档案管理制度(2016)

1、成交客户的档案收集由销售部人员负责整理，交客户管理员审查并归档；

2、成交客户档案应在开具机动车销售统一后的三日内将规定的档案材料交到客户部验收并签字确认；

3、成交客户档案的材料如有缺失，销售部人员需将缺失的理由以书面形式作出说明并由销售部总监予以核实签字（每位销售顾问每季度仅有一次填写缺失证明的机会，超出一次按照绩效制度对当事人作出100元处罚）。

4、档案规范

个人用车：产品购销合同（客户、销售总监、总经理签字、甲方加盖本公司公章、合同内容不得涂改、填写正确）、黄卡复印件、身份证复印件、机动车复印件、机动车抵扣联原件（绿色）、合格证复印件、PDI检查表（填写、签名）、交车检查表（打钩、客户及销售顾问签字）、保单复印件（交强险、商险）、增值业务合同（客户及销售顾问签字并加盖公章）保险复印件（交强险、商险）、装潢（装潢清单）、信贷（贷款合同、机动车登记证书、行驶证复印件）、上牌（行驶证、机动车登记证复印件）。

单位购车：产品购销合同（客户、销售总监、总经理签字、甲方加盖本公司公章、乙方加盖客户公章、合同内容不得涂改、填写正确）、黄卡复印件、组织机构代码证复印件、经办人身份证复印件、委托书（加盖客户方公章）机动车复印件、机动车抵扣联原件（绿色）、合格证复印件、PDI检查表（填写、签名）、交车检查表（打钩、客户及销售顾问签字）、保单复印件（交强险、商险）、增值业务合同（甲方处加盖客户公章、乙方销售顾问签字并加盖本公司公章）、保险复印件（交强险、商险）、装潢（装潢清单）、信贷（贷款合同、机动车登记证书、行驶证复印件）、上牌（行驶证、机动车登记证复印件）。

5、成交用户至开票日起5天内档案收集整理完毕，每月5日前将上月档案收集整理完毕，未如期完成，又无提前说明，未交档案当事人每份档案处罚50元，管理员处罚20元；如到期验收档案不合格当事人处罚50元，管理员处罚20元。

6、档案保存期限：2年，对两年以上的档案按照不同年度的文件分箱整理。

7、案卷封面，应逐项按规定用钢笔或水笔书写，字迹要工整、清晰。

8、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者均需填写《借阅单》，报借阅人部门主管批准，方可借阅。

9、档案借阅无特殊说明者，需在当天归还；对借出档案，档案管理人员要定时催还，发现损坏、丢失或逾期未还处罚当事人50元，同时出书面报告，由借阅人所在部门负责人处理；发现将档案转借者处罚当事人100元。

10、对档案内容严格保密，不准泄露，如发现外泄者处罚200元；发现遗失必须及时汇报，追究责任。

11、爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。