市场监督管理局档案管理办法

第一章总则

第一条为了认真贯彻《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》，加强本局行政档案的科学管理，更好地为市场监管事业发展服务，制定本办法。

第二条本办法所指档案包括本局的行政许可档案和行政处罚档案管理，不包括各科室和部门的工作档案。原本局企业登记档案参照管理

第三条本局行政档案工作实行集中统一管理的原则，相关行政许可档案和处罚档案必须按时立卷归档，任何部门和个人不得据为己有。

第二章档案管理

第四条建立档案管理工作网络体系。本局档案工作由主管办公室的领导分管，档案工作的统筹规划、组织协调、科学管理、监督指导由办公室具体负责,设立综合档案室(简称档案室)，配备专职档案管理员。

第五条档案室的基本职能和任务

(一)档案室统一管理全局历年行政许可档案和行政处罚档案档案。

(二)负责对本局行政档案、资料进行收集、整理和归档并妥善保管，以维护该档案的完整与安全。

(三)负责档案信息的开发利用工作，并作好记载。

(四)办理领导交办的其它有关档案业务工作。

第六条档案人员必须忠于职守、严格纪律，具备一定的专业知识。

第七条根据《档案法》等有关规定，依据本局档案数量和种类，制定立卷归档制度，明确归档时间和要求。

第凡是本局本年度发生的行政许可和行政处罚案卷都必须向档案室归档。各部门要按照规定，及时做好整理、立卷和归档工作。该工作须纳入各部门年度工作计划。

第三章档案的管理

第九条行政许可档案分为企业登记档案(开业、变更、注销、吊销等)、个体登记档案(开业、变更、注销、吊销等)、食品登记档案(开业、变更、注销、吊销等)、药品和医疗器械登记档案(开业、变更、注销、吊销等)。行政处罚档案分为一般程序行政处罚案件档案、简易程序行政处罚案件档案、行政复议案件档案、行政诉讼案件档案等。

第十条档案室建立计算机数据库;按分类方案整理、编号、归档、入库对号上架，便于检索和查找。

第十一条建立档案统计工作，编制档案基本情况表，对档案数量、利用人次、效果、编研情况进行统计。统计数据以原始记录为依据，做到准确无误。

第十二条根据档案部门和上级局有关规定，编制档案保管期限规定，定期对保管期满档案的存毁进行鉴定，并按档案鉴定、销毁制度执行。任何部门和个人不得擅自销毁档案资料。

第十三条配备专门档案库房，保持档案库房清洁卫生，做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防有毒气体、防虫等防护工作，确保档案安全。

第十四条对照片、磁带等特种载体的档案必须配备特制设备进行管理。

第十五条定期对室藏档案进行检查、清理和核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案及时进行修补或复制。

第十六条档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

第四章立卷归档制度

第十七条归档的范围:第条所列各种档案资料。

第十归档的时间:

行政许可档案(开业、变更、注销、吊销等):自核准登记之日起1个月内移交档案室归档，如因特殊原因(企业未及时领取营业执照等)不能按时移交归档的，需填写《未按期移交登记档案清单》，以备考查。

行政处罚案件档案:办案机构和法制部门应于次年3月底前将本机构案卷材料移交至档案室。

档案室档案管理人员在接收各类档案后1个月内整理、扫描(无需扫描的档案整理入库排列上架)，完成扫描的档案须在1个月内入库排列上架。

第十九条归档要求:

归档的文件资料必须按规定的范围、完整、系统、成套，不得残缺不全。

归档手续:各部门专人负责本部门档案资料的立卷，所有应归档的文件材料应在规定时间内整理、立卷完毕移交档案室。各部门在档案资料移交时要填写移交清单一式两份，移交人和接收人在移交清单上签名或者盖章后双方各执1份。

第二十条本局档案室对档案资料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。

第二十一条基层分局应参照本办法规定，加强本单位档案室建设，明确专人负责。

第五章档案查询利用制度

第二十二条档案查询利用是档案管理工作的重要环节，只有通过利用工作，才能体现档案的作用和价值。

第二十三条本局所有工作人员都有保护档案、借阅档案的义务和权利。

第二十四条本局各部门因工作需要查阅档案，需到档案室办理有关登记手续，在阅档室查阅档案。查询企业登记电子档案需打印有关材料，须经部门负责人批准。

第二十五条本局各部门因工作需要借用档案时，须办理借阅手续，所借档案不得转借或给无关人员查询、复印，原则上须在一周内归还档案室。

第二十六条档案借出和归还时，应办理清点手续，由机关档案管理人员和借阅者当面核对清楚。

第二十七条外单位人员来本局查阅档案，须持所在单位介绍信及本人有效证件。律师代理诉讼活动前来查阅档案，须按司通【2019】21号文第四条规定出示相关证件和材料，查阅行政处罚档案需经局法规科审核后，方可办理有关手续。

第二十外单位人员来本局查阅档案，依照本规定可以作为证明材料的档案，需盖本局档案查询专用章；

本局代管区行政审批局企业登记档案，对外出具证明需加盖审批局专用章

第二十九条本局机密档案一般情况下不得查阅，如因特殊情况，需报分管签字同意后查阅。

第三十条查阅或借用各类档案或资料时，不得随意折叠拆散，严禁对档案随意更改、涂写、抽件、毁损或转借他人。档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。

第六章附则

第三十一条本办法根据工作需要可另行补充。