5.1环境信息交流控制程序

环境信息交流控制程序

文 件 编 号：FQEP 5.1

版  本   号：   D版

编 制 / 日 期：  胡元甫2005.9.28 

审 核 / 日 期：  周海珍2005.9.30 

批 准 / 日 期：  程洪杰2005.10.5  

受 控 状 态： 

发 文 编 号： 

1.0 目的

规范公司环境信息的收集、传递及反馈，保证质量环境管理体系的有效运行。

2.0 适用范围

适用于公司内、外部环境信息的收集、传递与处理以及与各相关方的信息交流。

3.0 职责

3.1采购供应中心、综合管理部、物流管理中心负责所对应相关方信息的收集。

3.2相关部门负责本部门工作范围内的沟通、信息传递与交流。

3.3体系管理中心负责统筹公司对内、外相关信息的传递与处理，保存和管理相关的信息。

4.0 工作程序

4.1 信息的分类

4.1.1外部信息

a) 地方环境监测站、环保局，认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；

b) 相关环境保律、法规、标准及其他要求信息；

c) 顾客、相关方反馈的环境信息及要求等；

d) 其他外部信息

4.1.2内部信息

a) 正常信息：环境方针、目标指标和方案，环境监测结果，内部审核与管理评审以及体系正常运行时的其他信息等。

b) 不符合（潜在）信息：环境管理体系运行过程中出现的和潜在的不符合，纠正和预防措施处理等；

c) 异常信息：出现火灾、洪涝灾害、危险品泄漏、爆炸、人身伤害等信息；

d) 其他内部信息：部门内部、部门之间的工作联络与沟通、公司内的制度、宣传和通知、员工的建议等。

4.2 信息传递与处理

4.2.1信息的交流与处理可采用书面资料、记录、会议、电子媒体、声像设备、通讯等方式进行。

4.2.1外部信息的交流与处理

a）体系管理中心收集来自顾客方面对于产品环境保护方面的信息，并将收集到的信息传递到相关部门。

b）对于来自顾客对产品环境保护方面的要求， 公司采取必要的措施，满足顾客的要求，如出口欧盟产品不含六种有害物质等。

c) 体系管理中心负责地方监测站、环保局、认证机构等的监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递到相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。

d) 、法律法规、标准类的资料信息由开发部负责收集、更新、整理、保存。

e) 采购供应中心负责物料采购和外包供应商、物流管理中心负责废弃物处理者、综合管理部负责食堂等进行信息沟通。对来自上述相关方的投诉处理按《纠正和预防措施控制程序》执行。

F) 各部门直接从外部获取的环境信息，应及时反馈到品质保障部，由品质保障部根据需要传递到相关部门或采取相应的措施进行处理。

4.2.2内部沟通和信息交流

a)正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接沟通并传递日常正常信息。

b)内部沟通和信息交流一般以电话、内部电子邮件、会议、工作联络函、文件资料会签等形式进行。

c)品质保障部负责公司一级的信息传递，协调各部门之间的沟通和交流，并按照相应程序文件的规定传递环境方针，目标、指标和方案，内、外部审核结果等。

d) 不符合（潜在）信息的处理按《纠正和预防措施控制程序》执行。

e) 紧急环境信息由发现部门迅速传递到综合管理部和体系管理中心，一般采用电话方式。对周围环境产生影响的，按《应急准备与响应控制程序》进行处理。

4.3 沟通和信息传递记录的管理

4.3.1体系管理中心负责公司各种环境信息的管理，不断汇集各方面反馈回的信息，按照信息载体的不同（纸张、磁盘、光碟、胶片、声像制品等）提供相应适宜的环境分别存放，统一保存，对各类信息，整理分类，制成索引，确保已获取信息和完整性和可用性。

4.3.2 开发部负责环境有关的法律法规、标准类的信息的保管。

4.3.4 各部门之间工作上的沟通和信息传递应视内容的重要性以合适的形式(如；会议记录、工作联络函、书面申请/报告、文件签收等)进行必要的记录保留。

4.4体系管理中心每年定期组织对公司内外部的沟通和信息交流程序进行评审，评价沟通过程和方式是否能保证质量环境管理体系的有效性，对不满足要求沟通过程和信息交流方式予以改进。

5.0 相关文件

5.1 《纠正和预防措施控制程序》

5.2 《应急准备与响应控制程序》

6.0 相关记录