效的内部税务部门，保护公司在国际税务方面的利益。

-制定税务计划

-改善税务操作

-努力减少税款

-建立税务数据库

-提高技术手段

-外包某些税务活动

∙将国际税务计划融入公司的总体战略。

如果一个公司想要在全球市场上获得成功，制定国际税务计划是非常重要的。很多国家的税务法都极其复杂，国与国之间的税法还有可能相互冲突，这使得一个公司无法针对所有国家实行相同的税收计划。在这种情况下，领先的公司通常会定期评估每个业务决策对税收的影响。这个评估对制定税务计划是非常重要的，它能帮助公司明确哪些地方税收优惠，使公司充分利用国际税法来减轻税收负担。

成功的税务计划要求公司的税务和业务人员充分合作。很多公司发现这一点很难做到，除非税务部改变传统的工作方式。可喜的是，这种改变正在发生，因为公司的领导逐渐意识到，高额的税费实际上侵蚀了公司的利润，而公司的税务部门能有效的保护这项财务资源。所以他们提高了税务部门在公司的地位，并任命一位专门的主管领导该部门，教育每个业务人员税务计划的重要性以及业务活动对税务的影响。

善于制定税务计划的公司在税务部门与业务部门之间建立了一种客户服务关系，每位税务专家就是服务的提供者。公司要求各部门的员工在业务决策前咨询税务部门的意见，了解这些业务决策对税务活动的影响。一些公司通过对每个业务部门指派税务专员来推动这项措施的执行。其他一些公司对组织进行了一次永久性的调整，创建了一个多功能的小组。他们把业务人员和税务人员配对，双方都有责任通过定期调整税务战略计划来提高公司的税后利润。

这里有一个来自全球电机工程巨人ABB美国分支的成功案例。1994年，当公司完成了两项重要的兼并后，该公司主管税务和进出口的副总裁Julietta Guarino，引进了“实时税务安排”方案。Guarino的主要困难是同时合并三个税务部门并提高工作效率。她认识到需要重新培训其税务专业人员，把他们从“被动的后台服务人员”转变为“积极引导客户的服务团体”。她的“实时税务安排”方案要求税务部门的员工直接与业务部门合作。税务部门的员工作为内部顾问，在交易方案决策前提出所有的税务建议。这项方案之所以被称为“实时税务安排”是因为，在交易确定之前，有关此项交易的完整税务分析就已经完成了，最终税务的可预见性明显提高，税务操作周期也明显缩短。

∙根据国际税务的需要，改善国内税务操作的流程。

税务操作对每个公司来说都是一笔巨大的开支，如果涉及到国际市场，费用更会急剧攀升。一个典型的全球化公司每年会处理几千份税务报表。这些报表通常来自全球多个办事处，非常复杂，而且有时各地的税法还相互抵触。

公司为了操作这些复杂的税务活动，必须投入大量的人力和财力，这就是必须优化这些流程的原因。他们依靠先进的技术手段，采用税务日历对工作进行跟踪监视，加快数据的收集和汇总。此外，他们还定期对工作流程进行分析，以提高效率。这些公司通常很注重技术和沟通。他们的做法能有效的发现那些低效率的工作流程。

例如，电子通讯巨头摩托罗拉公司在几年前就做过这项工作。他们发现，公司的国外税务信息在到达总部之前，要途径3到4个办事处。摩托罗拉的领导们意识到可以通过建立自动化流程来减少中途中断和手工操作。他们投资建立了一个电子数据传递系统，该系统加速了数据传递，减少了人为错误。现在，摩托罗拉公司能比以往提前5个月完成税务活动。

领先的公司会要求其全球的办事处使用标准统一的结算系统。这避免了系统间的不兼容问题，还避免了由于结算数据或税务操作数据不完整而发生错误。此外，公司还可以很方便的在每个税务周期结束时，审核相关的操作流程，寻找需要改进的地方。他们欢迎来自于个业务部门，行政部门和法律部门的意见和建议，以便他们实施的改善方案能满足各方需求和利益。

∙努力降低国际税务负债。

国际税务负担日益增长，许多公司发现税款占据了60％的税前利润。如此高的税款比例使很多公司下决心采取积极措施减轻税务负担。否则，他们就会浪费很多本来可以支持业务增长和发展的宝贵资源。

活跃于国际市场的公司有很多机会可以降低税款，通常可以利用的工具有：债务融资、免税期、税务条约和转移价格等。但是这些活动受到了严格的，所以公司必须仔细研究和制定战略计划。最终结果显示，付出这方面的努力是值得的。

例如，许多公司会充分利用免税期——一些国家提供的用于吸引外资的税务信用期。公司在选择新的投资地点时，会比较免税期，以获取最佳收益。还有一些公司可能从国际税收条约中获得好处。这是国家之间为了鼓励国际贸易合作和国际税收合作而进行的谈判结果，通常会减少公司被双重征税的风险。

在全球商务活动中，最主要的税务最小化策略就是转移价格。转移价格允许公司将资产转移至低税率地区，这样，公司在销售服务和产品时可以缴纳较少的税款。这项流程比较复杂，涉及很多，并且国与国之间也互不相同。

许多国家要求公司遵循所谓的“臂长原则”。即关联方之间的定价要等于非关联方在开放市场上的公开谈判价格。此外，公司也会受到会计准则、当前汇率、利润、公司财产所有权等因素的影响。

Rhone-Poulenc Rorer的案例可以帮助很好的了解转移价格带来的挑战，该公司是法国的一家医药巨头，在全世界100多个国家设立了许多分支机构。Rhone-Poulenc有11位专家负责制定税收计划和处理价格事项。为了支持这项工作，公司还在各国雇佣了一些当地的税务专家。通过这种策略，Rhone-Poulenc能更好的理解全球各地税法时刻变化带来的深远影响，以及各地对每项税务活动——如转移价格等——的不同理解。当地税务专家还能从本地文化的角度来探讨税务事项，这在与谈判时非常有用。

∙建立世界级的税务数据库，保护税务信息。

在当今的世界经济中，信息已成为公司的核心资产。因此最佳公司会投资建立先进的电子数据库。公司税务部门发现这个系统非常有益，因为它能有效储存和更新公司全球税务小组需要各种信息，如：有关不同资产和投资的税务特性信息、公司之间的交易信息、法律组织的历史信息、业务运作的描述和外国税法等。

在建立数据库时，公司应征询该系统日常使用者的意见，明确他们需要何种类型以及何种形式的数据。公司的技术专家和外部咨询顾问通常会推荐一些合适的软件，确保与公司目前已有的信息系统兼容。许多员工会申请培训，以更好的使用该数据库。公司可以提供数据库使用说明书，但是通常来说，培训对第一次使用该数据库的人能发挥更大效用。

澳大利亚Broken Hill Proprietary公司是世界最大的天然资源公司之一。该公司的税务部门在1995年为了提高工作效率，发动了一次无纸化的办公运动。他们安装了一套电子文档处理系统，希望能减少80％－90％的纸张耗量。首先，税务部的员工制定了一张期望表，上面列出他们希望新系统能具备哪些功能。在这张表上注明了归档、传真、研究、文字处理和文档恢复等期望功能。而且，电子文档系统还必须成为公司内部和外部的信息交流媒介。该项投资极其昂贵，但是，几个月后的事实显示，一切投入都是值得的。Broken Hill Proprietary公司现在的税务部门工作更有组织，效率也更高。文件修补、审查、传递和归档只需几秒钟。审计工作也得到了改善，税务部的职员变的更加专业。

∙充分利用高科技手段来支持国际税务工作。

新技术能够以前所未有的程度简化公司税务部门的运作，并大大提高效率。技术手段能减少手工操作，减少错误，加速数据获取和分析，支持电子化归档，促进沟通，最终节省时间和资金。最佳公司意识到技术手段对建立一个灵活的税务部门——能对管理层的要求作出快速反应，并及时制定相应的税务计划——是非常重要的。

许多税务部门在公司信息技术专家的帮助下，每年对公司的税务技术需求至少进行一次评估。最佳实践公司会定期更新他们的税务管理系统，应用最先进的税务操作和计划软件来有效管理税务部门的工作。他们也应用了一些桌面交流技术：例如 Lotus Notes，这使员工的沟通不受空间和时间的。这对于办公室分布在不同时区的公司来说，非常重要。

∙有选择的将某些税务活动外包，提高效率和专业化水平。

很多公司逐渐意识到，聘请外部税务服务机构会给公司带来很多好处，尤其是在处理一些专业水平要求比较高的短期项目时。外包对季节性的税务活动是很有好处的，而且可以将公司本身的税务专家出来，让他们从事更有战略意义的工作，如税务计划等。

在外包工作之前，最佳公司会对公司内部税务员工进行能力评估。许多公司认为，如果税务活动涉及复杂业务知识，或者涉及所有权以及战略问题的时候，还是选用内部员工为好，在需要各业务部门密切合作时，也应该选用内部员工。

外包特别适合一些季节性的常规业务。这些业务有陡峭的学习曲线或一定的规模经济效应，可以充分利用外部机构的技术力量和人员优势。外包对有国际业务的公司来说很有帮助。它使公司能接近当地的税务专家。那些专家理解当地的税法和税务操作习惯。

在外包之前，最佳公司会制定选择外包服务供应商的标准，寻找那些风格和专业水平与自己公司互补的服务商。公司应该对外包商的一系列特性进行评价，比如：经验水准、对公司所处行业的了解程度、对各种资源——如先进技术的利用程度。如果是在国际市场上进行外包的话，还应该考虑语言技能和外部服务提供商对文化差异的管理能力。

通常，要进行国际税务申报的公司都会将一些工作外包，他们认为外包能经济的获取所需的专业服务。BP美国分支就采取了这种做法，这家克利夫兰的能源公司早在1993年就将其部分税务业务外包，并节省了资金。公司常务认为，BP不仅节约了资金，还获得了很多其他收益。外包机构的专家能对公司的税务工作提供有价值的意见。BP的常规税务工作通过采用最新的税务技术也得到极大改善，这些都由外包机构实施和维护的，他们使公司税务部门从费时费钱的重复任务中解脱出来。BP现在正扩充其内部税务专家队伍，因为税务经理现在有更多的时间致力于税务战略规划等重要活动。

<<< 10.5.4管理税务争议

最佳实践

概论

很少有公司可以避开的税务审计。一些时候，公司必须回答检查人员提出的相关问题，并用记录证明他们在依法纳税。虽然他们尽力符合法律规定，大多数的公司还是在税务问题上被罚款和罚息。

这种情况似乎说明面对税收是为力的，但是领先公司宁可将它看作是挑战。领先公司积极进行税务争议管理，并相信这样可以影响他们的产出。他们将审计事项包含在公司税务战略计划中，并通过内部措施收集信息进行审计防御。他们还在审计过程中声明自身的权利和利益。他们与检查人员共同制定审计计划，共同讨论审计相关的事情。

最佳实践

下列最佳实践将帮助公司发展税务争议管理战略：

∙将审计事项也包含在公司税务战略计划中。

如果没有包括对审计工作的管理规定，税务战略计划是不完善的。领先公司认识到审计管理、计划编制和执行三者是互相依赖的，在一方面所作的决定会影响到其他两个方面。所以，领先公司在每个环境中确定、流程和目标，从而，加强对整个税收循环的控制。

目标之一是，远在交易完成前开始准备税务审计。这要求对交易中潜在的税务风险进行监控，以便于公司在风险发生前采取措施。除了减少企业的税务负担，税务计划还是证明依法纳税的工具。为制定税务计划，很多公司按照当地税务情况保留文件。在不同地区，公司的税务风险和使用的解决方案有很大的差异。

很多税务战略计划都包括经常性的与高层管理人员就审计问题进行沟通。通过这一形式，税务领导层向成员传达审计流程和规避风险的方法。

∙利用一个综合的财务系统在交易发生时自动获取税务数据。

在交易发生时，通过电子手段收集数据的公司拥有更完整、更具体的记录，而这对于审计防御的成功是必需的。他们从业务单元及时获取财务信息，这就减少了发生没有报告情况的可能性。

这些公司采用整合的财务系统，通过网络和信息技术与税务、会计、商业运营部门相连接。这样由于所有的员工接触到一致的电子信息而改善了流程间的沟通和对数据的管理。整合的财务系统要求有一整套标准化的高效率的会计系统。因为不使用手工操作和统一电子传输方式，公司在整合不同类型的资料上所用的时间更少，所犯的错误也更少。

领先公司将税务数据进行编码，以便于税务部门可以根据需要查询。编码应表现出信息的适用性，如：正确的权限、税目和应用年限。

荷兰TNT快递公司四年前，作为改进流程的一部分将它的会计信息系统标准化。由于几次合并，税务部门一片混乱，也就成为这项工作的焦点。最大的问题之一是不同的分部使用了14种不同的会计系统。这造成数据的调整工作复杂化和税务记帐的延迟。标准化带来了很大的改进。公司现在可以在交易层面的会计系统直接获取和验证数据。尽管公司已经3年没有进行审计评估，但是每天都有25名审计人员在进行工作。TNT公司的成功被CFO杂志所认可，获得了1997年度税务运营优秀奖。

∙填制为审计做准备的纳税申报单。

当公司准备好税务防范时，税务审计是一个低成本，完整的流程。虽然，准备工作是常年的，领先公司对其所处的税务地位进行回顾。他们确认税务官要问的问题，并检查自身可否提供充分的支持文件。他们追踪遗失的文件以保证所需文件的完整。偶尔，不能提供完整文件时，他们决定是否要进行这一交易。

在这些情况下，法律顾问是必需的。公司在报税前，与税务律师讨论，以避免潜在的法律风险。他们还与有关的公司职员就现在的税务情况进行回顾。一旦报税以后，他们有充分的准备对即将进行的检查和询问给予回答。

国际新闻服务商Business Wire 公司是一家最佳实践公司。公司首席财务运营官Connie Cummings收集所有与税务有关的支持文件。她从过去的经验知道很多州的税务部门会询问公司是如何在13个分部间划分收入和费用的。为此，她准备了一份专门的文件进行说明。

∙与稽查人员协商控制审计范围。

在正式审计之前，税务检查人员就初步的审计计划与公司代表进行会谈。这是双方进行沟通和讨论审计工作进程的机会。检查人员通常会要求进行审计准备的相关信息。

领先公司积极参加这些会谈，将他们当作控制进程的机会，并努力行使纳税人的权利。事实上，他们讨论主要问题，包括调查年限、所要调查的问题、相关人员以及每一阶段工作时间表。

预审计计划会议帮助公司和检查人员建立联系和合作关系。这是向检查人员介绍公司的好机会，包括：公司使命、竞争哲学和产业趋势。还可以介绍公司税务、会计部门的关键人员和公司的一些设备。

∙通过管理审计过程的每一阶段来影响审计结果。

大多数公司都参加预审计会议，但是经常是审计正式开始后，将权力放弃给稽查人员。根据领先公司的实践，这是一个错误。领先公司始终与稽查人员保持高层接触。这样，他们总是知道正在调查的问题和工作进展。他们每月会面讨论问题，并保证工作在按计划进行。从而公司有机会发现稽查人员不恰当的行为，如：与未授权的人员接触，那样会产生一些问题。

审计工作最重要的一方面是稽查人员要求信息，或信息文件要求阶段。要求的是正式的签署过的文件。许多公司要求稽查人员在获取信息前解释原因。这样，公司可以有机会了解真正需要的信息是什么，或许还能缩小检查范围。

∙为每一管辖机关指派税务联系人。

因为所有的沟通都通过中心点，税务联络给予公司对审计过程更多的控制。它规定了公司和税务部门间的信息流。同时，减少了由于沟通不足而带来的麻烦。联络使得整个审计流程更平稳。领先公司通过与稽查人员的良好关系，参与审计过程，实时了解工作进展。

在建立联络之前，大多数公司先评估适合的人选。税务相关部门的高级人员通常有足够的技术和经验。但是，良好的沟通技巧也是不可或缺的。沟通好的人员可以解决复杂的问题和引起争论的问题。另外，了解客户所具有的权力和税法也是必要的。

∙建立一个公司，在税务审计中管理雇员行为。

公司需要建立审计以保证整个过程的公正和完整。公司要参与的每个人都了解公司对他们的期望并遵守统一的规定，从而公平、一致的对待稽查人员。审计还规定每个人员的权限。大多数人欢迎这些规定，因为这样明确了每个人的角色和职责，也缓解了很多人第一次与稽查人员接触时的紧张感。

因为有直接的影响，所以审计通常由税务、财务、业务部门组成的联合团队制定。这确保了最终的不会影响相关部门的职责。在制定时，执行的团队应当明确文件是内部使用的，但是也会交与稽查人员审查。法律顾问的回顾是必需的。

∙投资于先进的技术来改善审计中的沟通和数据管理。

先进的通信技术有助于增进公司税务部门的效率，改进税务数据管理和信息分享。许多领先公司投资于管理整个税务信息的系统，从业务单元到审计。最先进的系统提供及时的信息，按照税务规范整理信息，支持部门间的信息分享，储存暂时的和永久的税务记录，并按保密级分类。

在投资以前，公司应当首先在技术专家的帮助下评估自身需求。要考虑的问题包括：税务部门监控的主要事情、报告的指导方针、数据量和流程要求、用户界面，以及内、外部的安全问题。

美国氨基氰公司是一家主要向非盈利医院和研究机构供货的公司。它通过 Lotus Notes 数据库改进了对关键税务数据的管理。在多年运用传统方式受挫后，公司电子追踪客户提出的免税要求。传统的证明文件经常丢失和放错地方，这迫使公司在审计过程中重新整理账户，浪费了大量的时间和金钱。直到公司使用了先进的信息技术。今天，公司每年通过电子图像储存超过12万套税务免除凭证，会计部门可以通过电脑随时进行查询。

∙制定来维护当年和过去几年的税务记录。

建立保留税务记录的公司可能会长年保存关键信息，满足审计的需要。他们为短期、长期的记录建立文件归档系统，随时以备查询，也支持了那些有广阔前景的业务。

每一家公司都必须为自身需求确立记录保存。除了区别长、短期以外，还应分格式储存记录，如：书面的、电子图像的或者摄影胶片的； 按地点分类：在税务部门的，在业务部门的。

A. 将审计事项也包含在公司税务战略计划中。

原理

▪为什么运用最佳实践

领先的公司通常会把审计防范作为公司的核心竞争力，以便准备年度审计工作，避免高额的罚款、罚息等支出。这种情况通常发生在公司无力证实纳税申报单的内容而被迫进行调整时。因此，如果税务计划和执行中不包含审计，则税务战略计划是不完整的。这三块内容互相依赖——一个活动影响着另外一个活动——所以一个综合的税务战略能使公司更好的控制整个税务工作流程。

当公司将审计加入到税务战略计划中后，审计流程也会受到一些侧面影响。税务和业务专家都会意识到自己的相关职责，特别是为了控制内部税务风险而进行的业务监控是非常重要的。当他们意识到期望的是什么，他们会更努力的工作，尤其是战略计划中包含行动衡量指标时。

▪公司能得到什么

-更好在全公司范围内意识到审计防范问题

-更系统的审计方法

-更好的理解商业交易中潜在税务风险

-更好的控制整个税务流程

行动步骤

—— 改善公司的流程

1.制定一个审计防范战略，并通报公司全体员工，包括高层管理者。

每个公司都是根据其特定的需求和资源来确定审计防范计划的。但许多公司的审计防范战略有两个共同的基本目标：为了保护公司的税务状况并使昂贵的评估、处罚和罚息费用降到最低。税务战略计划明确了如何实现这些目标并描述了相关的员工个人职责和部门职责，包括税务部、业务单位、会计和高级管理层。

来自各个部门的代表参与制定审计战略，就如何使各分立部门共同为公司目标努力提出自己的看法——或使公司目标具体化。由税务部制定最终的正式计划，因为审计流程是由它来管理的。由高级管理层和法律顾问检查并审批计划，因为如果税务争议引起了法律诉讼，审计会影响公司的财务状况和法律风险。

审计战略计划的目标在于那些与税务计划和数据管理相关的活动。它们还识别支持实际审计流程的短期活动，包括对税务机关作回复和在现场与稽查人员合作的流程。最全面的计划包括：

-收集完整和详细的税务数据来建立审计防范基础的方法

-在税务计划制定过程中控制业务处理的固有税务风险的流程

-包括经理和税务联络人在内的税务部和其它业务部门员工的审计职责分配表

-与高层管理者就重要的税务和审计问题进行沟通的时间表

-与税务权威机构紧密合作的安排

2.教育业务人员关于审计的知识及其相关职责。

许多员工都知道会调查公司的纳税申报单是否合法。但他们并不一定知道审计工作是如何进行的以及他们能为它做什么。业务人员尤其可能对审计要求一无所知，因为他们的工作在于完成交易，而不用考虑与税务的关系。然而，随着领先企业对其业务单位的教育，这种情况正在发生改变。这些教育是关于税务对公司帐本底线的影响和他们在减轻税务负担中的职责，包括当稽查人员要求公司对纳税申报单作出调整时所发生的昂贵的评估、惩罚和罚息。

对于这些公司，税务部处于管理的地位，帮助业务人员理解税务工作应该远早于交易确定之前。税务和业务人员会参与税务计划的制定，包括识别可能引起审计问题的潜在税务风险。业务人员要了解公司需要哪些信息来成功的为审计防范工作做准备，这样他们就能随时明确自己的具体工作。通过检查需要额外信息的税务状况，他们还了解到如何来应付稽查人员。

3.监控审计在公司所在地的权限范围。

审计不是刚性的。每一税务管辖机关有其适用的不同税法和对法律的不同解释。当法律非常复杂、含糊、陈旧或漏洞百出时尤其是这样。由此产生的灰暗面使审计流程比较主观，使公司易承受较高的税务负担和惩罚。最好的计算这种不确定因素的方法是尽可能了解税务管辖机关的审计方案，以及他们如何裁定税务合法性问题。这样，公司能避免上述费用并产生额外的税务节约的想法。

领先的企业会维护一个信息库，内容关于税务管辖机关的审计趋势，包括他们自己的税务审计历史和稽查人员指出的重要问题。他们还跟踪涉及审计争议的案例，因为这通常能提供对税法的权威解释（至少在另一案例解决前是权威的）。公共事务部门或联络员还会就任何试图弥补税法漏洞的立法行为予以报告，因为这体现了稽查人员要调查的问题类型，或对法律的解释将如何改变。

例如：在露易斯安娜州做生意的公司意识到，如果要获取更多的超额利润，就可能会违反当地的公平竞争法。Winn-Dixie 杂货店公司最近卷入了一场露易斯安娜州的法律纠纷，因为该州声称公司欠下了500万美元的税款。根据1994年的审计，Winn-Dixie拒绝支付这笔税款，他们相信公司正确的上报了收入。而州反对公司把净营运收入从公司的收入中扣除，从而免缴1992年和1993年的税。公司认为已经超越了职权去调整已被歪曲了的收入，而这应是公司在根据税法进行调整收入后的数据。他们相信，如果露易斯安娜州赢了这场官司，则会影响公司正确上报其收入。

4.定期就潜在的审计问题与高层管理者交流。

税务会影响公司的财务稳定性，尤其是在目前地方、州和联邦的税率逐步上升的情况下。因此，公司的领导层必须密切参与税务计划制定、税务合法性活动和审计防范工作，包括审批审计战略和相应的预算。高层管理者还要负责决定是接受还是反对税务评估，这需要对审计问题有充分的认识。

领先公司的税务经理会定期与高层管理者进行会面，报告当前的税务和审计问题并回答相关提问。他们会通知与税务机关进行的所有讨论或信息交流以保证审计活动和公司的总体目标相一致。非税务主管也会参与税务部的战略计划会议，包括与稽查人员进行的初步会议。

5.为审计流程建立绩效评估指标。

绩效评估量化了公司执行战略活动的情况。通过识别那些与审计防范工作相关的活动，公司设立一定的标准并鼓励员工最好的履行其职责。这还促进了对员工执行不同工作的表现的评估。如果公司达不到所期望的绩效水平，员工就能回顾自己的工作并作出改进。

领先公司建立审计绩效评估是为了衡量：

-每一税务年度完成审计工作的总时间

-进行审计防范工作所需的人员时间

-重新填制纳税申报单的频率和成本

-每一税务年度进行财产估价的成本

-按支付或减免税款的一定比例支付的罚款和罚息的成本

B. 利用一个综合的财务系统在交易发生时自动获取税务数据。

原理

▪为什么运用最佳实践

一个综合的财务系统能保护税务数据的流动，使之能够及时从个业务部门流入到税务部门，从而减少了税务数据在电子和人工处理中丢失或遭到歪曲。结果，公司能完成和详细记录所有的交易，这是最好的防御措施。综合性就要求每个业务部门都要使用一个标准的核算包，无论何种地区和业务单位。它能减少从不同的核算系统中整合数据而导致的时间和金钱上的支出。

▪公司能得到什么

-提高对税务数据的管理

-对所有交易更完整和详细的记录 

-减少从不同的核算系统中整合财务信息的工作

-更有效的对财务信息编码

-改善及时获得财务信息的途径

行动步骤

——改进公司的流程

1.在公司范围内为综合财务系统制定一个计划。

尽管采用综合的财务系统是一种最佳实践，能提高财务报告的准确性，但很少有公司会实施。他们不同的业务单位、部门和分枝机构使用的是完全不同的会计系统，使用多种形式、类别和标准来汇报税务数据。这就使税务工作和审计防范周期中数据的整合工作耗时又耗财，还会把错误带入流程并产生额外的问题。

不幸的是，如果处理不当，替换一个全新的系统就和使用多个分散系统一样昂贵。许多领先企业在一段时间内分步实施转变，也许两年或三年，这延长了支付期限，使员工能在新系统完全启动前有接受和学习的机会。

首先，公司要在技术人员的帮助下检查其需求。综合财务系统把所有业务与一般的信息技术和兼容的软件联系起来。他们支持对标准化会计系统和简单的总帐的使用——这能保护财务信息流并消除可能的信息失真。税务部、业务单位和其它财务运作部门的代表可以根据其特定和共同的需求提出建议，使系统能更好的支持他们的工作。对税务部来说，这种支持尤为重要，因为如果税务数据不准确、不及时或不完整，公司会产生不良法律后果。

通过标准化全球范围内办事处的核算系统，TNT全球快递－座落于阿姆斯特丹的国际快递公司－显著的提高了其税务执行和审计流程。现在公司使用一个统一的分类总帐，税务部门能更好的及时获取和验证财政信息，并更准确的打算财政和税务披露。该做法反过来也帮助审计流程。TNT每次有15－25审计，自1994年起没有进行过税务调整。

2.在交易层面，电子化的生成与税务有关的财务信息编码。

用于税务的编码能识别财务信息的突出特点，这样它能受到必要的税务处理。通过把编码应用于交易层面，公司能及时组织输入财务系统的信息。数据被自动的分类和传递，有时还会进入税务计划编制和税务合法性软件。

编码流程获取税务和财务报告的数据。领先公司的税务部参与编码的制定，这样就能获得准确的税务信息。通常，编码能识别重要的数据特点，例如：

-交易的本质，如销售、采购、合并或收购

-产生的税务，如所得税、营业税或财产税

-特别税务处理，如可扣除成本或经营损失

3.对各业务部门和财务操作部的员工进行有关正确运用税务编码的培训，并监控他们的工作。

培训员工如何正确对税务数据进行编码能减少公司由于错误或不完整的财务信息而无意中填报错误的纳税申报单的可能性，这类错误会导致额外的评估、惩罚和罚息费用。这还减轻了税务期而高成本的手工对税务数据进行确认的流程。

一些公司把这类培训和日常操作结合起来。经理和员工一起工作，帮助他们学习税务问题和如何正确对财务信息进行编码。另一些公司提供较为正规的培训，就税务和审计问题定期开展研讨和学术会议。

一旦员工接受了充分的培训，大多数公司发现这有助于管理他们是否正确的应用了税务编码并获得了税务部准备纳税申报单和建立审计防范工作所需的信息。要求税务部员工找出错编的税务数据模型并定期与业务单位和财务部经理会面，保证他们收到了所有业务交易的完整信息。

4.保存当前完整的税务记录，并详细记载每一次商业交易。

完整而详细的税务记录是对审计最好的防范准备。它会提供公司需要的信息来支持其税务状况并建立稽查人员对公司的信心。当稽查人员看到公司把其工作整理的井井有条，他们会认为公司没有故意隐瞒，并为遵守税法作出了努力。

税务记录涵盖了很多信息，包括所有业务交易、现有员工人数和赔偿数据、支持税务减免的活动细节，如资产贬值、慈善捐献、存货注销、净营运损失等。为了获得这些信息，领先企业投资于电子数据库，让所有员工都能使用。他们还就税务和审计记录的保持流程对员工进行培训，这样每个人都了解如何记录其工作。

C. 填制为审计作准备的纳税申报单。

原理

▪为什么运用最佳实践

当公司在记录纳税申报单之前花时间回顾潜在的审计事项时，税务审计将成为一个低成本、完整的流程。作为对公司税务地位的检查，验证他们是否得到了事实的支持，公司是否会卷入到不必要的法律风险中去。

一旦问题得到确认后，公司可以修正其税务地位，减少稽查人员最终需要检查的事件。最终结果是能够缩短审计周期，减少调整次数。而且，接收审计的单位会与稽查人员能够保持良好的工作关系。

▪公司能得到什么

-便宜和持续的审计

-更好的安全性，以及准备充分的员工

-对税务地位的保护 

-与稽查人员保持更好的工作关系

-更短的审计周期

-减少调整的次数，避免评估、罚款和利息支出

行动步骤

——改进公司的流程

1.在准备公司的纳税申报单时，编辑审计防范文档。

纳税申报单的准备过程是编辑审计防范文档的最佳时机，因为公司为检查税务记录和依法纳税情况做好了准备。同时，公司很容易确定它是否有足够的信息来支持其税务状况——通过稽查人员的分析。如果有重要数据发生丢失，员工能在公司最后确定纳税申报单之前找到。

这种早期的准备工作能防止员工在审计开始后勉强拼凑一些根本不存在的信息，这会耽搁工作，还会削弱公司的审计防范工作。此外，公司能在还来得及对数据作出调整前，检验它们是否完全合法。

2.明确稽查人员可能会提问哪些问题。

通过有根据的推测稽查人员会如何处理其纳税申报单，领先公司缩小了其审计防范工作的注意力。员工能集中精力就特定问题建立很好的防范措施，估计公司为自己辩护的力度。如果税务状况没有得到很好的支持，那还来得及在纳税申报单最终定稿前进行修改。

税务部的资深人员通常具备识别稽查人员问题的必要技能。大部分人员有很多的审计经验，这丰富了他们的税法知识。根据经验，他们能识别常规问题，通过检查公司的纳税申报单，他们能识别公司当前税务状况的细节问题。一些信息与负责审计防范工作的其它员工一起分享，让他们更好的准备公司的合法证明。

商业电信（Business Wire ）——位于旧金山的国际新闻服务公司——在填制纳税申报单之前就准备好了回答稽查人员的提问。公司的首席财务官Connie Cummings从以往的经验中得知税务一般会询问商业电信是如何在13个州之间分割利润的。所以作为纳税申报准备流程的一部分，Cummings 和她的员工准备了一份电子表格来说明该公司的分配原则。这样，当询问发生时，Cummings 只要给稽查员寄一份表格的副本就行了。

3.把当年的纳税申报单和潜在审计问题与过去几年进行比较。

从过去的审计中可以洞察未来的审计情况，并了解稽查员会如何处理特定问题。信息是一种重要的学习工具，能为公司建立良好的审计防范措施提供建议。通过经常比较过去和现在的纳税申报单，公司重复检验了他对于合法性的解释，保证它和税务机关的解释一致。然后公司就能采取行动为纳税申报单的各方面做好审计准备。

领先企业还会识别过去审计中的问题，这样就可以在审计前的计划会议中和稽查员一起解决这些问题。他们就那些会影响稽查员审计的问题进行讨论，例如双方都同意接受的流程、法规的延伸和调整。

如果能较容易得到历史记录，企业就更可能回顾过去几年中的税务和审计问题。例如，全球领先的清洁卫生设备公司，总部在圣保罗，其税务部门保存了以前的审计记录。这一简单的方法使公司的税务人员可以很快查到为准备下一年审计工作的信息。

4.让稽查人员可能询问的员工一起参加公司的税务状况的回顾。

在审计过程中，稽查员会经常与税务部和非税务部的员工进行会谈，包括那些业务单位和财务部的员工。非税务部员工通常不熟悉公司的税务状况，这对他们非常不利。领先企业通过和可能与稽查员接触的员工一起检查纳税申报单，使这种状况得到了改变。 这使员工有充分的时间来检查相关业务记录，并了解哪些内容是可以和稽查员谈论的。

员工的检查工作早于纳税申报单的填制，但在公司识别潜在审计问题后。这自然降低了参与的员工数量，并使向员工授予税务知识的过程更有效。

5.识别公司将要实施的方案中的法律风险。

每一份纳税申报单都有引发公司法律问题的可能，主要是因为法律的复杂性和对法律解释的不明确。为了降低风险，领先企业会从法律的角度来检查其纳税申报单。

他们和税务顾问或律师一起工作，后者能识别风险并就如何在审计开始前把风险降到最低提出建议。这些专业人员还能帮助公司理解哪些信息是受到律师－客户协议保护的，例如律师的工作稿或支持诉讼的信息。

D. 与稽查人员协商，控制审计范围。

原理

▪为什么运用最佳实践

在最近几年，大多数改变了法规，使纳税人（包括个人和企业）积极参与发展其审计计划，这是确定审计过程的必要计划。计划通常在一系列审计前期计划会议中制定，这样稽查人员和公司就可以讨论应该如何进行，以及他们会遇到什么问题。

积极召开这些会议的公司对审计结果有更好的控制，可以更好发挥其纳税人的权力。事实上，许多公司在会议上协商审计的年数、参与人数、完成每一阶段工作的时间表，这样可以节约审计成本，并减轻审计工作造成业务中断的影响。

▪公司能得到什么

-对审计过程有更好的控制

-稽查人员与公司间更好的合作

-更短、更简化的审计

行动步骤

——改进公司的流程

1.在公司与稽查人员之间建立敞开的沟通渠道。

成功的审计依赖于公司和稽查员之间的充分沟通。在整个审计过程中，一旦出现问题就要求引起立即重视。如果每人都知道应该把问题提给谁，工作过程就会更畅通，不会有耽搁。敞开的沟通还能保证公司及时收到审计进展情况的报告，这对有效管理是非常重要的。

从主要参与者首次会面起，就确定了他们将如何沟通。领先企业建议员工要有礼貌并有职业精神——但要自信。他们必须非常合作，但也要让稽查员知道公司会保护其利益。

领先企业还要求和检查团的主管人员会面，这样就能知道如果与现场稽查员有矛盾应该和谁联系。这表明公司会密切关注这一工作过程，一旦对稽查员的工作不满就会毫不留情的指出。同样，公司还会要求得到参与非现场审计的税务机关人员名单和联系电话，这样就能清楚的知道有问题时应该和谁联系。

2.使检查团适应公司的业务和组织架构。

如果稽查员了解他们所调查的公司业务，他们就能更好的执行审计工作。不幸的是，许多新的审计小组对公司及其行业一无所知，除非公司主动告诉他们。公司对稽查员进行教育，他们学习了特定行业中会对公司税务状况造成影响的挑战，而公司则从审计一开始就和稽查员建立了较好的合作关系。

领先企业会把稽查员当作新员工来对待。他们向后者讲述公司的使命和经营哲学、其业务侧重点、组织架构，包括员工基础和层次。一些公司还给稽查员员工手册和宣传录像，并让他们参观工厂设备。

3.向审计过程中扮演重要角色的工作人员介绍稽查员。

在审计前的会议中，领先企业会把稽查员介绍给要与之合作的员工。这为双方提供了沟通的机会，并在审计正式开始前建立了良好的工作关系。双方都了解对方如何进行审计工作，这样就能发现分歧并及时改进。

关键人员包括税务联络人，他代表公司与税务机关进行联系（见最佳实践“为每一管辖机关指派税务联系人”），还包括税务、会计部的领导和高层管理者。许多公司把这些团队包括在审计前的会议中，这样他们就能对审计过程有所认识。然而他们也强调，没有人被授权与稽查员交谈，除非联络人同意并召开一个会议。

4.就调查年数和稽查员达成共识。

在一个简单的审计中，稽查员可以调查几年中的纳税申报单，只要在法律规定的范围内。领先企业会与稽查员协商时间跨度，以缩短审计期间并减少对其业务的影响。他们还知道审计涉及的年数越少，调整的可能性就越小（调整会引发费用昂贵的评估、惩罚和利息费用），要重新填制的纳税申报单的数量也会减小。许多公司还发现，如果要检查的纳税申报单较少，他们就能更有效的为审计作准备。

稽查员很少调查当年的纳税申报单，这是使公司必须在与稽查员协商审计时间跨度前，检查过去几年的纳税申报单。检查年数的充分理由包括，在特定时间内公司可利用的资源、当前的税单填制任务、及计重要的业务处理，如合并或收购。

5.讨论稽查人员要调查的问题类型，以及怎样做出评估。

当公司了解稽查员如何进行审计后，他们能更充分的做好准备。他们把目标定为要检查的相关业务处理和要参与审计的主要员工。他们还为稽查员提供能阐明公司税务状况的信息，还可能在审计开始前解决某些问题。

领先企业在审计前的会议中讨论稽查员的工作方法。首先确定双方是否就省却某些检查的问题或记录达成了共识，因为稽查员通常会认同以后几年达成的协议。公司会问稽查员打算解决哪些当年的问题以及为什么。最后，会要求他们说明如何对公司的合法性作出评价。

稽查员如何评估公司的合法性是非常重要的，因为这常常是很主观的。由于利用税法的不明确性，这种评价每年都会改变。

稽查员通常很愿意接纳如何进行审计的讨论，但公司必须采取主动并要求他们参加，因为稽查员没理由会主动提供信息。公司是易受攻击的一方，因此要采取措施把稽查员的注意力引到不太突出的问题或不用花费很大成本就能解决的问题上。

6.决定稽查人员是否需要专家的帮助。

稽查员常常需要来自他们自己的专家的协助。美国国税局（IRS）把这些专家称作“行家”，并给他们头衔，指出其专业领域，例如计算机审计家、退休金计划稽查员、员工税务稽查员或金融产品稽查员。如果公司知道哪些专家及他们何时会到场，就能制定计划来进行协调，包括让同一工作部门的专业人员来回答专家提问。调整进度表是很重要的，因为专家常常只在现场待很短时间，所以信息提供的不及时会影响整个审计进度。

稽查员决定他们需要哪些专家，但领先企业也会提出他们的建议。他们与稽查员一起制定审计专家计划，并选派适当的员工与专家在现场合作，通常指派一名税务部以外的联系人，他们能分享专家的知识。

7.为现场检查团的工作进行安排。

现场审计是在公司的经营场所进行的，稽查员常常会在现场待几个月。他们需要私人工作空间和设备来支持其工作。实际安排要充分予以考虑，美国国税局把他们包含到正式的审计计划中。

领先企业喜欢让稽查员待在办公室里，让他们不能很随便的接触公司的其余部分。他们让稽查员远离执行领导人和税务部门，这样他们就不太能听到关于公司资产信息的交谈。他们还通知其它员工稽查员的存在，让他们避免在公共场所进行不适当的接触和交谈。一些公司还要求稽查员佩戴一定颜色的徽章，使员工很容易认出他们。

一个舒适的、光线充足、空气流通的办公环境是很必要的，这样稽查员的工作就不会分心。他们需要足够的办公桌来摆放工作稿和手提电脑的电源插座。一些有计算机网络的公司给稽查员有限的电子邮件访问权，这样他们能进行沟通并获得电子化的信息。

8.对审计计划初稿提出意见并要求修改。

稽查员有最终决定审计计划的权力，但公司能提出修改建议。充分利用这些机会的公司对审计过程有更大的控制力，并保证计划不会包括过度繁重的规定。计划还能作为行动安排，公司就能知道如何为审计工作做准备。

领先企业组织一个跨职能部门的团队来检查审计计划。它一般包括行政领导人、法律顾问、税务经理和各部门代表，这些部门是产生税务数据的，例如业务单位。每一参与方有不同的看法，因此他们会提供较全面的修改计划。法律顾问负责保证审计计划是依法的，但并不要求公司承担超过法律的义务。

E. 通过管理审计过程的每一阶段来影响审计结果

原理

▪为什么运用最佳实践

积极管理整个审计过程的公司对其命运有更好的控制，包括成本昂贵的评估、罚款和利息费用。有效的管理现在趋向于缩短审计周期，通过由企业代表回答稽查人员的问题，并纠正他们的误解，加速了问题的解决。

采用协助方案的公司可以管理稽查人员的进程以及他们是否按协定的审计计划进行工作。他们可以询问稽查人员在做什么以及为什么这样做，这有助于他们识别可能引发问题的不适当的行为，例如与没有授权的人员交谈。

积极参与是另一种了解审计工作和调查目的的方法。这一信息有助于公司更有效地做好审计准备工作，并提出有利的问题解决方案。

▪公司能得到什么

-对审计结果更好的控制

-更有效的管理稽查人员的工作

-对问题或疑问做出更有利的回复

-改善对审计流程的认识，并制定更有效的防范策略

-缩短审计周期

-减少调整和未协定的问题

行动步骤

——改进公司的流程

1.在审计过程中定期与稽查人员沟通。

在审计过程中，充分沟通是很重要的。它是让公司知道稽查员的工作进展（包括正在处理的问题、他们是否遵照审计计划工作、以及是否符合时间进度）的唯一途径。良好的沟通还能建立稳定而合作的工作关系，这是很关键的，尤其是当稽查员和公司在合法性问题和调整问题上意见不一致的时候。

领先企业并不就没有把握的事或稽查员的判断进行沟通。他们每周调查稽查员的情况——如果必要的话频率会更高——询问他们的进展和遇到的问题。他们每月和稽查员进行正式会议。他们还会要求得到关键阶段的书面进展报告，例如审计进行到1/4、1/2、3/4的时候。报告会提供关于稽查员工作的特定信息，使公司能检查当前的审计情况、提出问题、识别有问题的活动并估计审计完成的时间。

2.对稽查人员信息要求，制定相应的处理准则。

在整个审计过程中，稽查员会要求能进一步证明公司税务状况或解释突出问题的信息。这是美国国税局审计工作的信息文件要求（IDR）阶段，还是一项最耗时、昂贵、影响公司工作的活动，除非公司在一开始就对此进行了规定。然而，这是审计中非常重要的一部分，所以任何的规定都不能妨碍为稽查员提供他们所要的事实，而应使公司收集信息的时间最短。

IDR是正式的书面文件，在一项简单的审计中都可能编到几百号。领先企业尝试着在稽查员拟定IDR前与他们就所要求的信息进行协商，以降低其数量。然后，公司会提出一些问题以探明稽查员需要的真正信息，并尽可能缩小其调查范围。此外，这些公司还要求稽查员把IDR到单一问题上，以及说明为何需要这些信息。

许多公司还会就稽查员拟定IDR的时间和他们做出回复的时间进行协商。例如，如果稽查员能避开公司最繁忙的业务周，IDR就不会给公司带来太大压力，对之做出回复的时间也会短些。如果不考虑公司的工作安排，规定灵活的反应时间是比较有效的，然而，一些数据调查需要较长时间，还会涉及许多有其它工作任务的员工。为了跟踪IDR，领先企业维持着一项记录，明确他们何时收到信息要求、内容是什么、哪些员工参与所需数据的编辑。

3.要求对审计进行中期回顾。

中期回顾对公司和税务机关都是评价审计进展情况的一次机会。他们能识别妨碍稽查员工作的问题，并采取行动予以解决，这样审计工作就能进行得更为顺利。

回顾工作并不是审计过程中的一项标准内容，因此领先企业会主动要求进行该项工作。它通常在大量工作完成后，当稽查员完成了1/4至1/2工作的时候进行。回顾工作一开始要召开一个正式会议，由公司和稽查员及其项目经理或主管人员——任何对审计负责的人员参加。参与者一起找出工作中的关键因素，例如稽查员是否：

-经常与公司就其工作进行沟通    

-在决定正式对信息的要求前讨论所有的IDR内容

-及时对被提议的调整予以注意

-管理专家参与的工作

-发现流程中的新问题

领先企业在审计开始时就为中期回顾做准备。他们建立一个文档或记录，记下希望在回顾中讨论的问题、疑问和其它关注的内容。

4.在审计结束前和稽查人员一起解决突出的问题。    

公司总是希望在审计中说服稽查员，公司的税务状况是合法的、公司充分遵循了法律。如果不能证实这一点，公司必须重新填制纳税申报单并支付昂贵的评估费用、罚款和罚息，这是由稽查员决定的。唯一的选择是对稽查员的决定提出上诉——这项工作会拖延几年。

领先企业充分利用审计结束前的每一个机会为自己声辩。在与稽查员的最终正式会议上，他们不止一次阐明公司的税务状况并提供相关信息以支持自己。在IRS审计中，这一会议被称为“结束会议”，稽查员主管和其他IRS代表也会参加。

5.在审计工作结束时，与员工和稽查人员一起指出工作中的不足。

每次审计都是不一样的，但还是能对未来的审计和公司如何改善其对审计的管理有所借鉴。通过与每一参与者讨论哪些做得正确、哪些不正确，公司能收集到改进工作所需的信息，尤其是那些缩短审计时间和减少审计对公司影响的信息。

许多公司发现，最好是进行单独讨论，首先和员工，然后和稽查员。这两组对问题有不同的看法，因为他们对审计的目的和职责不一样。所以，通过与每一组进行分别讨论，公司能缩小讨论的范围，这样效果会更好。

讨论会在稽查员完成其工作后立即召开是最为有效的，因为这时每一参与者都对问题留有清晰的印象。许多公司先和员工进行讨论，这样就能了解他们与稽查员相处时遇到的问题，或在整个工作进程中的问题，例如没有足够的时间提供所需信息，或稽查员就公司业务提出了不恰当的问题。然后，公司领导和稽查员一起讨论这些问题，并听取他们和员工合作时遇到的问题。这样做的目的是找出解决问题的办法，使双方在以后的审计中都能做出改进。

F. 为每一管辖机关指派税务联系人

原理

▪为什么运用最佳实践

通过控制公司和税务权威机构间的信息流，税务联系人能改善公司的审计防范流程管理。它能防止稽查人员随意与雇员交谈，尤其是与那些没有能力准确回答问题的雇员。

联系人把雇员和税务权威机构联系起来。他们的工作能消除错误的交流并保证公司的税务情况和业务处理是一致而连续的。

另一个好处是联络人通过与税务权威机构在一段时间内和合作，能获得一些新的知识。他们学会了稽查人员是如何进行评估的，以及哪些问题会引起稽查人员的注意。最好的联络人会成为预测稽查人员行为的专家，这有助于企业更有效的准备审计防范工作。 

▪公司能得到什么

-改善稽查人员与公司的沟通 

-减少稽查人员与雇员间的随意接触 

-使公司税务情况和业务活动信息更统一

-提高预测税务官态度和行动的能力

行动步骤

——改进公司的流程

1.确定税务联络人必备的技能和特点。

选择税务联络人是一项重要的决定，因为这些员工将代表公司与原本对立的税务机构建立联系。如果联络无效，他们会削弱公司对其税务状况的防范工作，还会影响和税务机构间的关系。

领先企业实施这项工作时是有一定战略的，他们首先识别成功的联络人应该具备哪些技能和特点。他们很清楚，联络人是负责和税务权威机构建立良好工作关系的，他们代表公司的利益，因此需要具备：

-很强的沟通能力

-出色的专业税务知识

-行之有效的谈判能力

-对公司及其业务有很好的理解

联络人的技能应该与公司纳税申报表的复杂程度相称，因而税务部的资深员工通常更能胜任这一角色。他们有丰富的审计经验，所以对稽查员会提出的问题以及他们对公司的要求十分熟悉。

2.建立联络人对审计信息的汇报程序。

审计中所有的信息都是通过联络人传递的，即使其中许多信息需要引起其它员工或高层管理者的注意。如果联络人知道谁负责处理信息、谁授权他人行动，就能使沟通更迅速。建立信息汇报顺序的公司帮助联络人更有序更及时的散播信息，而且不会遗漏任何需要审计信息的人。

联络人通常直接向税务副总监或首席财政官汇报，向他们报告审计流程、问题或稽查员要求的信息。这些主管人员帮助联络人决定还有哪些人需要信息，包括税务部和非税务部的员工或CEO。大部分联络人都知道哪些员工负责回复稽查员对信息的要求，因此他们会适当的传递这些要求。他们还会把希望税务机关了解的信息反馈给稽查员。

3.关于客户代理人的权利，对联络人进行教育。    

在审计中，稽查员会要求得到一定的税务或财务信息，而这些信息是受到客户代理权保护的。通过教育联络人哪些信息是受到保护的，公司能避免让稽查员得到私人数据。

客户代理权带有一点税法的灰暗色彩，但它确实应用于某些代理工作，例如向公司提供法律权力的建议。大部分联络人能学习代理权的基本原理，这样他们就能分辨哪些信息要求是不合适的。但许多公司都要求在告诉稽查员他们不会提供客户代理权范围内的信息之前，先寻找法律依据。

4.向雇员告知联络人的任务和怎样与他们一起工作。

领先公司禁止联络人以外的人员与稽查员联系。员工了解这一的严肃性以后，会更加愿意遵守。大多数员工欢迎这一，因为它明确了员工们的职责，防止有人错误的代表公司。如果，稽查员要求与非授权员工接触，那么员工可以用这一回避，并引向联络人。

联络人根据需要奖其他人员带入审计过程。这包括回答特定问题，确认交易信息等。如果稽查员坚持接触非授权人员，联络人应对其交换的信息予以监督，以确保不会产生不恰当的问题。

5.向税务权威人士通报联络人的角色和责任。    

领先公司将向通告税务人员联络人情况视为礼貌。这在战略上也是必要的，因为这样就防止了稽查员与非授权人员的接触，也表达了公司对审计工作的重视和监督。

通常，联络人在预审计会议以前第一次与稽查人员会面。某些情况下，会面前要先安排介绍会，以便于做关键性决定前可以先建立起好的工作关系。这样对于公司的税务问题，明确了相关的人员，就保证了从开始税务信息就在适合的人员中传达。

G. 建立一个公司，在税务审计中管理雇员行为。

原理

▪为什么运用最佳实践

通过管理员工在税务审计中的行为，企业保证了流程的完整性。所有直接或间接参与的雇员了解他们被期望什么，由于遵从相同的规则，他们可以向管理层保证他们对待稽查人员是公平的。

书面强调了审计的严肃本质并警告员工不要与稽查人员进行不适当的接触。这相当于建立了一个界限，员工就知道在讨司业务的时候应该到哪里停止——这是一项多数员工都拥护的规定，因为它阐明了在审计中他们的任务，并减轻了他们在单独与稽查人员会面时的焦虑情绪。 

▪公司能得到什么

-保证了审计的完整性

-更好的了解员工在审计中的角色和责任 

-统一对待税务机关代表

-减少雇员与税务工作人员的不正当接触

-对公司机密数据的较好保护

行动步骤

——改进公司的流程

1.委派一个跨职能部门团队，起草一项来管理员工在审计期间的行为。

由税务和非税务部门代表所组成的团队可以制定全面、有效的。参与者可以表达其代表部门的需求和期望，确保了覆盖了足够多的主题和情况。要按需要而详细，最终文件和的目的要让员工可以理解。领先公司包含以下方面：

-确定审计日程的指导方针

-对协商岗位的授权

-当时间紧迫时的风险评估和其他管理措施的指导方针

-相应的自动化系统和文件复制

-安排非税务人员的税务代表的面试草案

在制定时，工作人员要注意文件是内部使用和交给相关外部人员。先进公司让稽查人员参与制定过程，以在审计开始前建立好的关系。

在制定最终之前，由审计委员会或类似机关回顾，以确保包括审计的各个流程。由法律顾问回顾以避免触犯法律和潜在风险也是必要的。

2.向员工贯彻审计。

如果没有很好的对予以说明，员工可能产生误解。他们可能觉得这是一个惩罚措施或者是为了控制他们的。尤其是税务员工在稽查人员到场时会感到自身的专业技能受到怀疑。努力解释、沟通的公司可以避免这些麻烦。

领先公司正式介绍主要的和指导方针。例如：审计是用来保证审计过程的公正性和相关员工的。当公司向所有员工解释的好处时，也鼓励了合作。正式的说明活动也给了员工一个问问题和明确自身职责的机会。

3.要求员工对公司中规定的，他们在审计中的角色和责任进行反馈。

公司的实施会暴露公司的弱点，引发员工对改进的问题和建议。有效实施审计的公司给员工反馈的通道。

公司在各部门和整个公司范围内指定联络人，收集员工反馈。这些联络人应当对审计有很深的理解，可以按照指导方针回答问题。

4.管理员工对审计的遵从情况。

如果没有得到遵守，公司审计毫无用处，对审计工作也完全失去控制。例如：员工可能向稽查人员提供无关的信息和公司业务情况，从而危害到公司的利益。

领先公司阶段性的通过电子邮件或公告牌提醒员工注意审计。指派联络人负责监督的遵守情况。因为联络人对公司和稽查人员之间的沟通全权负责。

5.确定阶段性回顾来更新并改善审计。

领先公司每年对审计进行回顾，以确保涵盖了所有必要方面和员工对的理解。并确保没有错误和过期的情况。如：相关人员的联系方式等。如果发生错误，员工会感到困惑，而导致对的不遵守。

公司在每个审计阶段结束或发生重大变化时对审计进行回顾，以减少违反的情况。税务经理与税务联络人有义务经常进行回顾，因为他们对工作进行情况和其对指导方针的影响有第一手信息。他们还能解决员工在与稽查人员接触时遇到的问题。

H. 投资于先进的技术来改善审计中的沟通和数据管理

原理

▪为什么运用最佳实践

审计工作的成功有赖于良好的沟通和对信息的快速获取，这也就是为什么许多公司认识到投资于先进技术的好处。能电子化的创造、存储并重新获得信息能大大提高审计的效率。它们能在几秒钟内获得信息——甚至是从遥远的地方——并提供必要的信息来支持税务状况。

它们还能立即计算被建议的调整的影响，并决定是实施还是放弃。对协定调整的信息被及时传到适当的工作组那里，加速了回款整理的流程。 

▪公司能得到什么

-改善在审计中的内部和外部沟通

-稽查人员能更快的获得所需信息 

-对应缴税款更准确和有利的分析

行动步骤

——改进公司的流程

1.投资一个电子数据管理系统来支持税务工作。

电子数据管理系统改进税务信息的分享，促进跨部门的合作，和税务工作必需的知识分享。大多数公司发现这项投资可以提高生产力，所以是非常值得的。最先进的系统可以及时储存，分类，分析大量数据。这在稽查人员要求信息时是非常有用的。拥有电子数据库的公司做出响应，预防对审计工作的延迟。同时，显示出公司没有隐藏什么，与稽查人员合作良好。

数据管理系统有各种功能，公司可以按照自身需要进行客户化。大多数公司在购买以前，先咨询技术专家。内部专家知道那些系统与公司的计算机网络和数据库相匹配，但是他们不一定有足够的税务知识，所以很多公司雇用顾问帮助选择最佳系统。

专家与公司的税务人员一起工作，分析如何运用技术和相关因素，如：部门的规模，办公地点，规定，以及业务处理方式等。这些因素决定了选择数据管理系统的三个条件：功能，存储量，安全性。

2.把对税法的遵从和税务计划与调整数据库整合起来。

领先公司把对税法的遵从和税务计划与调整数据库整合起来。这样，在审计期间他们可以迅速判断出提议的税务调整将造成的影响。这一点是关键，因为公司只有很短的时间来决定是否采取措施。

所作的决定取决于成本收益分析。拥有整合软件的公司可以对调整带来的后果进行分析：

-现金的时间价值

-罚金和罚息

-延后与提前

-对其他税务规定的影响

3.以标准格式向适当的小组汇报调整情况。

公司通过电子数据管理系统或其他先进的通信手段，如：Lotus Notes， 在做出税务调整后可以及时向适当的小组汇报调整情况。相关小组只有很短的时间进行修正，所以汇报越快越好。任何延迟会使公司担上罚金和罚息的风险，那会增加税务负担。

掌握报税和准备审计工作的税务人员通常与公司信息系统专家合作，以获取及时的信息。他们解决的主要问题包括：

-获取作记录的书面税务凭证，用以报税

-将所需的文件标准化

-保证内、外部信息的安全

-阶段性回顾系统的表现，对相关事情进行评估

4.用适当的软件来保护税务信息的安全性。

公司对其税务、商业信息拥有所有权。一旦，信息采用电子方式存储后，若不采取保护措施，很多人都可以接触到这些信息。数据库安全甚至比税务稽查对公司的意义更大。

密码是最常用的保密手段。大多数公司都要求员工使用密码，甚至在进入他们的私人电脑时。为了保险起见，领先公司还要求员工每30到40天更换密码。在新密码起作用后，旧密码自动失效。

除了密码以外，很多公司按照员工的职位和需要接触不同信息。这种方式使每个员工接触到与其相应密级的信息。其他保密手段包括：员工接触信息的时间，可接入信息的计算机数量，用加密技术，存储备份文件，锁好电脑等。

5.评估公司的税务技术对审计流程是如何支持的。

许多税务部门的电脑设备已经过时了，速度和功能都落后于新设备。结果，造成效率减低，浪费时间和金钱。经常评估系统性能的公司将税务部门的系统保持在高的运营水平上。

最有效率的税务部门优先考虑技术，并每年为新硬件和软件做预算，以不断升级系统。很多部门有行政管理计划来确定如何更新设备。他们还对新上市的技术和设备进行评估，以确定是否可以提高他们的工作效率。

I. 制定来维护当年和过去几年的税务记录

原理

▪为什么运用最佳实践

税务记录有很长的时间跨度。法律要求公司保留这些记录一段时间。事实上，稽查人员很少调查当年的资料，而是常常对三四年前的报表感兴趣。

一些税务记录对未来有重要意义，这使公司必须保存他们以作参考。例如，当公司有期间事务，即适合于过去或将来而不是当年的税务扣除和贷项。其它税务记录向公司提供了关于对遵守税法的历史看法，并教育员工如何处理未来报表。

除了保护税务记录为将来使用和参考，有效的记录保持节约了公司的时间和金钱。雇员可以很快获得信息，因为他们知道公司把每年的税务记录保存在哪里。公司也可以更有效的管理存贮费用，尤其是储存书面记录的物理空间。

▪公司能得到什么

-改善对税务记录的获得情况

-减少对税务记录丢失或误放的情况

-减少浪费在搜索记录上的时间

-更好的控制存储成本

行动步骤

—— 改善公司的流程

1.建立税务信息记录维护程序。

通过保留税务记录，公司确保遵守相关的法律要求。保留记录的过程还使员工明确什么是必须保留的，这样他们就不会丢掉公司所需的税务文件。

在制定文件保留程序时，领先公司将焦点放在所有开帐年度和那些产生延迟的年度。将这些作为首要的，是因为法律要求这些进行审计。这些记录通常要求大量存储空间，从而影响公司在记录形式，相关用户和存储成本上的决定。

领先公司对以下几点进行评估：

-记录保留的年限和保留时间（主要受法规）

-要保留的记录类型

-由税务部门保留，还是由产生记录的业务部门保留

-何种做书面保留，何种做电子记录

-要求多大的存储空间

-如何从未来需要的角度处理记录

-那些员工需要这些税务记录

-为保护税务记录的安全要采取那些措施

2.确定要电子存放的税务记录和文件。

过去，税务记录主要是书面存储的交易、缴税、和审计结果的文件。随着信息技术成本的下降，更多公司通过数据管理系统存储这些数据。这些系统减少了存储成本，加速了资料的恢复。公司还可以创建备份和防止由火灾和其他情况毁损资料。

尽管电子存储有很多好处，但是由于包括法律要求在内的一些因素，使得公司不能将所有的税务记录都通过电子存储。例如：IRS 要求公司保留书面文件或者微缩胶片。另外，IRS还要求那些采用电子数据交换或者通过互联网交易的公司提交电子的更多信息，例如：日期，供应商，产品描述，价格。

这些条件造成大多数公司同时使用多种存储方式。除法律要求外，他们还考虑价格，接入性，安全需求等因素。很多公司还根据开帐，关帐年限分不同方式存储，因为历史记录一般仅作为内部使用，电子方式较为省钱。

美国氨基氰公司是一家主要的向非盈利医院和研究机构供货的公司。他通过 Lotus Notes 数据库改进了对关键税务数据的管理。在多年运用传统方式受挫后，公司电子追踪客户提出的免税要求。传统的证明文件经常丢失和放错地方，这迫使公司在审计过程中重新整理帐户，浪费了大量的时间和金钱。直到公司使用了先进的信息技术。今天，公司每年通过电子图象储存超过120，000税务免除凭证，会计部门可以通过电脑随时进行查询。

3.教育员工关于记录维护和税务记录的重要性。

除非员工理解公司的记录保存的内容和重要性，否则是没法遵守这一的。领先公司花时间向税务和非税务人员解释税务记录，以确保没人将重要的文件丢掉，公司可以随时查到所需文件。

有电脑网络的公司可以通过电子邮件或公告牌向员工传达和回答相关问题。电子邮件还帮助公司及时通知的调整。

税务部门经常指定回答相关问题的联络人。如果有大量的混乱产生，公司可以安排培训。员工可以从阶段性的回答常见问题的电子邮件中获益。如果在记录保存过程中出现大量错误，税务部门有必要重新回顾操作流程，进行必要的改进。常见的问题是员工没有足够的时间和设备进行记录。

公司的税务记录保存要不断调整，很多是法律的要求。经常进行回顾的公司可以在触犯法律前进行相应的调整。