销售工作中的电子邮件

一封完整的电子邮件包括主题、称谓、正文、结尾、签名档五个部分，视情况我们还可以在带文件附件。怎样处理好电子邮件的各个组成部分，并体现出良好的电子邮件礼仪呢？下面就各个要点作出具体说明。

●要点1：邮件主题请这样写

主题是接收者了解邮件的第一个窗口，我们要使用意义明确的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

         主题不宜冗长，长标题在outlook软件的处理下就会变成“…”。

         标题要反映邮件的主要内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“ 李小姐收”。

         一封信尽量只针对一个主题，主题词过多会引起混淆，也不利于清晰地陈述。

         邮件的标题不能随便用“紧急”之类的字眼。

         不要使用空白主题，这样不但不利于收件人判断邮件内容，而且也是格外失礼的举动。

         回复对方邮件时，应该根据回复内容需要更改标题，不能图省事直接回复，这样标题栏就会出现一串串的“RE：”，影响美观，而且不利于把握邮件的内容。

●要点2：要这样称呼与问候对方

         邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，同时对收件人也是一个明确的提醒：这封邮件是面向他的。

         如果清楚收件人的具体职务，我们应该按职务尊称对方，如“王经理”、“李”等，如果不清楚收件人的职务，则应按通常的“王先生”、“李小姐”称呼，同时请分清收件人的性别。

         我们在撰写英文邮件的时候，如果收件人不是我们熟悉的人，那么不宜直接称呼他的英文名字。对级别高于自己的人，直接称呼他的英文名字也是不礼貌的。业务邮件不同于私人邮件，热情的“Dear XXX”绝不能作为邮件的开头问候语。

●要点3：正文内容还要注意这些细节

正文是整封邮件最重要，最核心的部分，在撰写邮件正文的时候，除了掌握前面技巧说到的约访信写法外，我们还需要注意以下事项。

         正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，应让邮件正文只作出摘要介绍，然后单独写一个电子文档作为附件进行详细描述。

         我们要用邮件表达出对人的尊重，如“请”、“谢谢”之类的语句要经常出现。

         正文如果比较复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明，我们的邮件要做到每个段落简短不冗长，没有分段的长篇大论。

         尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这不仅体现对别人的尊重，也体现了自己的职业态度。如果是英文Email，我们可以利用Outlook提供的拼写检查功能为我们纠错。

         选择便于阅度的字号和字体。中文用宋体或新宋体，英文就用Times New Roman或 Arial 字型，五号或小四号即可。

●要点4：发送附件应该这样做

         如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件，如果邮件中带有多个附件时，正文中应对附件内容做出简要说明。

         附件文件应按有意义的名字命名，由于有些邮箱不能使用中文文件名，给附件命名的时候最好用比较保险的英文名，以免附件无法正常发送。

         附件文件的数目不宜超过4个，如果数目较多时，应打包压缩成一个文件。

         如果附件是特殊格式的文件，我们应在正文中著名文件打开方式，以免影响使用。

●要点5：签名档也要做到一目了然

每封邮件在结尾都应附上签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。

         签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，信息内容不要超过4行，只需将一些必要信息放在上面即可。签名档的字号一般应比正文字体小一些，以免喧宾夺主。

         引用一个短语作为签名的一部分是可行的，如公司的宣传口号。

         签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。

一封措辞规范，内容清晰的邮件，是促进双方交流的便利桥梁。我们必须注意业务邮件礼仪方面的问题，在撰写邮件的时候时刻提醒自己——收信人将会怎样看这封Email？时刻站在对方立场考虑，将心比心，才能做到有效的邮件沟通。