备用金管理办法(暂行)

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第一章  总则

1.1  目的

为了加强对集团公司各部门、项目部及其子公司备用金的管理，提高资金使用效率，有效控制资金占用，特制定本办法。

1.2  备用金是指公司各部门、各下属单位工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等，以现金方式借用的款项，包括临时备用金和定额备用金。

1.3  实施备用金制度有利于各部门工作人员积极、灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用。对于私自挪用备用金的行为，一经发现严肃处理。

1.4  公司实施定额备用金与临时备用金相结合的方法。

第二章  定额备用金的管理

2.1  定额备用金限额的计算方法如下：

                  年度日常费用预算总额 

定额备用金限额=  ——————————  x 10

                            360 

2.2  日常费用包括办公费（包括日常性物料消耗）、市内交通费（包括车辆使用费）、经预先批准的招待费等。日常使用的具体额度由单位负责人申请，经财务总监审核，报集团总经理批准。

2.3  定额备用金由单位负责人、或子公司出纳保管，并报财务部备案。业务办理完毕后，应及时到财务部报销，补足备用金。

2.4  定额备用金不得跨年使用，每年12月25日以前，备用金须足额还回集团财务部，逾期未还，经两次催收后，集团财务部有权从单位负责人工资中扣回。

2.5  每年1月份第三周，各部门、各单位根据本年度审定的备用金额度到财务部办理借支手续。若尚未审定额度，延用上年额度，审定后多退少补。

2.6  各部门、各单位负责人岗位变动或离职时，定额备用金必须做相应交接，交接表原件的其中一份交财务部备案。

第三章  临时备用金的管理

3.1  临时备用金的借用和报销手续

1.财务部出纳人员需要留存备用金。

2.备用金额度根据各子公司业务需要暂定1万-2万。

3.备用金的使用：

（1）临时突发事件，可经子公司总经理签字确认后，以借款支出。并在事件处理后及时向集团公司总经理申请审批。

（2）如因特殊原因，各子公司未能及时按相关规定报批的超规格的招待或礼金等，可经子公司总经理签字确认后，以借款支出，事后必须及时向集团总经理上报审批，并在3日内报销。

4.一般情况下，不予借支临时备用金，临时备用金的借支须依照以下程序进行：

(1) 工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人分发放一式三联“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经集团总经理或财务总监、相关负责人批准后，方可到财务部办理借款手续。财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确、完整，审核无误后办理付款手续。   

(2) 借款人员完成业务后应在三日内持报销单据到财务部办理报销手续。报销单据经相关负责人签字批准后，须由财务人员审核单据的合法性，审核无误后方可办理报销手续。

   (3) 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台帐，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款应及时付现退还本人；对于报销后低于备用金金额的款项，应让报销人员退回金额，以结清原借款单所借款项。

3.2  临时备用金的管理

    1. 财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台帐，按月及时清理。

2. 借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延且在财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

第四章  附则

4.1  本制度由集团财务部拟定，经集团总经理批准后实施

4.2  本制度的修订权、解释权归集团公司财务部所有。

4.3  本制度自正式颁布之日起开始执行。

第五章 备用金收支账务处理流程

第六章 备用金管理工具

1. 备用金明细表

年   月   日   至   年    月   日