办公用品及办公设备管理制度

办公用品管理制度

目的：为了节约能源、降低消耗、节省开支，并能同时满足公司各部门办公用品的使用需要，规范办公用品的采购、管理、使用的各环节，制定如下制度：

    一、办公用品主要包括：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、墨水、橡皮、修正液、笔记本、复写纸、信纸、 订书钉、签字笔、白板笔、电池、打印纸、传真纸、美工刀、订书机、钢笔、计算器、米尺、印台、印油、计算机耗材如色带、墨盒、磁盘等。

    二、采购：各部门按需要由部门负责人确认签字后，每月底提前一周报计划给总经办进行统一采购，各部门不再自行购买。

三、管理：总经办购回的任何物品均需登记入册，并由专人进行妥善保管。总经办负责建立《办公用品库存台帐》，及时登记、更新办公用品出入库数量。

四、领用：各部门领用办公用品时，领用人需带部门负责人签字的领料单，经总经办负责人审核确认后发放，发放时需当面清点核对所领物品。

五、使用：以环保、节约为原则使用各办公用品。

办公设备管理制度

     目的：为保证办公设备的合理配置和使用，更好地服务于公司各项工作，特制定本管理规定。

    一、办公设备

    办公设备是指在公司内部，为支持各项工作的正常开展而配备的设备，其范围包括：

     1、提供给公司内部使用的计算机、网络设备、通信设备等；

     2、保障公司各项工作进行的相关办公设备（复印机、打印机、传真机等）及其他相关配置资源等。

    二．办公设备的添置流程

   1、需添置办公设备时，由申请部门填写“设备添置申请表”，报总经办协调后交总经理审批。

    2、在总经理审批同意后交由总经办进行统一处理。

    3、总经办根据总经理批示意见，安排专人在规定的时间内完成添置及发放工作。

   三．办公设备的使用管理

    1．办公设备的使用

   （1）计算机的使用：

     1） 计算机及附属设备由使用人负责保管，除公司电脑维护员外，任何人不得私自拆开计算机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。若出现人事变动（调岗、离职等），办公设备按程序交接。

     2） 计算机使用人应保持所使用的计算机及相关设备始终处于整洁、无灰尘的状态。 

     3） 在工作时间内不得做与工作无关事情，禁止在计算机上安装各种游戏。

 4） 电脑使用人在关机时，应按操作规范关机。 

 5） 计算机使用人造成计算机无法正常使用者，需承担一切后果。 

   （2）打印机、复印机的使用

    1）打印机、复印机是比较贵重的易耗易损办公用品，应该爱护使用，按照程序操作。打印机、复印机如果发生不正常的损坏，追究当事人责任。

    2）由专业的人员定期对打印机复印机进行维护保养。

    3）下班后或长时间离开办公室，必须确认要关闭打印机、复印机。

   （3）电话使用管理 

 1）电话由总经办统一管理，各部门负责人负责监督与控制使用情况。  

 2） 电话在使用过程中如果出现故障，请部门负责人与总经办联系进行处理。

   （4）传真机使用管理 

 1）传真机由专人负责保管。 

 2）不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。 

 3）每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。

   （5）其他办公设备

如投影仪等需要有专门人员进行管理。

2、办公设备的领用与退回

办公设备属公司资产，使用者有责任和义务妥善保管、合理使用，不能随意转交他人，或随意带出公司。

   （1） 新调入人员因工作需要领用办公设备的，须经所在部门负责人申请，并经总经办报请总经理审批后方可领用。

   （2）由于工作变动不再需要原个人保管的物品，应及时到总经办办理退理手续。

3、办公设备的报修

所有办公设备在使用中出现的故障均须严格按办公设备报修程序进行申报，申请报修的程序如下： 

    报修人填写“设备报修申请单”，经部门主管签字后，由总经办电脑维护员进行修理或联系专业人员进行修理，修理费用由总经办进行统一报销。

（1）如果经专业技术人员鉴定属下列情况造成损坏的，由责任者支付修理费用或进行赔偿。

     1）安装非工作所必需件所引起的故障；

     2）私自拆装计算机；

     3）使用不当造成的计算机及网络故障；

     4）人为的损坏。

4、办公设备报废

    凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成办公设备损坏且不能维修的，按照下述程序进行报废处理：

   （1）由使用者填写“设备报废申请单”，并由部门负责人签字确认。

   （2）使用者将“设备报废申请单”报总经办审核并经总经理批准后，方可办理报废手续和补充新品的领用手续。

5、办公设备的检查与监督

    各部门负责人应严格控制办公设备的领用，对办公设备使用和保管进行监督。总经办有权随时进行抽查，并对违反规定者并予以相应处罚。

  本制度自发布之日起执行

                                       安徽省凤阳散热器有限公司

                                    2015年09月02日