会务前期筹备方案细化方案

（11月4—11月14日为本次活动会前筹备期）

一、筹备期工作内容提要

1、酒店会议室、专访场地的确定：

时间：11月14日

落实：已落实——浦东香格里拉北京厅（10:30~11:30媒体专场；13:30~17:30渠道专场）

 是否需要上网端口   是

2、背景板：

时间期限：11月8日完成制作背景板（5*2）

11月10日发送至SC公司查看背景版、易拉宝制作成品

11月13日晚成品到达会场，14日早开始布展

 落实：——搭建背景板是否需要专业公司协助 是

3、会议相关材料准备

物料准备：

时间期限：11月8日第一次提交到会媒体名单

11月12日确认到会媒体名单

11月14日媒体签到，发车马费及公司资料，小礼品袋

 注意事项：媒体的邀请对会议的成功起了决定性作用，在媒体邀请过程，厂商人员或者公关公司对记者进行会议相关内容的前期教育，使记者在到会之前对SC及会议有一定的认识，到现场时能很快理解会议主题，也有利于记者后期的传播工作的开展。

5、主持人的确认

暂定： 

6、礼仪，签到

上讯： 

场内外签到处接待人员分工： 

A、场外嘉宾签到处接待人员： 

B、负责上午媒体专场的记者领位

C、会议进程中发放礼品，递送话筒                                          

7、鲜花

时间期限：11月10日预定

11月13日再次确定

11月14早10点送至会场

    8、礼品

时间期限：11月11日确定

11月13日送至会场

9、摄像、照像

 摄影： 

 摄像：  无

会前现场协调期

（11月14日上午8：00-10：00）

一、现场前期协调  总负责： 

备注：8：00：部分参加会议的工作人员（）必须准时到现场，检查工作。

8：00—9：00项目协调人需落实易拉宝、指示牌、签到台、背景板、等相关物料是否到位。

（一）背景板，易拉宝： 

背景板一块，易拉宝数量6个，安装摆放到事前安排的地点处。

（二）电子指示牌：

指示是否明确，来宾是否能比较容易的找到参会地点，根据需要随时进行协调。

（三）签到台：

摆放在会场门口。签到台需用鲜花做装饰。“媒体签到处”、“嘉宾签到处”牌各1个、“请赐名片”牌：1个、名片托盘1个是否都放置到位。

（四）体验区：

3米长，摆放在会场内预定处，产品台需用红色围台，做装饰。厂商此时需进行体验区的设施安装调试。

（五）设备调试：

协调酒店服务人员调试设备，投影仪，音响。

（六）资料袋：13日下午装袋

资料是否已全部装袋，装完的资料袋是否已放置各个签到台处固定的地方，放置的地方拿取是否方便。

（七）会场布置： 

座位是否充足，每个座位上是否摆放好纸和笔，饮料是否到位。灯光是否明亮，投影时间的暗光灯亮度调节，无线话筒是否准备就绪，鲜花是否摆放好。检查播放PPT的笔记本电脑内PPT是否准备完整，备用的笔记本也是否调试好。笔记本与投影仪的切换是否正常。

二、现场中期协调  主要负责人：  

主持人：

主持人再次核实串讲词，服装是否到位。

会场内开始播放宣传短片，直到会议开始前1分钟停止。烘托现场气氛。

14：00：会议正式开始

会场保持安静，灯光、音响、投影师，做好各项工作准备。

主持人、礼仪等需上台相关人员做好各项工作的准备。

三、发布会正式议程  负责人：