公司会议室使用规定

第一章目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及预约使用流程，现对会议室的使用作如下规定。 

第二章定义及用途

会议室指的是4楼会议室

会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。

第二章 会议室使用规定

一、会议室的适用范围

  北科院八达岭校区华为·翰林学院各部门。

二、会议室的使用要求

 会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；部门或个人需要使用会议室时，需提前向前台处预约并填写《会议室预约使用登记表》。

使用原则：

1、先预约，后使用。没有经过预约的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已预约使用会议室的部门或个人。按预约的先后顺序使用。

2、特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。遇公司层级的紧急及重要的会议，已预约使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

3、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过15 分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。（特殊情况按事件紧急程度调整）

4、任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，并安全使用。会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，严禁吸烟，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；

5、使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。如发现违规者，将对此次会议的组织者进行罚款100元作为警告；部门会议将对本部门经理进行罚款100元作为警告；屡次不改者或部门，行政部将取消此人或部门本月会议室预约资格，并对此人或部门经理罚款200元。所罚款项作为行政部其他活动经费。

6、如部门或个人临时取消预约，再需使用时需重新预约。

三、会议室设备的使用

  会议室的设备、设施的使用、维护行政部负责技术部监管。任何部门或个人在使用过程中，要管理好所提供的设备，爱护室内设施。会议室内所使用设备和用品不得拿出会议室或挪做他用 

四、会议室饮料等用品的使用

会议室日常不摆放饮料、茶水、水果、花卉等招待品，如预约使用部门有需求，应在预约时提前告知行政部，以便做好准备。以上物品的采买费用，行政部将根据购买的实际价格，记入所使用部门，以做好费用分摊

 五、其他

  会议室为公司内部使用，不得外借使用，特殊情况须经公司领导同意，方可外借 

华为·翰林学院

会议使用申请表