某上市公司办公用品管理规定

办公、清洁用品管理规定

一、目的

加强办公、清洁用品的管理，保证申购及时，使用合理，杜绝浪费，特制定本规定。

二、适用范围

1.本规定所指办公、清洁用品为员工日常办公所用文具、办公自动化所需用的耗材（含色带、墨盒等）以及清洁用品等。

2.本规定适用于工厂办公、清洁用品的管理工作。

三、责任

1.行政部负责办公用品、清洁用品的计划、申请、发放与管理工作。

2.商务部负责办公、清洁用品的采购。

四、分类管理与定额管理规定

1.为便于管理，将办公用品分为消耗品、管理消耗品和管理品三类。

消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、回形针、笔记本、复写纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、钉书针等。

管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔等。

管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、削笔座、打码机、姓名章、日期章、计算器、尺、笔筒等耐用性的用品。

消耗品根据使用记录和部门实际需求设定部门使用定额；管理消耗品限定使用人员和用量，并实行以旧换新，具体由行政部根据岗位来设定；管理品由部门领用，并由部门指定专人保管，自第二次发放起必须以旧品替换新品，如有丢失者，需填写《办公用品遗失申请单》，经部门经理签字后报备行政部，方可再次申请。管理品如有故障或损坏，应以旧换新，如有遗失或非自然损坏，由个人或部门按实际价格赔偿。

2．办公、清洁用品实施定额管理。每年末，行政部做好下年度办公、清洁用品定额，报请工厂副总负责人审核后，交总负责人批准。

3．特殊物品需提交专题报告，经工厂总负责人批准后，方可购买，不受定额。

4.计划外办公、清洁用品需填写办公、清洁用品申请单（计划外）,经工厂总负责人批准后，方可购买，需从定额中扣除。

5．员工离职时，应将个人剩余办公用品一并缴交行政部，经行政部相关负责人签字确认后方可到财务部予以结算工资。

6．节约使用办公用品，严禁将公司办公用品挪作私用。各部门人员复印、打印一般资料时，应先利用办公回收纸。

五、计划申请与采购

1.各部门于每月25号前制订好本部门下月办公、清洁用品需求计划，经部门负责人审核后交由行政部。

2.行政部根据各部门提出的需求计划和当年月度计划定额进行审核，结合库存情况，汇总并整理成《工厂年月份办公、清洁用品采购计划审核表》经工厂副总负责人审核后交总负责人批准。

3.办公、清洁用品申请计划获批准后，由商务部采购到位，交行政部接待员入库管理。

4.商务部应将办公用品采购的供方详细列出（主要指品名及价格），抄送行政部后勤主管/专员，便于制订、审核办公用品需求计划。如有变动应及时更改。

五、验收、发放、保管

1.行政部接待员按照计划申请单认真清点，检查所收物品的数量、品质是否符合要求，并对异常情况及时反馈解决。

2.行政部接待员根据获批准的各部门申请计划和使用情况人分批进行发放，并按部门做好发放的登记工作。发放、领用办公用品的时间为每周二下午（急用的办公用品除外）。新员工入职时由各部门派人到行政部领取基本的办公用品，保证正常的办公需要。

3.对于暂时未发放至各部门的办公、清洁用品，接待员要建立管理台账，做好统计和日常管理工作。

4.各部门需指定专人负责本部门办公用品领用和登记工作，按人员建立领用台帐。行政部后勤主管/专员要定期到各部门了解办公、清洁用品的使用情况，对于积压过多的种类和部门要收减、延缓发放该类用品。

5.行政部每月末进行盘点，保证账物相符。每季度公布各部门办公用品费用开支情况。

附录１《部门年月办公、清洁用品申请表》附录2《工厂年月办公、清洁用品采购计划审核表》

附录3《办公、清洁用品申请单（计划外）》

附录4《部门办公、清洁用品领用登记表》

附录5《办公用品遗失补领申请单》