办公软件初学使用

第一节    认识Word

一、     什么是Word？

Word是微软公司开发的一种文字处理软件，其主要的作用是对文章进行录入、编辑、排版和打印输出。

二、     如何启动Word？

开始 / 程序 / Micosaft office / Micosaft office Word 2003

三、     窗口成分：

1、          标题栏：位于屏幕的最顶端，含有程序名和文档名。

2、          菜单栏：位于标题栏的下方，含有操作当前程序的主菜单。

3、     工具栏：它们由形象的按钮组成，只要单击鼠标便可执行其功能。包含常用   工具栏和格式工具栏。

4、    标尺：主要作用是控制页边距、制表位及缩排。包括水平标尺和垂直标尺。

5、    工作区：用户文档出现的区域，主要用于文档的录入、编辑、排版。

6、    任务窗格：位于窗口右侧，是很多命令的集合面板，可方便快速的执行操作。

7、    滚动条：主要用于滚动文本，以便显示隐藏在文档中的内容。包括水平滚动条和垂直滚动条。

8、    状态栏：位于屏幕的最底端，显示有关当前文档的工作信息及系统信息等。

四、     文档的操作：

1、          新建文档：

方式1：文件 / 新建 / 空白文档。

方式2：Ctrl+N

方式3：单击工具栏中的“新建按钮”

方式4：文件 / 新建 / 模板。

2、          打开文档：

方式1：文件/ 打开。

方式2：双击文件图标。

方式3：单击文件的图标，按回车键。

方式4：单击工具栏中的“打开”按钮。

3、          保存文件：

方式1：文件/保存。

方式2：文件/另存为。

方式3：单击工具栏中的“保存”按钮。

方式4：Ctrl+S。

说明：第一次保存文档，必须给其指定一个文件名和保存的位置。文档名可以是大小写字母、数字、汉字和部分符号等。最多可以用255个字符。文档第一次保存时，文件下的保存和另存为的功能是一样的。

五、     Word的试图：

1、          普通试图：是Word中的一个比较常用的试图方式，它可以便于文本的编辑和插入图片其分页处只有一条虚线，与真正打印的效果有所不同。

2、          页面试图：是Word启动时的默认试图方式，可以进行所有的图文排版，与打印效果一样。

3、          阅读版式试图：特别适合查阅未能本，他是模拟书本翻阅的效果，让用户产生在翻阅书籍的感觉，

4、          大纲试图：特别适用于修改，显示和创建文档大纲，它将所有标题分级显示，层次分明，特别适用于阅读较长的文本。

5、          Web版式试图：它是功能强大的Web网页编辑试图，该窗口以最宽的区域显示文本的内容适合网页的编辑。

六、     文档结构图：

1、          作用：它是一个位于窗口左侧的纵向窗格，用来显示文档标题的大纲。

2、          操作：试图 / 文档结构图。 

说明：若文档没有设置大纲层次划分则文档结构图的内容为空。

七、     全屏显示和显示比例：

1、          全屏显示：试图 / 全屏显示。

2、          显示比例：试图 / 显示比例。 或单击工具栏上的“显示比例”按钮。

第二节文档编辑

一、录入文本

1、输入法设置：

（1）单击任务栏上的输入法指示器，选择一种中文输入法，然后将光标定在页面中打字即可。

（2）输入法的快捷键：Ctrl+空格   进入和退出输入法

                     Shift+空格  半全角转换

                     Ctrl+Shift   切换输入法

                     Caps lock   大小写转换

（3）添加和删除输入法：

添加输入法：①开始/（设置）/ 控制面板 /区域和语言选项 /文字服务和输入语言。

            ②右击任务栏上的“语言栏”中的“中文（中国）”图标，从弹出的菜单中选择“设置”命令，打开“文字服务和输入语言”对话框，单击“添加”按钮，弹出“添加输入语言”对话框，在“键盘布局/输入法”下拉列表框中，选择要输入的输入法的名称，单击“确定”按钮，所选择的中文输入法将会在“输入法属性”列表框中，再单击“确定按钮”，我们就可以使用所添加的输入法了。

删除输入法：在“文字服务和输入语言”对话框中，选择要删除的输入法，单击“删除”按钮即可。  

二 、确定插入点位置

1、用鼠标单击要放插入点的位置：将鼠标指针I放到插入点的位置上，单击鼠标左键即可。

2、使用←→向前或向后移动一个字。使用↑↓向上或向下移动一行。

3、 Home和 End     可以分别将光标插入点定在行首和行尾。

Ctrl + Home       可以使光标移到文章开头。

    Ctrl + End        可以使光标移到文章结尾。

    Page up         让插入点上移一屏

    Page down       让插入点下移一屏

    Ctrl+ Page up   让插入点上移一页

    Ctrl+ Page down 让插入点下移一页

三、文字的选定操作：

1、选定连续的文字：将鼠标指针移到要选定的文字的前面，单击鼠标左键，将插入点光标定位到该处，按住鼠标左键向右拖动，拖到要选定文字的最后一个字的后面，松开鼠标左键，我们要选定的文字就被我们选定了。

2、选定不连续的文字：在选择文字的同时按住Ctrl键就可以选定不连续的文字。

3、选定任意长的文本块：在要选定文本的开始处单击鼠标左键，然后按住Shift键，在要选定的文本的末尾处鼠标左键，则在两次单击之间的文本就都被选定了。

4、选定一行或多行的文本：把鼠标指针移到一行文字左边的选定栏处，当鼠标指针变为↗时，单击鼠标左键就可以选定这一行；  如果要选定多行，可以在左边的选定栏中按住鼠标左键，向上或向下拖动，即可选定多行；  双击鼠标，可以选定一段文字；    连续单击鼠标左键三次，可以选定全文。

四、文本的移动和复制

1、移动文本：（1）选中文本 / “编辑”菜单 / “剪切” 命令 / 放到要移动的位置 / “编辑”菜单 / “粘贴”命令 / 即可移动文本。

            （2）右键 / 剪切/ 右键 /粘贴。

            （3）Ctrl+X  剪切     Ctrl+V  粘贴

2、复制文本：（1）选中文本 / “编辑”菜单 / “复制” 命令 / 放到要复制的位置 / “编辑”菜单 / “粘贴”命令 / 即可移动文本。

            （2）右键 / 复制/ 右键 /粘贴。

            （3）Ctrl+C  复制。

五、汉字的繁简体转换：选中文本后，单击常用工具栏中的“繁简体转换”按钮。

六、查找与替换：将光标放在文章的开始处，“编辑”菜单下单击“查找”命令。在弹出的对话框中进行查找与替换的操作。

七、修改文章：

1、插入字符：光标定在要插入的位置；双击状态栏的改写变灰色；输入内容。

2、改正字符：将光标定在插入字符前双击改写变成黑色，完成后双击改写变成灰色。

3、删除字符：选中文本后按Delete键。

八、断行与接行：

1、断行：将光标放在要断行的位置上，按回车键。就可以执行断行操作。

2、接行：将光标放在段尾处按Delete 键即可接行。

小知识：1、输入文档时，Word会自动对输入的内容进行拼写和语法检查在确信有错误的文字下面，显示红色的波浪线；在不能确定有误但建议你仔细检查的文字下面，显示绿色的波浪线，这是Word的拼写和语法检查功能，当然Word的检查结果不一定完全正确。当用鼠标右键单击带波浪线的文字，会弹出一个快捷菜单，可以从中选择正确的文字，也可以选择“忽略”，这时文字下面的波浪线就没有了。

2为了避免死机、停电等而造成损失，我们可以设置“自动保存”功能。其步骤为：单击菜单栏中的“工具”中的“选项”在弹出的对话框中的“保存”选项卡中，选中“自动保存时间间隔”。确定时间间隔，单击“确定”既可。

作业：新建一个文件，以“我的作业”为文件名保存到“我的电脑”中的“E”盘下，要求在文档中至少录入三段文字，将每一段的第一句话移动这一段的结尾处。将文章中的最后一句话转换为繁体字。将整篇文章复制到另一个新建的名为“我的作业2”的文件中。

第三节 格式化设置

一、文字格式化设置：

1、设置文字的外观：“格式”菜单下，选择“字体”选项卡中可以对文字进行设置，可以设置字体、大小（字号）、颜色、字形、效果。

注：在进行文字的外观设置时，必须先选定要进行设置的文本，然后在进行设置。

2、设置首字下沉：选取文章中的第一个字/格式/首字下沉。

3、中文版式：格式/中文版式/拼音指南、带圈文字、字符合并等选项，单击既可执行相应的操作。

4、设置文字方向：格式/文字方向。选中文字后单击鼠标的右键，在弹出的菜单中选择“文字方向”就可以改变文字的方向。

5、设置底纹和边框：选中文本/格式/低纹和边框。

6、字符缩放：选中文字/格式/缩放。

             格式/字体/字符间距/缩放。

二、段落格式化

1、段落格式设置：选中要设置的段落/格式/段落；可以设置段落的对齐方式、缩进、间距、行距等。选择要设置的选项既可以执行相应的操作。

2、设置分页符：选定要分页的位置/插入/分隔符/分页符

   取消分页符：    光标放在行尾处/按Delete键。

3、制表符（制表位）：（1）所谓的制表位，就是指按下Tab键后光标后文字向右移动到的位置。

                   （2）格式/制表位。

4、项目符号和编号的设置：（1）选中文本/格式/项目符号和编号。

                        （2）选中文本/格式工具栏中的项目符号和标号按钮。

5、样式：选定要设置样式的文本/格式/样式和格式。

三、版面设置与打印

1、页面设置：文件/页面设置 可以进行 纸张、页边距、版式、方向等。

2、插入页码：插入/页码

3、插入页眉页脚：视图/页眉页脚。

4、插入图片：

（1）插入剪贴画：插入/图片/剪贴画/输入要插入的图片的类别/单击搜索/单击图片。即可插入你要的剪贴画。

注：若想查看全部剪贴画的类别，需要单击管理剪辑。管理剪辑器的图片需要通过复制命令才可插入。如果要设置图片格式，可以使用图片工具栏绘图工具及图片设置对话框。剪辑管理在任务窗格中的下方。

（2）插入来自文件的图片：插入/图片/来自文件

（3）绘图工具：视图/工具栏/绘图

5、插入艺术字：插入/图片/艺术字。

四、打印：

1、打印预览：文件/打印预览

2、打印：文件/打印     Ctrl+p

注：打印的页码用逗号来间隔，连续的用破折号

作业：1、排一版通知，内容自定，要求布局合理，标题楷体2号字红色，设字符缩放值为150%，正文4号字宋体蓝色，最后有日期5号字黑色。正文的第一个字要下沉，全文要求竖排。

2、设置使用一张B5纸打印一格文档文件，页边距上为2cm，下1.5cm,左右各2cm，设置页眉“我的作业”添加页码，文件标题用艺术字，内容至少三段文字，设成宋体4号字蓝色，在第一段和第二段之间插入一个图片。

第四节   制表

一、     插入表格

1、          使用插入表格命令：表格/插入/表格

2、          使用插入表格按钮：在常用工具栏中单击“插入表格”按钮，用鼠标拖动选中行列数单击，即可插入一个表格。

3、              绘制表格：表格 / 绘制表格

4、              插入行或列：

（1）表格/插入/行或列。

（2）如果在表格的最后一行插入新行，可以单击该表格最后一行的最后一格单元格，然后在敲一下Tab键，就可以在表格的最后一行的下边插入一格空行。

     （3）单击该表格最后一行的段落结束标记按回车键即可插入一个新的行。

二、     删除表格

1、          删除整个表格：

（1）将光标定在表格内/表格/删除 /表格。

（2）单击表格左上角的四个箭头的按钮，选中整个表格/按Back spack (←)键。

（3）用鼠标选中整个表格/按Delete键。

2、          删除表格中的行或列：

（1）将光标定在要删除的行内 / 表格 / 删除 / 行。

（2）将光标定在要删除的列内 /表格/删除/列。

（3）选中要删除的行或列，单击鼠标的右键，在弹出的菜单中选择“删除行”或“删除列”命令即可执行删除的操作。

3删除一个格：

（1）将光标定在格子内/表格/删除/单元格。

（2）将光标定在要删除的单元格内/单击鼠标右键/在弹出的菜单中选择“删除单元格”命令即可。

三、     移动表格

1、移动整个表格：将鼠标指针放到表格的左上角的四个箭头处，按下鼠标左键不放

                拖动鼠标，将表格拖动到要放置的表格，放开鼠标左键，移动表格就完成了。

3、          移动行或列：将鼠标指针放到要移动的行或列的左侧或上面，当鼠标指针变成箭头时，单击鼠标左键，就可以选中要移动的行或列，单击常用工具栏中的“剪切”命令，然后选定要移动到的位置，单击常用工具栏中的“粘贴”命令，就可以实现移动行或列的操作。或者选中之后单击鼠标右键，选择“剪切”和“粘贴”命令也可。

四、     编辑表格

1、          调整表格：

（1）    调整整个表格的大小：将鼠标放在表格的右下角，鼠标指针变成双箭头的时候，按住鼠标左键不放，鼠标指针变成十字形，拖动鼠标即可调整表格的大小。

（2）    调整行高：

①   将鼠标指针放到两行或列的交界处，鼠标指针变成左右双箭头的时候，按住鼠标左键不放，拖动鼠标即可调整行高或列宽。

②   将鼠标指针定在表格中，单击“表格”/自动调整/选择相应的选项即可。

 （3）调整列宽：同上

2、调整表格中的文字对齐方式：选中要设置对齐方式的文字/单击鼠标右键/在弹出的下拉菜单中选择“单元格对齐方式”/单击要对齐的方式即可。

3、合并与拆分单元格：

（1）选中要合并或拆分的单元格/ 表格 /合并单元格或 拆分单元格即可。

（2）选中要合并或拆分的单元格/单击工具栏上“合并单元格”或“拆分单元格”按钮即可。

4、绘制斜线表头：将光标定在表格内/ 表格 / 绘制斜线表头 /设置要插入的表头的样式，确定即可。

5、设置表格的边框线和低纹：

（1）选定要设置边框的行或列/单击“表格和边框”按钮。在弹出的对话框中设置边框和低纹的样式/单击“确定”即可。

6、表格自动套用格式：单击表格中的任意单元格/表格/表格自动套用格式/在弹出的对话框中选定需要的样式/单击“应用”即可。

7、使表格跨页时重复标题行：单击标题行中的任意一格单元格 / 表格 / 标题行重复 / 使他的左侧出现对号即可。

8、文本和表格之间的转换：

（1）文本转换成表格：选中要转换成表格的文本/表格/转换/文本转换表格/在弹出的对话框中设置好后确定即可。

（2）表格转换成文本：按表格左上角的四个箭头选中整个表格/表格/转换/表格转换文本/设置好后确定。

五、手工绘制表格

1、绘制表格：单及常用工具栏中的“表格和边框”/单击“绘制表格”按钮/鼠标指针变成铅笔形状即可进行绘制表格。单击“擦除”按钮可以把错误的表格线擦掉。

2、排序：将鼠标指针定在要进行排序的列的任意的单元格内 / 单击“表格和边框” /选择“升序”和“降序”即可。

3、计算：表格 / 公式。=sum(   )

六、在Word中插入Excel工作表

1、插入Excel工作表：选定要插入Excel工作表的位置/单击工具栏中的“插入Excel工作表”按钮，即可。

2、将Excel工作表复制粘贴到Word中：在Excel工作表中选定要复制的内容，/复制/在Word中单击要插入的位置/粘 

作业：制作下列表格

借    款   单

一、在文档中插入图片

1、打开绘图工具栏：视图 /  工具栏 / 绘图。

注：绘图工具栏的前面有对号的时候表示绘图工具栏已经启动，没有对号则没有启动。

2、插入剪贴画：插入 /  图片 / 剪贴画 / 在右侧的任务窗格中可以选择要插入的剪贴画。

（1）可以在“搜索文字”中找到要插入的剪贴画的类型。

（2）在“管理剪辑”中可以找到全部的剪贴画。

3、插入图片：绘图工具栏中的“插入图片”按钮/查找范围/素材/插入。

注：在插入的图片上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“设置图片格式”/单击“版式”/“确定”。可以设置图片的格式。

二、在文档中插入文本框

1、插入文本框：（1）插入/ 文本框/ 横排或竖排。

              （2）单击“绘图工具栏”中的“文本框”按钮。

2、设置文本框格式：用鼠标右击文本框的边框，在弹出的快捷菜单中单击“设置文本框格式”在弹出的对话框中就可以对文本框的格式进行设置。

3、调整文本框的大小： 单击文本框的边框，边框上会出现8个控制点，通过调整这8个控制点可以调整文本框的大小。

4、移动文本框：将鼠标放到文本框上，当鼠标指针变成四个箭头的时候，按住鼠标左键，拖动鼠标，就可移动文本框。

5、设置边框和颜色：用鼠标右键单击文本框的边框，在弹出的快捷菜单中单击“设置文本框格式”在弹出的对话框中选择“颜色与线条”就可以对文本框的边框和，填充颜色进行设置。

三、在文档中插入艺术字

1、插入艺术字：（1）插入 /  图片 /  艺术字。

              （2）在绘图工具栏中单击“插入艺术字”按钮。

2、在插入的艺术字上单击，会出现8个控制点，可以调整艺术字的大小。

3将艺术字设为除嵌入式之外的其他形式，将鼠标放在艺术字上，单击鼠标，出现的控制点中，单击菱形可以改变艺术字的形状，放在旋转控制点上可以将艺术字进行旋转。将鼠标放在艺术字上可以移动鼠标。

一、     手动绘图工具

(一)         画线段

1、          绘图工具栏上的“直线”按钮。

2、          在要画直线的地方按下鼠标左键拖动，拖到另一处松开鼠标左键，一条直线就画出来了。

3、          单击两端的控制点，可以改变长短、方向、单击直线拖动可以移动直线，选中后按“Delete”键，可以删除直线。

4、          单击绘图工具栏中的“线条颜色”按钮右端的向下箭头可以改变线条的颜色。

（二）了解绘图画布

1、绘图画布：单击绘图工具栏上的按钮，将鼠标指针移到编辑区中，指针变成+形状，同时编辑区中出现一个虚线框，称为绘图画布。

2将鼠标指针移到绘图画布的边框上，当指针变成四的箭头的时候按下鼠标左键拖动，可以移动绘图画布的位置，可以通过控制点来改变绘图画布的大小。 Ctrl+Z  可以取消绘图画布

3单击绘图画布的边框，按“Delete”键可以删除绘图画布和里面所绘制的图形。

4、如果不想在绘图时出现绘图画布，可以单击“工具”/“选项”/“常规”选项卡中部选中“插入“自选图形”时自动创建画布”，单击“确定”。

（三）、画长方形和正方形

1、单击绘图工具栏上的“矩形”按钮，就可以画出一个长方形。

2、单击绘图工具栏上的“矩形”按钮，按住Shift键，就可以画出一个正方形。

（四）、画椭圆和圆

1、单击绘图工具栏上的“椭圆”按钮，就可以画出一个椭圆。

2、单击绘图工具栏上的“椭圆”按钮，按住Shift键，就可以画出一个正圆。

（五）、改变图形的位置、大小和旋转

1、将鼠标放到图形上变成四个箭头时，按住左键不放拖动鼠标就可以移动图形。

2、通过图形上的控制点可以调整图形的大小和旋转方向。

（六）、改变图形的边框线颜色和填充颜色

   单击绘图工具栏上的“线条颜色”和“填充颜色”就可以设置图形的边框的颜色和填充颜色。

（七）、图形的复制

    选定要复制的图形，先按住Ctrl键不放然后将鼠标指针移到图形上按住鼠标左键拖动，拖到合适的位置松开鼠标左键和Ctrl键。就可以将图形复制。

五、使用“自选图形”工具

（一）、绘制自选图形

1、单击绘图工具栏上的“自选图形”/弹出自选图形的列表/将鼠标指向要选择的选项/在弹出的图形列表中单击某项/完成

2、自选图形也可以通过控制点来改变图形的大小、形状、位置、旋转

（二）、修改“自选图形”

1、在自选图形的内部双击，出现“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，单击“填充”栏中的“颜色”/完成。

2、还可以设置“填充效果”。

（三）、在自选图形中输入文字

1、用鼠标右键单击图形，在弹出的菜单中单击“添加文字”。

2、单击绘图工具栏上的“文本框”按钮，在自选图形上画出一个文本框，可以在其中输入文字，设置字体、大小、颜色……

六、绘制几何图形

（一）、绘制函数曲线

1、单击绘图工具栏上的“箭头”按钮，可以画出一条带箭头的直线如：X 轴

2、单击绘图工具栏上的“自选图形”按钮/线条/曲线。

（二）、调整图形的叠放次序

    用鼠标右键单击所绘制的图形，会出现控制点，同时弹出一个下拉菜单/选择“叠放次序”/选择要放置位置的选项。

（三）、图形的组合与取消组合

1、组合图形：单击绘图工具栏中的“选择对象”按钮/鼠标指针变成箭头形状，把鼠标指针移到所画图形的左上角 / 按住鼠标左键向右下方拖动 / 画出一个虚框把全部图形圈起来 / 松开左键 / 出现控制点表明已经全部选中 / 单击绘图工具栏上的“绘图” /在弹出的下拉菜单中单击“组合”。

2、取消组合：单击组合图形 / 再单击“绘图工具栏”上的“绘图”/ 在弹出的下拉菜单中单击“取消组合”。

七、输入公式

1、插入 /  对象 / 对象类型  /  单击Miorsft公式3.0 / 确定。

2、公式作为一个整体插入的，单击公式会出现控制点，可以改变大小和位置双击公式，工具栏会重新出现，可以对公式进行修改。

八、制作组织结构图

1、绘制组织结构图：单击绘图工具栏上的“插入组织结构图或其他图示”按钮 / 打开“图示库”对话框 / 单击“组织结构图”图标 / 确定

2、单击某个方框的边框，会出现控制点，表明这个方框已经选中，按Delete键可以将该框删除。

3、单击要在分支的方框的边框，选中/单击组织结构图工具栏上的“插入形状”按钮右侧的箭头 / 在弹出的下拉列表中单击“下属”。

4、整体移动组织结构图、通过控制点可以调整结构图的大小。

5、修改组织结构图的样式：单击组织结构图工具栏上的“自动套用格式”按钮/选择“图示样式”选择某样式 / 应用。

作业：1、绘制下列图形。

2、制作一个组织结构图

作业 

步骤：1、绘图工具栏“自选图形”/“星与旗帜”/选择“书卷”

      2、右击图形，在弹出的列表中选择“添加文字”即可输入内容。

      3、在书卷上部托出一个文本框，输入文字 

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